Administration Officer

En tant que Administration Officer, ta mission consiste à faire preuve d’un sens du service élevé afin d'assurer la bonne gestion et le bon fonctionnement quotidien des bureaux de l’entreprise. Cela s'étend du soutien administratif au soutien d’ordre logistique. De manière synthétisée, il s’agit de veiller à ce que tout se déroule correctement dans les bureaux afin d’offrir un cadre de travail agréable et serein à nos collaborateurs.

Bien-sûr tu ne seras pas seul(e) pour remplir cette mission, tu intègreras notre équipe Facilities composée de plusieurs personnes et présentes sur nos deux sites principaux, à Nivelles et à Leuven. Tu travailleras directement sous la supervision de notre Facilities Supervisor.

Alors, si tu as le contact facile, que tu es une personne débrouillarde, que tu aimes naturellement rendre service et que tu gardes le sourire ou reste positif(ve) en toutes circonstances ? Ce job est pour toi !

Si ce job te plait, autant le faire au sein du Best Workplace de Belgique depuis 2015 ! ;-)
 

Après avoir suivi une formation assurée par notre équipe et grandit de ton expérience d'avant Easi, tu auras pour rôle d'assurer :

• Le services aux employés au sens large : Easi propose de multiples services à ses collaborateurs. En etant en contact avec les partenaires, tu assureras le bon suivi des relations ce qui contribuera également au  bien-être des collaborateurs.
•  Les services de catering et de téléphonie : gérer nos stocks au niveau de tous les éléments dit de « catering » et le suivi des différents distributeurs, gérer les abonnements téléphoniques ( budgets, activation carte,…), gérer nos stocks de matériel de bureaux 
• Jouer un rôle dans le cadre de la prévention et du bien-être en apportant du support à ton responsable dans ces domaines avec entre autres : des contacts avec le service externe de prévention, l'organisation du vaccin contre la grippe dans l'entreprise, l'accueil du médecin du travail lors de sa visite annuelle,...
• Être en charge de la rédaction des communications liées à la team Facilities

Mais ta fonction ne s'arrête pas là ! En effet, tu devras également : 

• Assurer le back office des tâches administratives qui ne rentre pas directement dans le rôle de notre réception ; entre autres paiements, coordination avec le personnel technique.
• T'assurer que les missions de tes collègues se déroulent correctement lorsque ceux-ci sont absents ou ont besoin de ton aide.

Les nouvelles idées et les améliorations sont plus que bienvenues. La créativité, l'innovation et un sens de l'organisation et de l'entraide envers tes collègues sont également appréciés dans nos rôles et dans notre entreprise en général. Tu devras vraiment te sentir responsable de tout ce qui touche à l’administration et aux services dans nos bureaux de Nivelles. En effet, rien ne doit t’échapper ;-)

Afin de t’aider à accomplir correctement ta mission, tu bénéficieras de suivis réguliers avec ton responsable et du soutien quotidien de tes collègues et de ton coach (de ta propre équipe) ainsi que d'un mentor (d'une autre équipe et d'une autre business line).
 

Must-have :

• Un diplôme d’enseignement supérieur dans un domaine lié à l’office management ou équivalent par expériences
• Francophone ou néerlandophone avec une bonne connaissance de la deuxième langue et de l'anglais
• Orienté service, entraide et polyvalence : tu agis et proposes des idées spontanément, tu anticipes
• Un diplôme de conseiller en prévention de niveau 3 ou plus
• Connaissance de base du pack MS Office (word, excel, …)
• Une certaine affinité avec l’informatique
• Capacité à passer d'un projet à l'autre (multi-tasking)
• Bonne capacité à comprendre les besoins des employés et des managers
• Esprit d'équipe
• 1 à 2 ans d'expérience minimum

 Nice-to-have :

• Première expérience dans un rôle équivalent
• Bilinguisme FR/NL
• Être partant pour nous accompagner lors de nos sorties d'équipe :-)
   

Package compétitif :

• Voiture de société et carte essence illimitée
• Frais de repas
• Eco-chèques
• Assurance hospitalisation Alan : partenaire santé innovant, transparent et paperless. Possibilité d'ajouter l'assurance ambulatoire et dentaire (spécialistes, médecins, dentistes,...) à un coût plus bas que si elle est prise à titre individuel
• Assurance groupe
• Abonnement de téléphone portable
• Congés d'ancienneté
• Plateforme permettant de convertir la prime de fin d'année en avantages supplémentaires et personnalisés

Environnement de travail fun et stimulant :

• Communication transparente
• Bureaux modernes et orientés bien-être
• Management jeune et dynamique, tourné vers l'avenir
• Evénements : business trips à l'étranger, événements sportifs, de team-building, soirées de gala,...
• Fruits frais, petit déjeuner offert 1x/mois, salle de jeux (flèchettes, jeux vidéo et de société, kicker,...), afterwork tous les vendredis offert par Easi,...

Opportunités :

• Evolution rapide en fonction des besoins de l’entreprise et de ton investissement personnel
• Responsabilités et confiance dès ton premier jour
• Possibilité de devenir actionnaire après 3-4 ans