Fleet & Facilities Officer

En tant que Fleet & Facilities Officer, ta mission consiste à faire preuve d’un sens du service élevé afin d'assurer la bonne gestion et le bon fonctionnement quotidien des bureaux de l’entreprise. Cela s'étend du soutien administratif au soutien d’ordre logistique. De manière synthétisée, il s’agit de veiller à ce que tout se déroule correctement dans les bureaux afin d’offrir un cadre de travail agréable et serein à nos collaborateurs. Tu t'occupes également de notre flotte de voitures pour assurer son bon fonctionnement global.

Bien-sûr tu ne seras pas seul(e) pour remplir cette mission, tu intègreras notre équipe Facilities composée de plusieurs personnes et présentes sur nos deux sites principaux, à Nivelles et à Leuven. Tu travailleras directement sous la supervision de notre Facilities Supervisor.

Alors, si tu as le contact facile, que tu es une personne débrouillarde, que tu aimes naturellement rendre service et que tu gardes le sourire ou reste positif(ve) en toutes circonstances ? Ce job est pour toi !

Si ce job te plait, autant le faire au sein du Best Workplace de Belgique depuis 2015 ! ;-)

Notre flotte est actuellement gérée par une équipe de 3 personnes chez Easi. Elles sont responsables des affectations, de l'évolution de la flotte, des KPI et de la stratégie future d'Easi. L'importante croissance d'Easi fait que nous avons plus de 500 véhicules dans notre parc automobile, nous voulons renforcer l'organisation opérationnelle en Flandre. Nous recherchons donc une personne qui s'occupera des besoins opérationnels de notre flotte en Flandre et qui sera basée dans nos bureaux à Leuven (siège social en Flandre).

Après avoir suivi une formation assurée par notre équipe, voici comme s'articule précisément ton rôle dans l'équipe.

• Organisation des livraisons et du contrôle des voitures
• Attribution des voitures, devis pour les réparations, gestion des voitures de pool
• Création/annulation des cartes de carburant
• Remplir les certificats d'assurance pour nos collaborateurs
• Gestion des amendes
• Administration des voitures, suivi pratique des changements de pneus 
• Accidents et pannes (de la notification à la réparation + certificat d'assurance)
• Assistance aux collaborateurs dans leurs besoins quotidiens/questions concernant les voitures
• Approbation des factures
• Suivi avec les partenaires (carglass, concessionnaires automobiles, société de pneus, société de cartes de carburant, réparateurs, compagnie d'assurance, etc.)

Notre équipe Facilities est orientée vers le service : elle fournit un soutien pratique à nos collaborateurs et s'occupe des problèmes techniques liés aux bâtiments.

En tant que Fleet & Facilities Officer pour notre bureau à Leuven, tu seras responsable de :

• Commandes de fournisseurs, administration de la restauration, abonnements de téléphones, petits stocks de matériel de bureau, tickets de parking, ....
• Fournir les services nécessaires à nos colaborateurs et s'occuper des livraisons au bureau
• Soutien aux clients et aux événements, 4 à 5 fois par mois, dans nos bureaux en Flandre
• Communication écrite interne concernant l'équipe Facilities
• Diverses tâches administratives
• Remplacer notre réceptionniste pendant sa pause de midi pour accueillir les visiteurs potentiels

Les nouvelles idées et les améliorations sont toujours les bienvenues. La créativité, l'innovation, le sens de l'organisation et le soutien envers nos collaborateurs sont également appréciés dans cette fonction et dans notre entreprise en général. Tu devras vraiment te sentir responsable de tout ce qui concerne la flotte, l'administration et les services dans notre bureau de Leuven.

Tu seras bien sûr encadrée par des suivis réguliers avec ton manager et soutenu par tes collègues et ton coach.

Pendant ta période de formation, il est prévu que tu ailles 2 jours par mois à notre siège à Nivelles. Après ta formation, tu ne devras aller qu'un seul jour par mois à Nivelles.

Must-have:

• Titulaire d'un diplôme de bachelier 
• Vous avez jusqu'à 5 ans d'expérience dans un poste similaire
• Avoir le sens du détail et remarquer quotidiennement les petits points d'amélioration.
• Bonnes relations humaines et valeur de l'excellence dans ton travail
• L'attitude est primordiale dans ce job : flexibilité et capacité à résoudre les problèmes. Notre devise : toujours prendre du recul et garder le sourire
• Team player, curieux, empathique
• Oser s'exprimer en français

Nice-to-have:

• Bilinguisme NL/FR

Package compétitif:

• Voiture de société et carte essence illimitée
• Frais de repas
• Eco-chèques
• Assurance hospitalisation Alan : partenaire santé innovant, transparent et paperless. Possibilité d'ajouter l'assurance ambulatoire et dentaire (spécialistes, médecins, dentistes,...) à un coût plus bas que si elle est prise à titre individuel
• Assurance groupe
• Abonnement  de téléphone portable
• Congés d'ancienneté
• Plateforme permettant de convertir la prime de fin d'année en avantages supplémentaires et personnalisés

Environnement de travail fun et stimulant:

• Communication transparente
• Bureaux modernes et orientés bien-être
• Management jeune et dynamique, tourné vers l'avenir
• Evénements : business trips à l'étranger, événements sportifs, de team-building, soirées de gala,...
• Fruits frais, petit déjeuner offert 1x/mois, salle de jeux (flèchettes, jeux vidéo et de société, kicker,...), afterwork tous les vendredis offert par Easi,...

Opportunités:

• Possibilité d'évolution rapide
• Possibilité de devenir actionnaire après 3-4 ans