Dovy Keukens is gespecialiseerd in het maken van keukens op maat. Het bedrijf werd opgericht door Donald Muylle in 1980. Vandaag kunnen klanten terecht in 30 winkels over heel België en produceren ze alle keukens zelf in hun eigen fabriek van 44.000m2 in Roeselare.
Peter De Cuyper is CFO bij Dovy Keukens. Voor hem was het duidelijk waarom Dovy toe was aan een nieuw boekhoudprogramma. “Dovy is de laatste jaren sterk gegroeid. In totaal bestaat het bedrijf uit 5 vennootschappen. 3 werkvennootschappen met daarboven 2 holdings. Voordien had elk vennootschap een eigen rekeningstelsel in hetzelfde boekhoudprogramma, maar met de jaren werd het steeds lastiger om dat rekeningstelsel helder en overzichtelijk te houden. Als we een jaarrekening wilden trekken, hadden we op het einde vaak meer dan 20 bladzijden. Omdat het steeds meer puzzelwerk werd om een geconsolideerd beeld te vormen, zijn we de markt gaan verkennen.”
Waarom heb je voor EASI gekozen?
“Voor ons was de link met ons ERP-pakket bijzonder belangrijk en die wilden we echt behouden. Een compatibel boekhoudpakket was voor ons daarom een conditio sine qua non. Na een vergelijking op de markt, zijn we tot de vaststelling gekomen dat Adfinity ons de meeste toegevoegde waarde kon bieden.”
Welke features hebben je over de streep getrokken?
“Enkele van de zaken die ons het meest overtuigd hebben, zijn de gemakkelijke rapportering en het analytisch werken, waardoor we ons rekeningstelsel opnieuw konden verfijnen waardoor alles overzichtelijker werd. Maar ook het feit dat je makkelijk een geconsolideerd rapport kan trekken met de intercompanysleutel. Daarnaast vind ik het ook super dat ik naast de standaardrapporten nu ook heel gemakkelijk data uit het systeem kan trekken zonder dat ik daar hulp voor nodig heb. Heel handig als ik eigen rapporten wil maken of data in Excel wil genereren.”
“Nu is onze rapportering zo overzichtelijk dat we veel sneller een duidelijk beeld hebben van bijvoorbeeld de elektriciteitskosten in alle toonzalen.”
Hoe is de implementatie verlopen?
“Ons uiteindelijke doel was om 5 vennootschappen in één uniform rekeningstelsel te krijgen. In april 2017 hebben wij ons contract getekend en in juli van datzelfde jaar zijn we aan de eerste migratie begonnen. Dat doe je uiteraard vennootschap per vennootschap, maar de grote denkoefening gaat daar wel aan vooraf. Gelukkig heeft EASI heeft ons wel goed begeleid in dat proces. We wilden immers heel ons rekeningstelsel herstructureren, en er moest ook orde gebracht worden in onze contactpersonen. Leveranciers zaten bijvoorbeeld soms 3 keer in ons systeem en dat kon zelfs 3 keer met een andere naam zijn.”
“We zijn begonnen met de twee vastgoedvennootschappen. We hebben dan een half jaar ‘dubbel geboekt’ zowel in ons oude systeem als in EASI. Op het einde van dat jaar kwamen we uit op hetzelfde resultaat en dan zijn we overgegaan tot het overzetten van onze grootste vennootschappen.”
“We wilden ook 9 jaar historiek meenemen. Omwille van de verschillende coderingen in ons oude boekhoudprogramma, leek het eerst heel moeilijk om die data over te zetten. Dat was een onverwacht obstakel, maar uiteindelijk zijn de consultants van EASI erin geslaagd om alle data over te zetten hebben we nu de geschiedenis vanaf 2010 ook mee in Adfinity opgenomen.”
Waar winnen jullie vandaag de meeste tijd mee?
