Pour Tailormade Logistics, connecter son Transport Management System à son ERP financier représentait une étape importante vers une meilleure fluidité entre les opérations de transport et la finance. En combinant Qargo avec Adfinity d’Easi, l’entreprise a simplifié le lien entre les ordres de transport, la facturation et la comptabilité, tout en réduisant le travail manuel et en accélérant son processus de facturation.
Quelle était la situation avant la connexion entre Qargo et Adfinity ?
Tailormade Logistics utilisait déjà Adfinity comme colonne vertébrale financière depuis plus de quatre ans. Lorsque l’entreprise a commencé à chercher un nouveau Transport Management System, la possibilité de connecter la nouvelle plateforme à son environnement financier existant est devenue un critère important.
Après avoir testé pendant près d’un an un autre TMS, Tailormade Logistics est revenue vers plusieurs fournisseurs de sa sélection initiale. Entre-temps, Qargo avait considérablement évolué et offrait la flexibilité et la visibilité recherchées par l’entreprise. La disponibilité d’une intégration standard avec Adfinity a également joué un rôle dans la décision.
Qu’est-ce que l’intégration Qargo–Adfinity ?
L’intégration standard entre Qargo et Adfinity relie les opérations de transport à l’administration financière. Les factures sortantes sont générées dans Qargo et les données financières pertinentes sont directement transférées vers Adfinity pour la comptabilité. Comme la connexion existe déjà, les entreprises qui utilisent les deux solutions ne doivent pas développer ni maintenir leur propre interface. Pour Tailormade Logistics, la mise en œuvre initiale, tests compris, n’a pris qu’un à deux jours.
Dylan Vanaudenaerde, Product Owner: TMS/Business Analyst chez Tailormade Logistics, revient sur le projet, son impact sur la facturation et la flexibilité offerte par l’intégration à mesure que l’entreprise évolue.
Comment l’intégration a-t-elle été mise en œuvre ?
La mise en œuvre a volontairement été simple. Comme la connexion entre Qargo et Adfinity existait déjà sous la forme d’une intégration standard, Tailormade Logistics n’a pas dû mobiliser sa propre équipe de développement pour créer une interface sur mesure. La mise en œuvre initiale et les tests ont été réalisés en seulement un à deux jours. L’intégration relie les processus de transport et de facturation de Qargo à Adfinity. Dès qu’une facture est générée dans Qargo, les informations financières pertinentes sont transférées vers Adfinity pour la comptabilité.
“La mise en œuvre initiale n’a pas pris plus d’un à deux jours, tests compris, avec des réponses très rapides de la part de l’équipe.”
- Dylan Vanaudenaerde, Product Owner: TMS/Business Analyst chez Tailormade Logistics
Quels sont les avantages concrets de l’intégration ?
Le principal avantage réside dans une connexion plus directe entre les opérations de transport et la finance.
Auparavant, la facturation suivait un cycle hebdomadaire. Une équipe dédiée à la facturation préparait les factures avant de transmettre les informations à la comptabilité. Avec Qargo et Adfinity connectés, les commandes livrées un jour donné peuvent être préparées pour facturation dès le lendemain.
Pour Tailormade Logistics, cela signifie :
- Une facturation plus fréquente, passant d’un processus hebdomadaire à un processus quotidien
- Moins de travail manuel entre le transport et la comptabilité
- Un traitement plus rapide des factures
- Aucun développement en interne nécessaire pour l’intégration standard
- Un flux direct des données financières de Qargo vers Adfinity
Pour l’un des comptes de Tailormade Logistics présentant un volume important, le temps de traitement d’une facture a été réduit d’environ 60 minutes à 15 minutes.
L’intégration a également démontré sa valeur lorsque Tailormade Logistics a restructuré une partie de son organisation. Les numéros de TVA ont été consolidés et deux de ses plus grandes entités ont été fusionnées. Cela a nécessité des modifications au niveau des mappings, l’ajout de champs supplémentaires et l’adaptation des centres de coûts dans deux environnements en production.
