Politique de confidentialité relative au traitement des données à caractère personnel du client et de l’utilisateur du site Web 
 

Introduction
Bienvenue sur le site web d’Easi. Easi (ci-après « Easi » ou « nous ») est consciente de l’importance de respecter la vie privée et de protéger les données à caractère personnel des clients et visiteurs de son site web. Dans la présente politique, nous détaillons la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.
 

CHAMP D'APPLICATION
Ce site web est géré par Easi. Nous agissons en tant que responsable du traitement lorsque nous traitons les données à caractère personnel de nos clients et des utilisateurs de notre site web. 
Il est important pour nous de créer et de maintenir un environnement dans lequel nos clients peuvent être assurés que leurs informations ne seront pas utilisées à mauvais escient. Nous respectons la réglementation applicable en matière de protection des données, notamment le règlement général sur la protection des données 2016/679 (ci-après « RGPD » ou « GDPR »  ), ainsi que la législation nationale en la matière. Cette réglementation porte sur la protection de vos données à caractère personnel et vous confère des droits en ce qui concerne ces données. 
La présente politique a pour but de vous indiquer quelles données à caractère personnel nous collectons et comment celles-ci seront utilisées à l’issue de votre visite sur notre site web, mais aussi de vous assurer qu’elles seront correctement traitées. 
Lorsque vous visitez notre site web, la présente politique de confidentialité et les conditions d'utilisation s'appliquent. Les conditions d’utilisation du site Web complètent la présente politique de confidentialité et sont consultables par les utilisateurs à l’adresse suivante :  https://easi.net/fr/legal/website-terms-of-use
L'application de toute autre condition que la présente politique est expressément exclue, sauf accord écrit préalable de notre part. Dans ce dernier cas, cette politique continuera de s'appliquer en plus des accords spécifiques. L'utilisation de ce site web, de la plateforme et de leur contenu n'est autorisée que sous réserve du respect de cette politique. Si vous n'acceptez pas et ne respectez pas cette politique dans son intégralité, vous devez cesser d'utiliser le site web, la plateforme et leur contenu.
 

INTERPRÉTATION 
Lorsque des termes définis dans le RGPD figurent dans les clauses de la présente politique, ils s’entendent comme dans le règlement en question. 
Il en va notamment des termes repris dans la présente politique tels que « données à caractère personnel », « données sensibles », « traitement », « responsable de traitement », « finalité », « base légale », « intérêt légitime », « consentement », « mesures techniques et opérationnelles », …
Pour rappel, une donnée à caractère personnel est toute information qui permettent d'identifier directement ou indirectement une personne physique individuelle, notamment le nom et prénom, l’âge, l'adresse postale ou l’adresse électronique, le numéro de téléphone et tout autre élément défini comme une donnée à caractère personnel, par exemple comme l’adresse IP.


IDENTITÉ DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Nos coordonnées officielles sont les suivantes :
Easi SA
Les portes de l'Europe
Avenue Robert Schuman 12
1401 Nivelles
Belgique
+32 67 28 10 00
info@easi.net
Numéro de TVA : BE0465.741.144


DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS SUR VOUS
La majeure partie de notre site web est accessible sans que vous ne deviez fournir de données à caractère personnel.
Nous pouvons collecter et traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités suivantes :  


INFORMATIONS QUE VOUS NOUS COMMUNIQUEZ
Sont visées ici, les informations que nous recevons directement de la personne concernée, notamment les données à caractère personnel recueillies via les formulaires en ligne sur notre site. 
Vous nous communiquez des informations personnelles lorsque vous remplissez par exemple un formulaire en ligne pour nous contacter, télécharger des documents, prendre rendez-vous, demander une démonstration de nos solutions, vous inscrire à un événement, vous abonner à une lettre d'information, etc. Il s'agit des catégories de données à caractère personnel suivantes :
•    prénom et nom de famille
•    adresse électronique
•    numéro de téléphone
•    entreprise/organisation au nom de laquelle la demande est faite
Des informations complémentaires sont parfois demandées (taille de l'entreprise, rôle de la personne dans l'organisation…). Les informations que nous demandons se limitent à ce dont nous avons besoin pour pouvoir traiter au mieux votre demande et poursuivre notre intérêt légitime, à savoir recontacter la personne afin de savoir ce que nous pouvons faire pour répondre à ses besoins.
 