“Adfinity dat is voor ons: transparantie, snelheid en fantastische rapporteringsmogelijkheden. Persoonlijk win ik veel tijd met de rapportering. Vroeger had ik veel werk om alles apart bij te houden in een draaitabel in Excel. Nu genereer ik diezelfde draaitabel meteen vanuit Adfinity. Ik moet ook minder lang zoeken naar zaken in de boekhouding. Ik kan ook per maand de afschrijvingen te zien krijgen, vroeger was dat een projectie want we hadden die cijfers maar één keer per jaar. Het is echt veel transparanter.”
“Een ander groot voordeel is het groeperen van leveranciers. Ik kan bijvoorbeeld kiezen om een bepaalde groep in één keer uit te betalen. Daar win ik per week zeker drie uur tijd mee.”
Ook Katrijn Vanacker die verantwoordelijk is voor de boekingen ervaart dagelijks tijdswinst. “Een goed voorbeeld zijn de eenmansbedrijven. We werken voor het plaatsen van de keukens samen met heel wat zelfstandige plaatsers. Onder hen zijn er jammer genoeg ook enkelen met schulden bij de belastingen. Voor hen moeten we betalen met inhoudingsplicht. Vroeger moesten we dan de betaling splitsen, eerst een aparte betaling naar de overheid met ene aparte mededeling en pas daarna kon je het resterende saldo naar de leveranciers betalen. Nu kunnen we die betalingen allemaal in een keer uitvoeren.”
“Iets wat ook heel vlot werkt, zijn de modellen voor recurrente boekingen. Ik denk aan maaltijdcheques, verzekeringen, elektriciteit, gas… Je stelt een keer in wat het moet zijn en bij de volgende boekingen wijst het programma die automatisch toe aan de juiste rekeningen.”
“Je wint ook gewoon tijd doordat het programma zo gebruiksvriendelijk is. Je kan doorklikken op alle rekeningen, wat het bijzonder transparant maakt. Je krijgt alles wat je wil meteen te zien of geëxporteerd in Excel.”
“Daarnaast kijken we ook naar de bijkomende mogelijkheden voor OCR. Toen we de stap naar Adfinity hebben gezet hebben we voor onze grootste leveranciers van toestellen gekozen voor elektronische facturatie. Dat zijn intussen 200 facturen per week die ik niet meer manueel moeten inboeken. Alleen hiermee winnen we al makkelijk een namiddag per week. Het is fijn om minder input werk te hebben, zodat je je aandacht meer kan focussen op de controle van de data. Door in de toekomst nog meer te automatiseren, zijn we ervan overtuigd dat we nog meer tijdswinst kunnen boeken.”
Zijn er nog zaken die jullie gaan implementeren?
“Ja,” zegt Peter. “We zetten op dit moment goedkeuringsflows op. Dat zit op twee niveaus. Het overgrote deel van onze facturen voor grondstoffen, materiaal en toestellen heeft al een goedkeuringsflow in ons ERP-pakket. Dat controleert of de prijs op een finale factuur overeenkomt met de bestelbon. Facturen die daar al goedgekeurd zijn, zouden we dan ook in Adfinity meteen kunnen goedkeuren.”
“Voor de andere facturen – ik denk bijvoorbeeld aan aankoopfacturen voor onze marketingafdeling – willen we in Adfinity zelf goedkeuringsflows opzetten. Nu is daar geen sluitend systeem. Kopies van ingeboekte facturen werden gewoon aan de verantwoordelijken bezorgd. Hoorde je niets, dan was die factuur goedgekeurd of hadden ze zelf actie ondernomen. Maar je groeit ook, je weet niet meer wie wat zelf doet of welke acties er worden ondernomen. Met het opzetten van de goedkeuringsflow gaan we ook daar naar een waterdichtsysteem met tijdswinst voor iedereen.”
Hoe is de samenwerking met EASI?
“De consultants waar we mee samenwerken zijn bijzonder betrokken bij ons project. Als we hulp nodig hebben kunnen we ook gemakkelijk terecht bij MyConnect.”
