Le défi
Le Foyer souhaite offrir à ses locataires les meilleurs services, tant en matière d’accompagnement que de qualité du patrimoine loué. Avec plus de 125 ans d’existence, leurs bâtiments et les attentes des locataires ont beaucoup évolué. Leurs outils informatiques, eux, n’étaient plus adaptés à ces nouvelles exigences. Ils étaient lents, peu exploitables et ne garantissaient plus une qualité de données suffisante. Cela limitait nos analyses et leur capacité à planifier les développements futurs.
Le besoin
Il leur fallait une nouvelle solution pour poursuivre leur mission. Les critères essentiels de la nouvelle solution étaient d’abord de disposer d’un outil évolutif, capable d’intégrer automatiquement les évolutions législatives. Ils souhaitaient aussi une plateforme permettant une digitalisation poussée de leurs processus: bons de commande, signatures électroniques, envoi digital des factures, etc. Un autre point clé était la capacité à structurer et analyser les données. Cela devait nous fournir des informations pertinentes pour la gestion quotidienne.
Enfin, l’ensemble devait simplifier et moderniser leurs opérations internes.
La solution
L’adoption d’Adfinity a permis au Foyer d’améliorer considérablement son efficacité et ses performances. Au-delà de la comptabilité générale, ils utilisent désormais des modules essentiels : digitalisation des bons de commande (PSM), décompte des charges et gestion de stock. Ces outils permettent un meilleur suivi des marchandises, des inventaires plus fiables et une intégration précise des charges. Le module budgétaire a également ouvert l’accès aux données financières à un plus grand nombre de responsables, renforçant le suivi quotidien des budgets.Enfin, la dématérialisation des cycles d’approbation offre une traçabilité claire et une analyse simplifiée pour un pilotage optimal du Foyer.
Le Foyer Schaerbeekois est une Société Immobilière de Service Public bruxelloise qui gère plus de 2500 logements dans lesquels vivent au total 5600 locataires. Il existe depuis 1899 et emploie une centaine de personnes. Afin de les aider à poursuivre leur mission, ils souhaitaient améliorer leur outil de gestion. "Les principaux défis auxquels notre entreprise est confrontée sont liés à notre volonté d’offrir à nos locataires et clients les meilleurs services possibles, tant en matière d’accompagnement que de qualité du patrimoine mis en location. Avec plus de 125 ans d’existence, nos bâtiments ont naturellement suivi l’évolution des normes patrimoniales, tout comme les attentes des locataires qui se sont intensifiées au fil du temps. Sur le plan informatique, les outils dont nous disposions il y a quelques années ne répondaient plus à nos besoins. Ils étaient lents, limitaient l’exploitation des données et ne permettaient plus les analyses nécessaires pour envisager sereinement nos développements futurs" expliquer François Loffet, Membre de la direction du Foyer Schaerbeekois.
Une seule motivation: offrir un outil moderne à leurs collaborateurs
Le premier critère était de disposer d’un outil évolutif, capable d’intégrer automatiquement les évolutions législatives sans intervention du Foyer. C'est pourquoi, Adfinity et Easi prennent en charge ces mises à jour. Ensuite, ils souhaitaient une solution permettant une digitalisation avancée de leurs processus: bons de commande, signatures électroniques, envoi de factures de manière électronique, etc. nfin, il était essentiel que la solution permette d’analyser et de structurer les données afin d’en extraire des informations pertinentes pour notre gestion quotidienne. "Nous souhaitions offrir à chaque collaborateur un outil métier réellement adapté à sa pratique quotidienne. Un outil dans lequel il peut se projeter, continuer d’apprendre et suivre les évolutions de son métier. C'est pour cette raison que nous avons choisi Adfinity", complète François Loffet.
La transition et l’implémentation du programme n’ont pas été simples. « Nous avons d’abord traversé une phase d’analyse qui nous a permis d’identifier la manière dont nous pouvions faire évoluer nos pratiques. Il était évident que transposer l’existant dans un nouvel outil, en conservant nos anciennes procédures et nos anciens modes de fonctionnement, n’aurait pas été viable. Easi nous a challengés, mais surtout conseillés, afin de nous aider à évoluer positivement. Cela a parfois été déstabilisant, mais totalement nécessaire. Nous avons ensuite testé les différents paramétrages. Et c’est réellement lors de la mise en production, au moment où le Foyer Schaerbeekois a commencé à utiliser l’outil au quotidien, que nous avons pleinement plongé dans le bain et fait le premier pas vers une utilisation performante de la solution », conclut Fraçois Loffet.
Les améliorations en termes de performance et d’efficacité grâce à Adfinity
Dans Adfinity, le Foyer Schaerbeekois n'a pas souscrit uniquement au module de comptabilité générale. Ils ont également opté pour:
-
Le module PSM, pour digitaliser leurs bons de commande.
-
Le module de décompte des charges, indispensable pour une société immobilière, permettant d’intégrer les charges au plus près des factures.
-
Le module de gestion de stock, pour tracer efficacement les marchandises, suivre les livraisons, réceptions, sorties de stock (appartements, rénovations, dépannages), et réaliser des inventaires bien plus efficaces qu’auparavant.
-
Le module de gestion budgétaire, qui a permis d’ouvrir l’accès aux données financières à un plus grand nombre de responsables, notamment au comité de direction élargi. Chacun devient davantage acteur du suivi de ses budgets au quotidien.
Les fonctionnalités les plus transformatrices incluent également la dématérialisation des cycles d’approbation, avec une traçabilité claire des validations et des montants associés. L’ensemble des informations est désormais structuré de manière à pouvoir être consulté facilement, analysé efficacement et utilisé pour améliorer la gestion quotidienne et le pilotage de l’entreprise.
"Si je devais décrire Adfinity en trois mots, je dirais :
Professionalisation: C’est un outil qui nous pousse à remettre nos pratiques en question et à les améliorer continuellement, dans une logique de montée en qualité.
Digitalisation: Il nous permet d’avancer vers une comptabilité zéro papier, avec un accès simple et sécurisé, même à distance.
Évolution: Adfinity est une solution qui progresse en permanence et nous offre la possibilité d’intégrer, lorsque c’est pertinent, les nouveautés dans la réalité opérationnelle du Foyer Schaerbeekois."
François Loffet, Membre de la direction du Foyer Schaerbeekois