INFORMATIONS ACCESSIBLES PUBLIQUEMENT 
Il s'agit des informations que nous pouvons trouver dans les ressources accessibles au public, comme le profil public de la personne concernée sur LinkedIn, le site web de l'entreprise/organisation au nom de laquelle la personne concernée introduit sa demande, ainsi que toute autre source d'information relevant du domaine public sur Internet. Nous pouvons combiner les informations publiquement accessibles avec celles que vous nous communiquez afin de vérifier les données que nous avons préalablement collectées et afin de gérer et étendre nos activités.


INFORMATIONS QUE NOUS COLLECTONS À L’AIDE DE COOKIES
Lorsque vous vous rendez sur notre site, des données à votre sujet sont automatiquement mais passivement collectées à l’aide de cookies et sont basées sur vos habitudes et votre comportement sur Internet. Nous pouvons collecter des informations notamment sur votre adresse IP, les pages de notre site Web que vous consultez, votre géolocalisation, la langue utilisée pour consulter notre site, votre provenance (si vous nous avez trouvés via un moteur de recherche, une campagne publicitaire, les réseaux sociaux…), etc. 
Vous trouverez de plus amples informations sur la façon dont nous utilisons les cookies dans notre politique en matière de cookies à l’adresse suivante : https://easi.net/fr/legal/cookie-policy.

FINALITÉS DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL  
Nous collectons les informations susmentionnées afin de mieux cerner vos besoins et de vous fournir un meilleur service, et notamment pour les finalités suivantes : 
 

GESTION DE LA RELATION CLIENT
Lorsque vous commandez un produit ou un service via notre site Web, nous pourrons utiliser vos données à caractère personnel aux fins de gestion et de suivi des relations avec nos clients. Cette finalité inclut mais n’est pas limitée à : 
o    vous fournir les produits et services que vous avez commandés ;
o    vérifier votre identité et vos données financières pour le paiement de nos produits et services ;
o    gérer les contrats et les obligations contractuelles ; 
o    améliorer nos produits et services ;
o    examiner les réclamations concernant nos produits ou services ou en lien avec notre site web ;
 

COMMUNICATION 
Nous réagirons à toutes les demandes que vous nous soumettez via notre site web, notamment les demandes de documentation, de support, d’assistance ou de démonstration au sujet de nos produits et services, les inscriptions aux événements, les réclamations, les demandes de prix et tout autre objet d'un formulaire en ligne concernant nos produits et services ou en lien avec le site web. A titre d’exemple, nous pourrons utiliser vos données à caractère personnel pour vous rappeler par téléphone ou communiquer avec vous par courrier électronique, LinkedIn ou tout autre canal de communication.
 

MARKETING DIRECT
Nous pourrons utiliser vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct, afin de vous fournir des informations spécifiques que vous avez demandées sur notre site ou des informations plus générales sur l'offre d’Easi, mais également dans le but de vous envoyer des invitations aux événements ou workshops, des e-newsletters, etc. Nous exécuterons notre marketing uniquement sur base de votre consentement explicite ou si vous avez un lien contractuel avec nous et que l'information envoyée est en lien avec le contrat conclu.
 

RECRUTEMENT
Lorsque vous soumettez un CV ou une candidature à un emploi sur le site d’Easi, nous utiliserons vos données à caractère personnel dans le cadre du recrutement, le cas échéant pour vous contacter par courrier électronique ou par téléphone.
 

AMÉLIORATION DE NOTRE SITE WEB
Nous utiliserons et analyserons constamment les données des visiteurs de notre site web pour améliorer l'expérience de nos utilisateurs.
 

OBLIGATIONS LÉGALES
Nous sommes également autorisés de conserver des données à caractère personnel pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires ainsi qu’aux obligations et exigences de conformité.

BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL 
Nous nous efforçons de traiter vos données à caractère personnel dans le strict respect de la législation applicable et plus particulièrement sur les bases juridiques suivantes énumérés aux articles 6.1, (a), (b), (c) et (f) du RGPD :


CONSENTEMENT DE LA PERSONNE CONCERNÉE
Si vous n'êtes pas encore client, nous vous demanderons le consentement de vous informer par voie électronique sur nos événements, produits et services à des fins promotionnelles.
En soumettant un formulaire en ligne sur notre site, vous acceptez de transmettre vos données à caractère personnel à Easi et sait qu’Easi les traitera dans le respect de la présente politique de confidentialité. 
Vous maintenez le droit de retirer votre consentement à tout moment.


