De uitdaging
De Haard wil haar huurders de best mogelijke diensten aanbieden, zowel op het vlak van begeleiding als wat betreft de kwaliteit van het verhuurde patrimonium. Met meer dan 125 jaar bestaan zijn haar gebouwen, net als de verwachtingen van de huurders, sterk geëvolueerd. Hun informaticatools daarentegen waren niet langer aangepast aan deze nieuwe vereisten. Ze waren traag, moeilijk bruikbaar en garandeerden geen voldoende datakwaliteit meer. Dit beperkte onze analyses en hun vermogen om toekomstige ontwikkelingen te plannen.
De behoefte
Ze hadden een nieuwe oplossing nodig om hun missie voort te zetten. De essentiële criteria voor de nieuwe oplossing waren in de eerste plaats het beschikken over een evolutieve tool die automatisch wettelijke wijzigingen kan integreren. Ze wilden ook een platform dat een verregaande digitalisering van hun processen mogelijk maakt: bestelbonnen, elektronische handtekeningen, digitale verzending van facturen, enz. Een ander belangrijk punt was de mogelijkheid om gegevens te structureren en te analyseren. Dit moest ons relevante informatie opleveren voor het dagelijkse beheer. Tot slot moest het geheel hun interne operaties vereenvoudigen en moderniseren.
De oplossing
De invoering van Adfinity heeft Schaarbeekse Haard in staat gesteld om haar efficiëntie en prestaties aanzienlijk te verbeteren. Naast de algemene boekhouding maken ze nu gebruik van essentiële modules: digitalisering van bestelbonnen (PSM), afrekening van kosten en stockbeheer. Deze tools zorgen nu voor een betere opvolging van goederen, betrouwbaardere inventarissen en een nauwkeurige integratie van de kosten.
De budgetmodule heeft bovendien de toegang tot financiële gegevens geopend voor een groter aantal verantwoordelijken, waardoor de dagelijkse opvolging van de budgetten verbeterd werd. Tot slot biedt de digitalisering van de goedkeuringscycli een duidelijke traceerbaarheid en een vereenvoudigde analyse, wat zorgt voor een optimale aansturing van het bedrijf.
De Schaarbeekse Haard is een Brusselse openbare vastgoedmaatschappij die meer dan 2.500 woningen beheert, bewoond door 5.600 huurders. Ze bestaat sinds 1899 en stelt ongeveer 100 mensen tewerk. Om hen te helpen hun missie voort te zetten, wilden ze hun boekhoudtool verbeteren.
"De belangrijkste uitdagingen waarmee onze organisatie wordt geconfronteerd, houden verband met onze wil om onze huurders en klanten de best mogelijke diensten aan te bieden, zowel op het vlak van begeleiding als wat betreft de kwaliteit van het verhuurde patrimonium. Met meer dan 125 jaar bestaan zijn onze gebouwen uiteraard mee geëvolueerd met de hedendaagse normen, net zoals de verwachtingen van de huurders die in de loop der jaren zijn toegenomen. Op informaticavlak voldeden de tools waarover we enkele jaren geleden beschikten niet langer aan onze behoeften. Ze waren traag, beperkten de gegevensverwerking en stonden de analyses die nodig waren om onze toekomstige ontwikkelingen met vertrouwen te plannen, niet meer toe", legt François Loffet uit, lid van de directie van de Schaarbeekse Haard.
Eén motivatie: een modern hulpmiddel aanbieden aan hun medewerkers
De eerste voorwaarde was het beschikken over een evolutieve tool die wetswijzigingen automatisch kan integreren zonder tussenkomst van de Haard. Daarom nemen Adfinity en Easi deze updates op zich. Daarnaast wilden ze een oplossing die een verregaande digitalisering van hun processen mogelijk maakt: bestelbonnen, elektronische handtekeningen, elektronische verzending van facturen, enzovoort. Ten slotte was het essentieel dat de oplossing gegevens kon analyseren en structureren om relevante informatie te leveren voor het dagelijkse beheer. "We wilden elke medewerker een professionele tool aanbieden die echt is afgestemd op zijn of haar dagelijkse praktijk. Een tool waarin men zich kan herkennen, kan blijven leren en de evolutie van het beroep kan volgen. Daarom hebben we voor Adfinity gekozen", vult François Loffet aan.
De overgang en implementatie waren geen eenvoudige opdracht. "We zijn eerst door een analysefase gegaan die ons hielp te bepalen hoe we onze praktijken konden verbeteren. Het was duidelijk dat het overzetten van het bestaande systeem naar een nieuw hulpmiddel, terwijl we onze oude procedures en werkmethoden behielden, niet levensvatbaar zou zijn. Easi heeft ons uitgedaagd, maar vooral geadviseerd om ons te helpen op een positieve manier te evolueren. Dat was soms wat destabiliserend, maar absoluut noodzakelijk. Daarna hebben we de verschillende configuraties getest. En het is eigenlijk pas tijdens de go‑live, op het moment dat de Schaarbeekse Haard de tool dagelijks begon te gebruiken, dat we er volledig zijn ingedoken en de eerste stap hebben gezet naar een performante inzet van de oplossing", besluit François Loffet.
Verhoogde performantie en efficiëntie dankzij Adfinity
Binnen Adfinity heeft de Schaarbeekse Haard niet enkel gekozen voor de module voor algemene boekhouding. Ze kozen ook voor:
-
De PSM‑module om hun bestelbonnen te digitaliseren.
-
De module voor kostenafrekening: essentieel voor een vastgoedmaatschappij, die toelaat kosten nauwkeurig en dicht bij de facturen te integreren.
-
De stockbeheermodule om goederen efficiënt te traceren, leveringen en ontvangsten op te volgen, stockuitgaven (appartementen, renovaties, herstellingen) te beheren en inventarissen veel efficiënter uit te voeren.
-
De budgetbeheermodule, die de toegang tot financiële gegevens heeft geopend voor een groter aantal verantwoordelijken, onder meer binnen het uitgebreide directiecomité. Hierdoor wordt iedereen actiever betrokken bij de dagelijkse opvolging van zijn of haar budgetten.
De meest revolutionaire functionaliteiten omvatten ook de digitalisering van goedkeuringscycli, met duidelijke traceerbaarheid van validaties en bijbehorende bedragen. Alle informatie is nu gestructureerd zodat ze eenvoudig kan worden geraadpleegd, efficiënt geanalyseerd en optimaal gebruikt om het dagelijkse beheer en de aansturing van de organisatie te verbeteren.
Als ik Adfinity in drie woorden zou moeten omschrijven…
Professionalisatie: Het is een tool die ons aanzet om onze praktijken in vraag te stellen en voortdurend te verbeteren met het oog op kwaliteitsverhoging.
Digitalisatie: Het helpt ons te evolueren naar papierloze boekhouding, met eenvoudige en veilige toegang, zelfs op afstand.
Évolutie: Adfinity is een oplossing die voortdurend vooruitgaat en ons de mogelijkheid biedt om, wanneer relevant, nieuwe functies in te passen in de operationele realiteit van de Schaarbeekse Haard.
François Loffet, lid van de directie van de Schaarbeekse Haard