Voor Tailormade Logistics was het verbinden van zijn Transport Management System met zijn financiële ERP een belangrijke stap naar een vlottere flow tussen transport en finance. Door Qargo te combineren met Adfinity van Easi heeft het bedrijf de link tussen transportorders, facturatie en boekhouding vereenvoudigd, terwijl het manuele werk werd verminderd en het facturatieproces werd versneld.
Toen Tailormade Logistics Qargo selecteerde als nieuw Transport Management System, beschikten Adfinity van Easi en Qargo al over een integratie. Dat bood een belangrijk voordeel. Tailormade Logistics hoefde geen maatwerkconnectie te laten ontwikkelen tussen zijn nieuwe TMS en financiële systeem: dankzij de bestaande integratie konden beide platformen snel en efficiënt met elkaar worden verbonden. Het resultaat? Snellere facturatie, minder manueel werk en een directere flow tussen transport en finance.
Wat was de situatie vóór Qargo en Adfinity met elkaar verbonden waren?
Tailormade Logistics gebruikte Adfinity al meer dan vier jaar als financiële ruggengraat. Toen het bedrijf op zoek ging naar een nieuw Transport Management System, werd de mogelijkheid om het nieuwe platform te koppelen aan de bestaande financiële omgeving een belangrijke overweging.
Na bijna een jaar een andere TMS-oplossing te hebben getest, keerde Tailormade Logistics terug naar verschillende leveranciers uit de oorspronkelijke selectieprocedure. Qargo was in de tussentijd sterk geëvolueerd en bood de flexibiliteit en visibiliteit waarnaar het bedrijf op zoek was. Ook de beschikbaarheid van een standaardintegratie met Adfinity speelde een rol in de beslissing.
Wat is de Qargo–Adfinity-integratie?
De standaardintegratie tussen Qargo en Adfinity verbindt transportactiviteiten met de financiële administratie. Uitgaande facturen worden in Qargo aangemaakt en de relevante financiële gegevens worden rechtstreeks naar Adfinity doorgestuurd voor de boekhouding. Omdat de connectie al bestaat, hoeven bedrijven die beide oplossingen gebruiken geen eigen interface te ontwikkelen en te onderhouden. Voor Tailormade Logistics nam de initiële implementatie, inclusief testing, slechts één tot twee dagen in beslag.
Dylan Vanaudenaerde, Product Owner: TMS/Business Analyst bij Tailormade Logistics, blikt terug op het project, de impact op de facturatie en de flexibiliteit die de integratie biedt naarmate het bedrijf verder evolueert.
How was the integration implemented?
De implementatie werd bewust eenvoudig gehouden. Omdat de connectie tussen Qargo en Adfinity al bestond als standaardintegratie, hoefde Tailormade Logistics zijn eigen developmentteam niet in te schakelen om een maatwerkinterface te bouwen. De initiële implementatie en testing waren in slechts één tot twee dagen afgerond. De integratie verbindt de transport- en facturatieprocessen van Qargo met Adfinity. Zodra een factuur in Qargo wordt aangemaakt, wordt de relevante financiële informatie naar Adfinity doorgestuurd voor de boekhouding.
“De initiële implementatie nam niet meer dan één à twee dagen in beslag, inclusief testing, met zeer snelle reacties van het team.”
- Dylan Vanaudenaerde, Product Owner: TMS/Business Analyst bij Tailormade Logistics
Wat zijn de concrete voordelen van de integratie?
Het belangrijkste voordeel is een directere verbinding tussen transport en finance.
Voorheen verliep de facturatie volgens een wekelijkse cyclus. Een dedicated facturatieteam bereidde de facturen voor, waarna de informatie werd doorgegeven aan de boekhouding. Met Qargo en Adfinity die met elkaar verbonden zijn, kunnen orders die op één dag worden geleverd de volgende dag al worden voorbereid voor facturatie.
Voor Tailormade Logistics betekent dit:
- Frequenter factureren, van een wekelijks naar een dagelijks proces
- Minder manueel werk tussen transport en boekhouding
- Snellere factuurverwerking
- Geen interne development nodig voor de standaardintegratie
- Een rechtstreekse flow van financiële gegevens van Qargo naar Adfinity
Voor één van de klanten van Tailormade Logistics met een groot factuurvolume werd de verwerkingstijd van een factuur teruggebracht van ongeveer 60 minuten naar 15 minuten.