EXÉCUTION OU PRÉPARATION D'UN CONTRAT 
Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel lorsque ce traitement est nécessaire à l'exécution de nos obligations d’un contrat en vue de la fourniture de nos produits ou services et auquel vous êtes partie ou à sa préparation (par exemple, lors de la remise d’une offre). 


OBLIGATION LEGALE
Dans certains cas, le traitement de données à caractère personnel et leur transmission à des destinataires tiers (p. ex. à des autorités publiques dans le cadre de marchés publics ou de la lutte contre le blanchiment d’argent) sont nécessaires au respect d’une obligation légale.  
 

INTÉRÊT LÉGITIME 
Les opérations de marketing direct (prospection) constituent un intérêt légitime sur base du RGPD. Le traitement de données à caractère personnelle sur base d’un intérêt légitime ne requiert pas votre consentement explicite. Nous distinguons trois catégories d'activités fondées sur la base juridique de l'intérêt légitime :
1) Contacter les personnes concernées ayant soumis un formulaire en ligne
Nous considérons que le fait de contacter les personnes concernées qui ont soumis un formulaire en ligne sur notre site relève de notre intérêt légitime, car nous contacterons ces personnes pour assurer le suivi de leurs demandes. Cette tâche sera confiée directement à notre équipe commerciale, qui utilisera à cet effet les moyens disponibles (téléphone, courriel, LinkedIn…). Cependant, nous n'envoyons jamais de mailings commerciaux collectifs aux personnes concernées qui ne se sont pas explicitement abonnées à nos lettres d'information en complétant un formulaire en ligne.
2) Tenir les clients Easi au courant des évolutions chez Easi
Un client peut recevoir des e-newsletters sans avoir donné son consentement explicite. Ces e-newsletters contiennent des informations que nous jugeons utiles au client, par exemple les informations sur les nouvelles fonctionnalités des solutions Easi, les invitations aux événements & workshops Easi, un résumé des derniers articles parus sur le blog Easi, etc.
Nous faisons tout notre possible pour que les informations de chaque personne concernée restent pertinentes. Cependant, si la personne concernée ne souhaite plus recevoir nos e-newsletters, elle pourra se désabonner ou changer ses préférences à tout moment. Chaque e-newsletter comporte un lien pour se désabonner ainsi qu’un lien qui permet d'adapter les préférences d'e-mailing.
3) Contacter des prospects potentiellement intéressants 
Notre équipe de vente s'efforce de contacter systématiquement les entreprises auxquelles Easi est susceptible d'apporter de la valeur ajoutée. Pour ce faire, nos commerciaux consultent des sources d'information publiques comme Internet, LinkedIn et d'autres bases de données. Lorsqu'ils trouvent des informations à caractère personnel (par exemple le nom du directeur commercial d'une société), ils peuvent traiter ces données à caractère personnel dans la mesure où c’est nécessaire dans le cadre de l’intérêt légitime d’Easi, à savoir contacter cette personne pour lui présenter une offre d’Easi personnalisé.
Les personnes concernées abordées de cette façon ne recevront jamais de communications de marketing direct de la part d’Easi.

UTILISATION ET PARTAGE DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL À DES TIERS 
Easi est tenu de ne pas vendre, ni de louer ou de divulguer les données à caractère personnel collectées à des tiers, sauf exception précisée au moment de la collecte de ces données. 
Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des entreprises appartenant au même groupe et/ou des filiales ou tout tiers avec lequel vous nous avez demandé de partager vos données à caractère personnel, comme Facebook ou d’autres médias sociaux si vous nous avez demandé de vous connecter avec votre compte. 
Nous pouvons également partager vos données à caractère personnel, sur la base de notre intérêt légitime, avec des tiers qui nous assistent dans le cadre de la fourniture de nos produits et services. Dans la mesure où ces prestataires de services agissent en tant que sous-traitants, ils ne seront pas autorisés à exploiter ni à divulguer les données à d’autres fins que celles qui s’avèrent strictement nécessaire à l’exercice de leurs activités. Nos sous-traitants sont tenus de respecter le RGPD, et de ce fait, de protéger la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel qu'ils traitent pour notre compte. Ces obligations sont encadrées par un contrat de sous-traitance conclu dans le cadre de chaque collaboration. 
Nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel dans le but d’appliquer notre politique, de satisfaire à nos obligations légales ou dans l’intérêt de la sécurité, dans l’intérêt public ou aux fins de l’application de la loi dans tout pays où nous possédons des entités ou des filiales. Nous pouvons par exemple donner suite à une demande émanant d’un organisme chargé de faire appliquer la loi, d’un organisme de régulation ou d’une autorité publique. Nous pouvons également divulguer des données dans le cadre de litiges actuels ou potentiels ou pour protéger nos biens, notre sécurité, notre personnel ainsi que d’autres droits ou intérêts.
En cas de vente à ou de fusion des activités de Easi avec une autre entreprise, vos données seront communiquées au conseiller de l’acquéreur potentiel et seront transférées aux nouveaux propriétaires de l’entreprise. Dans ce cas, nous prendrons les mesures appropriées pour assurer l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel. L’utilisation de vos données à caractère personnel restera toutefois soumise à la présente politique.