La majeure partie du travail a été réalisée en un seul week-end, avec les derniers tests effectués le lundi matin.
“Lorsque l’un des deux systèmes évolue, ils ont déjà trouvé comment maintenir la connexion avant même que vous ayez à le demander.”
Quel est le retour de Tailormade Logistics ?
Pour Tailormade Logistics, l’intégration standard permet de consacrer ses ressources à l’amélioration des processus métier plutôt qu’au développement et à la maintenance de connexions entre les systèmes. L’entreprise voit également des possibilités d’étendre davantage l’intégration. L’un des objectifs est d’intégrer dans Adfinity ses entités françaises, qui utilisent actuellement un autre système comptable.
Tailormade Logistics souhaite également automatiser le traitement des factures de ses sous-traitants de transport. À terme, ces factures pourraient être introduites dans Qargo, associées à l’ordre de transport correspondant et, après validation, transférer automatiquement les informations financières pertinentes vers Adfinity.
“Nous souhaitons que les factures liées au transport arrivent directement dans Qargo, soient associées à la commande, validées, puis qu’un message soit automatiquement envoyé à Adfinity.”
L’objectif reste le même : créer une connexion plus fluide entre les processus opérationnels de transport et la gestion financière, tout en réduisant le travail manuel superflu.
La prochaine étape : aller encore plus loin dans l’automatisation
Tailormade Logistics continue de développer son environnement financier. L’un des prochains objectifs est d’étendre Adfinity aux entités françaises de l’entreprise, qui utilisent actuellement un autre système comptable. Cela permettrait à davantage d’entités du groupe de fonctionner au sein du même écosystème financier.
L’entreprise souhaite également étendre l’intégration au-delà des factures de vente. Aujourd’hui, les factures d’achat des sous-traitants de transport nécessitent encore une vérification manuelle. À terme, Tailormade Logistics souhaite que ces factures soient introduites dans Qargo, automatiquement associées à l’ordre de transport correspondant et, après validation, que les informations financières pertinentes soient transférées vers Adfinity.
Comme l’explique Dylan : "Nous souhaitons que les factures liées au transport arrivent directement dans Qargo, soient associées à la commande, validées, puis qu’un message soit automatiquement envoyé à Adfinity. Il s’agit d’une nouvelle étape vers le même objectif qui guide le projet depuis le début : connecter les processus opérationnels de transport et la gestion financière de la manière la plus fluide possible."
À propos d’Adfinity by Easi
Adfinity est une solution ERP développée par Easi, spécialisée dans la comptabilité et les processus financiers des entreprises. Le logiciel automatise des processus tels que le traitement des factures, la comptabilité générale, la gestion des flux de trésorerie, la gestion multi-entreprises et les workflows d’approbation. Grâce au reporting en temps réel, Adfinity permet aux entreprises de prendre des décisions stratégiques sur la base de données fiables, ce qui contribue à réduire les erreurs humaines et à accroître la productivité.
À propos de Tailormade Logistics
Tailormade Logistics est une entreprise familiale internationale spécialisée dans le transport et la logistique, fondée à Gand il y a 30 ans. Aujourd’hui, l’entreprise compte environ 600 chauffeurs répartis entre ses bureaux en Belgique, en France et aux Pays-Bas, avec des départs intermodaux quotidiens vers l’Italie et la France.
À propos de Qargo
Qargo est une scale-up technologique belge fondée à Gand en 2020, avec des bureaux à Gand, Londres et Chicago. Son Transport Management System intelligent et basé dans le cloud aide les transporteurs, les freight forwarders et les 3PL à gérer leurs opérations, de la saisie des commandes et de la planification à l’exécution, la facturation et le reporting. Qargo automatise également les tâches administratives et optimise les processus de transport.