De integratie bewees ook haar waarde toen Tailormade Logistics een deel van zijn organisatie herstructureerde. Btw-nummers werden geconsolideerd en twee van de grootste entiteiten werden samengevoegd. Daardoor waren aanpassingen nodig aan mappings, extra velden en kostenplaatsen in twee live-omgevingen.
Het grootste deel van het werk werd tijdens één weekend uitgevoerd, met de finale testing op maandagochtend.
“Wanneer een van beide systemen verandert, hebben zij al opgelost hoe de connectie moet blijven werken voordat je er zelfs maar naar hoeft te vragen.”
Wat is de feedback van Tailormade Logistics?
Voor Tailormade Logistics betekent de standaardintegratie dat middelen kunnen worden ingezet voor het verbeteren van bedrijfsprocessen, in plaats van voor het ontwikkelen en onderhouden van connecties tussen systemen.
Het bedrijf ziet ook mogelijkheden om de integratie verder uit te breiden. Een van de ambities is om de Franse entiteiten, die momenteel een ander boekhoudsysteem gebruiken, onder te brengen in Adfinity.
Daarnaast wil Tailormade Logistics de verwerking van facturen van transportonderaannemers automatiseren. In de toekomst zouden deze facturen in Qargo kunnen binnenkomen, aan de overeenkomstige transportorder worden gekoppeld en, na bevestiging, automatisch de relevante financiële informatie naar Adfinity kunnen doorsturen.
“We willen dat transportgerelateerde facturen rechtstreeks in Qargo binnenkomen, aan de order worden gekoppeld, worden bevestigd en vervolgens automatisch een bericht naar Adfinity sturen.”
Het doel blijft hetzelfde: een vlottere verbinding creëren tussen operationele transportprocessen en financieel beheer, en tegelijk onnodig manueel werk verminderen.
De volgende stap: nog meer automatisering
Tailormade Logistics blijft zijn financiële omgeving verder ontwikkelen. Een van de volgende ambities is om Adfinity uit te breiden naar de Franse entiteiten van het bedrijf, die momenteel een ander boekhoudsysteem gebruiken. Zo zouden meer entiteiten binnen de groep binnen hetzelfde financiële ecosysteem kunnen werken.
Daarnaast wil het bedrijf de integratie uitbreiden tot meer dan alleen verkoopfacturen. Vandaag vereist de facturatie aan de aankoopzijde voor transportonderaannemers nog een manuele controle. Tailormade Logistics wil deze facturen uiteindelijk in Qargo laten binnenkomen, ze automatisch aan de overeenkomstige transportorder laten koppelen en, na bevestiging, de relevante financiële informatie naar Adfinity laten doorstromen.
Zo legt Dylan uit: “We willen dat transportgerelateerde facturen rechtstreeks in Qargo binnenkomen, aan de order worden gekoppeld, worden bevestigd en vervolgens automatisch een bericht naar Adfinity sturen. Het is een volgende stap in dezelfde doelstelling die het project vanaf het begin heeft gedreven: operationele transportprocessen en financieel beheer zo naadloos mogelijk met elkaar verbinden."
Over Adfinity by Easi
Adfinity is een ERP-oplossing van Easi, gespecialiseerd in boekhouding en financiële bedrijfsprocessen. De software automatiseert processen zoals factuurverwerking, algemene boekhouding, cashflowbeheer, multi-companywerking en goedkeuringsflows. Dankzij realtime rapportering stelt Adfinity bedrijven in staat om strategische beslissingen te nemen op basis van betrouwbare data, wat resulteert in minder menselijke fouten en een hogere productiviteit.
Over Tailormade Logistics
Tailormade Logistics is een familiale internationale transport- en logistieke onderneming, 30 jaar geleden opgericht in Gent. Vandaag werkt het bedrijf met ongeveer 600 chauffeurs vanuit vestigingen in België, Frankrijk en Nederland, met dagelijkse intermodale vertrekken naar Italië en Frankrijk.
Over Qargo
Qargo is een Belgische technology scale-up, opgericht in 2020 in Gent, met kantoren in Gent, Londen en Chicago. Het intelligente, cloudgebaseerde Transport Management System helpt transporteurs, freight forwarders en 3PL's om hun activiteiten te beheren, van orderinvoer en planning tot uitvoering, facturatie en rapportering. Tegelijk automatiseert Qargo administratief werk en optimaliseert het transportprocessen.