DÉLAI DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Après nous avoir communiqué vos données à caractère personnel, elles seront traitées dans les fichiers d’Easi et conservées durant le délai nécessaire pour le traitement concerné.
Si vous êtes client chez Easi, nous conserverons vos données à caractère personnel (telles que les factures et communications) pendant la période requise par la législation comptable en vigueur. Après la fin de la relation commerciale, vos données seront conservées uniquement pour la durée nécessaire au respect des délais de prescription applicables. Vous pourrez nous demander d'effacer vos données antérieurement, dans quel cas nous effacerons, dans la mesure de ce qui est techniquement possible, toutes les données dont nous disposons, sauf celles que nous sommes légalement tenus de conserver.
Si vous n'êtes pas client chez Easi, nous devrons prendre une décision à partir des informations que nous recevrons. Nous supprimerons vos informations si nous constatons qu'elles ne sont plus exactes et que nous ne sommes pas en mesure de corriger les erreurs (par exemple, si nous recevons un message « échec de remise » en réponse à un courriel). En cas d'inactivité prolongée de votre compte (visites sur le site, clics sur un mail collectif, contacts personnels avec nos commerciaux), vos données personnelles seront automatiquement effacées de nos systèmes conformément à la législation en vigueur. Nous supprimerons également vos informations sur demande de votre part.
Si vous êtes candidat pour un emploi, votre CV et vos données à caractère personnel seront conservés dans notre système pendant la durée nécessaire à l’évaluation de votre candidature et à la rédaction d’une offre d’emploi.. Sur demande de votre part, nous pourrons procéder à l’effacement de vos données antérieurement.


TRANSFERT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL EN DEHORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN
Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel à des tiers situés dans des pays tiers (en dehors de l'Espace économique européen (EEE)). Ce transfert de données en dehors de l'EEE est légal si le destinataire des données se trouve dans un pays qui assure un niveau de protection adéquat confirmé par une décision d'adéquation de la Commission européenne. Il est possible que certains de ces pays ne disposent pas d’une législation équivalente en matière de protection des données pour protéger l'utilisation de vos données à caractère personnel. Dans ce cas, nous avons examiné la possibilité d’appliquer des mesures de précaution adéquates telles que celles qui sont en vigueur dans l’UE, par exemple au moyen de clauses contractuelles types. Dans certains cas spécifiques, nous vous demandons votre consentement préalable pour pouvoir transférer vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE. Pour plus d’informations sur le transfert de données, veuillez suivre la procédure décrite à l’article « Droits de la personne concernée ».

