Cuisines Dovy est spécialisé dans la fabrication de cuisines sur mesure. La société a été fondée par Donald Muylle en 1980. Aujourd'hui vous pouvez les trouver dans 30 magasins travers la Belgique, de plus ils produisent eux-mêmes toutes les cuisines dans leur propre usine de 44.000m2 à Roulers.
Peter De Cuyper est le directeur financier de Cuisines Dovy. Il nous explique pourquoi Dovy avait besoin d'un nouveau programme de comptabilité. "Dovy a connu une forte croissance ces dernières années. Au total, l'entreprise est composée de 5 sociétés. 3 sociétés opérationnelles et 2 holding. Auparavant, chaque entreprise avait son propre plan comptable dans le même programme de comptabilité, mais au fil des ans, il est devenu de plus en plus difficile de maintenir ce plan comptable clair et ordonné. Si nous voulions établir des comptes annuels, nous obtenions souvent plus de 20 pages de résultat. Comme il devenait de plus en plus compliqué d'obtenir un résultat consolidé, nous avons commencé à explorer le marché".
Pourquoi avez-vous choisi EASI ?
"Pour nous, le lien avec notre logiciel ERP était très important et nous voulions vraiment le conserver. Un logiciel comptable compatible était donc une condition sine qua non pour nous. Après une comparaison sur le marché, nous sommes arrivés à la conclusion qu'Adfinity pouvait nous offrir le plus de valeur ajoutée".
Quelles sont les fonctionnalités qui vous ont séduit ?
"Ce qui nous a le plus convaincus, c'est la facilité d'établissement des reportings et les capacités analytiques, qui nous a permis d'affiner notre plan comptable et de rendre les choses plus claires. Mais il y a aussi le fait que nous pouvons maintenant établir facilement un reporting consolidé inter-sociétés. J'apprécie également le fait qu'en plus des rapports standard, je peux maintenant facilement extraire des données du système sans avoir besoin d'aide de mon département IT. C'est très pratique si je veux créer mes propres rapports ou exploiter mes données en Excel".
"Maintenant, nos rapports sont tellement clairs que nous avons une image précise, par exemple, des coûts de l'électricité dans toutes les salles d'exposition beaucoup plus rapidement".
L'installation s'est-elle bien déroulée ?
"Notre but ultime était de réunir cinq sociétés dans un système de comptabilité uniforme. Nous avons signé notre contrat en avril 2017 et avons commencé la première migration en juillet de la même année. Bien sûr, nous avons travaillé société par société, mais le processus de réflexion global est la première étape. Heureusement, EASI nous a bien guidés dans ce processus. Après tout, nous voulions restructurer tout notre système de comptabilité, et il fallait aussi mettre de l'ordre dans nos contacts. Les fournisseurs, par exemple, étaient parfois encodés 3 fois dans notre système, et cela pouvait même être 3 fois avec un nom différent".
"Nous avons commencé par les deux sociétés immobilières. Nous avons ensuite fait un "double booking" pendant six mois, à la fois dans notre ancien système et dans EASI. À la fin de cette année-là, nous sommes arrivés au même résultat et nous avons ensuite procédé au transfert de nos plus grandes sociétés."
"Nous voulions aussi reprendre 9 ans d'historique dans la nouvelle solution. En raison de la différence de codage dans notre ancien programme de comptabilité, il semblait très difficile au début de transférer ces données. C'était un obstacle inattendu, mais en fin de compte, les consultants de EASI ont réussi à transférer toutes les données et nous avons maintenant inclus l'historique depuis 2010 dans Adfinity."
Quelles sont les fonctionnalités qui permettent de gagner du temps ?
"Adfinity c'est pour nous: la transparence, la rapidité et de fantastiques possibilités de reporting. Personnellement, je gagne beaucoup de temps avec les rapports. Avant, j'avais beaucoup de travail à faire pour que tout soit séparé dans un tableau croisé dynamique dans Excel. Maintenant, je génère le même tableau croisé dynamique directement à partir d'Adfinity. Je n'ai plus non plus a chercher longtemps des informations dans la comptabilité. Je peux également voir les amortissements par mois, qui avant était une projection parce que nous n'avions ces chiffres qu'une fois par an. C'est vraiment beaucoup plus transparent".
"Un autre grand avantage est le regroupement des fournisseurs. Par exemple, je peux choisir de payer un certain groupe en une seule fois. Cela me fait gagner au moins trois heures par semaine".
Katrijn Vanacker, qui est responsable de la gestion des factures, constate également un gain de temps au quotidien. "Les indépendants sont un bon exemple. Nous travaillons avec de nombreux installateurs indépendants pour placer les cuisines. Malheureusement, certains d'entre eux ont également des dettes fiscales. Pour certains, nous devons appliquer une retenue sur le paiement. Dans le passé, nous devions diviser le paiement, d'abord nous devions effectuer un paiement séparé au gouvernement avec un avis séparé et ensuite seulement vous pouviez payer le solde restant aux fournisseurs. Maintenant, nous pouvons effectuer ces paiements d'un seul coup".
"Les modèles pour les factures récurrentes sont également très efficaces. Je pense aux chèques-repas, aux assurances, à l'électricité, au gaz... Vous définissez une fois ce qui doit être fait et le programme l'affecte automatiquement aux bons comptes pour les prochaines factures".
"Je gagne juste du temps parce que le programme est si facile à utiliser. Je peux cliquer sur tous les comptes, ce qui rend la procédure très transparente. Je peux voir ou exporter tout ce que je veux immédiatement dans Excel".
"Nous examinons également les possibilités supplémentaires pour l'OCR. Lorsque nous avons fait le pas vers Adfinity, nous avons opté pour la facturation électronique pour nos plus grands fournisseurs d'équipements. Cela fait maintenant 200 factures par semaine que je ne dois plus comptabiliser manuellement. Rien que cela nous permet de gagner facilement un après-midi par semaine. C'est bien d'avoir moins de travail de saisie, pour pouvoir se concentrer davantage sur le contrôle des données. En automatisant encore plus à l'avenir, nous sommes convaincus que nous pouvons gagner encore plus de temps".
Y a-t-il autre chose que vous allez mettre en œuvre ?
"Oui", dit Peter. "Nous mettons en place des flux d'approbation en ce moment même. C'est à deux niveaux. La grande majorité de nos factures pour les matières premières, les matériaux et les équipements ont déjà un flux d'approbation dans notre logiciel ERP. Ce logiciel vérifie si le prix figurant sur une facture finale correspond au bon de commande. Les factures qui y ont déjà été approuvées dans l'erp pourraient donc l'être immédiatement dans Adfinity".
"Pour les autres factures - je pense, par exemple, aux factures d'achat pour notre département marketing - nous voulons mettre en place nous-mêmes des flux d'approbation dans Adfinity. Jusqu'a maintenant nous n'avions pas de système performant dans ce domaine. Les copies des factures saisies étaient simplement remises aux responsables. Si vous n'aviez rien entendu, cette facture aurait été approuvée ou ils auraient pris des mesures eux-mêmes. Mais on grandit aussi, on ne sait plus qui fait quoi ni quelles actions sont entreprises. Avec la mise en place du flux d'approbation, nous nous dirigeons également vers un système clair avec un gain de temps pour tous".
Appréciez-vous la collaboration avec EASI ?
"Les consultants avec lesquels nous travaillons sont particulièrement impliqués dans notre projet. Si nous avons besoin d'aide, nous pouvons facilement les contacter via My Connect."