VOS DROITS EN MATIÈRE DE COLLECTE ET DE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL 
La législation en matière de protection des données prévoit pour la personne concernée différents droits relatifs au traitement des données à caractère personnel, afin que la personne concernée puisse continuer d’exercer un contrôle suffisant sur le traitement de ses données à caractère personnel. 
Vous avez le droit de consulter les informations détenues à votre sujet et d’obtenir une copie des informations en notre possession. Si vos données à caractère personnel ont changé, vous avez le droit de nous demander de corriger, compléter ou supprimer toute information périmée, incorrecte ou incomplète que nous détenons à votre sujet. Vous avez également le droit de limiter le traitement de vos données et de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. En outre, vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous avez fournies à un responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
Nous avons désigné un Data Protection Officer (DPO) que vous pouvez contacter par par courrier électronique à dpo@easi.net ou par courrier postal à Easi SA – Protection des Données, 1400 Nivelles, Avenue Robert Schuman 12, pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Le DPO répondra également à vos demandes d’exercice de vos droits. Cette demande est gratuite. 
Afin que Easi puisse faire droit à votre demande, vous pouvez être tenu de communiquer certaines informations telles que : votre nom et prénom, adresse électronique ainsi que votre numéro de compte client. 
Easi  s’engage à y répondre dans les meilleurs délais, étant entendu que ce délai ne peut excéder un (1) mois à dater de la réception de la demande. Si vous introduisez votre demande par voie électronique et que vous ne sollicitez pas un autre mode de communication, ces informations vous seront communiquées sous forme électronique. Si vous en faites la demande, les informations peuvent vous être communiquées verbalement, à condition votre identité ait été établie par d’autres moyens.
Easi peut refuser de donner suite à votre demande si celle-ci est infondée ou excessive, notamment compte-tenu de l’existence antérieure d’autres demandes émanant ou non de vous. La charge de la preuve du caractère excessif ou infondé de la demande incombe à Easi. 
Vous pouvez introduire une réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel auprès de l’autorité compétente dans l’État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise. 
En Belgique, une plainte peut être introduite auprès de l’Autorité de la Protection des Données, Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles (tél. : +32 22744800, e-mail: contact@apd-gba.be).
Consultez le site https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen pour plus d’informations sur vos droits.

COOKIES & TECHNOLOGIES SIMILAIRES
Le site web d’Easi utilise des cookies pour trois raisons : (i) offrir à nos visiteurs l'expérience web la plus efficace (par exemple, quand un visiteur a choisi sa langue, le site s'affiche automatiquement dans la langue sélectionnée lors de la visite suivante) ; (ii) analyser le comportement de nos visiteurs afin d'améliorer leur expérience et la performance du site ; et (iii) nous aider à présenter des publicités de qualité qui intéresseront le plus possible nos visiteurs.
Vous retrouverez notre Politique de cookies sur https://easi.net/fr/legal/cookie-policy pour plus d’information sur l'utilisation des cookies.
 

SÉCURITÉ
Lorsque Easi reçoit ou transmet des données via son site web, nous mettons tout en œuvre pour assurer la sécurité de vos données. Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données à caractère personnel contre toute destruction, perte, altération accidentelle ou illicite, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données. Vous devez toutefois garder à l’esprit qu’Internet est un système ouvert et que nous ne pouvons garantir qu’aucun tiers non autorisé ne pourra jamais contourner ces mesures ou utiliser vos données à caractère personnel à des fins inappropriées. Easi ne pourra en conséquence être tenu responsable de la sécurité de la transmission de vos données à caractère personnel sur Internet.
 

DROIT APPLICABLE ET TRIBUNAUX COMPÉTENTS 
La législation belge s'applique à notre site web, à cette politique ainsi qu’à tous les litiges s’y rapportant. En cas de litige, seuls les tribunaux du siège social d’Easi sont compétents.
 

MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ 
Easi se réserve le droit de pouvoir modifier la présente Politique à tout moment afin d’assurer aux utilisateurs du site sa conformité avec le droit en vigueur et s’assurer qu’elle reflète bien la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel à un moment donné
Les éventuelles modifications ne sauraient avoir d’incidence sur les contrats conclus antérieurement, lesquels restent soumis à la Politique en vigueur au moment de la conclusion dudit contrat et telle qu’acceptée par l’utilisateur lors de son acceptation.  La version mise à jour de la présente politique sera publiée sur la même page web et entrera en vigueur dès sa publication. 
L’utilisateur est invité à prendre connaissance de cette Politique à chaque fois qu’il utilise nos services, sans qu’il soit nécessaire de l’en prévenir formellement.  
 

CONTACTEZ-NOUS
Si vous souhaitez exercer l'un des droits susmentionnés, si vous avez une plainte à formuler concernant le traitement de vos données ou pour toute autre question y afférente, vous pouvez nous contacter par l'intermédiaire des adresses électroniques suivantes : dpo@easi.net , ou vous pouvez écrire à l’adresse suivante :
Easi SA – Protection des Données
Les portes de l'Europe
Avenue Robert Schuman 12
1401 Nivelles
Belgique
+32 67 28 10 00
Numéro de TVA : BE0465.741.144

La présente politique, éditée le 16 Avril 2018 a été mise à jour le  4 Septembre 2024.