Les défis
L'ambition de Point Chaud est de croître de manière exponentielle. Cette ambition était freinée par leur ancien logiciel de comptabilité.
Le besoin
Un logiciel ERP financier qui pourrait automatiser et digitaliser un grand nombre de tâches comptables fastidieuses. Un outil qui peut être facilement intégré au logiciel ERP actuel.
La solution
Adfinity a été entièrement adapté de manière modulaire aux besoins et à la structure de Point Chaud. Il automatise plus de 15 000 factures et contribue à la croissance de Point Chaud.
Nous avons rencontré Michaël Liégeois, directeur financier de Point Chaud, ainsi que sa collaboratrice, Alicia Tchernouchevitch, responsable comptable. Anne-Sophie Bricq, Account Manager chez Easi, était également présente pour participer à cette discussion enrichissante sur les défis comptables et technologiques auxquels l'enseigne est confrontée. Nous avons abordé des thèmes tels que l'efficacité et l'optimisation, mais aussi les difficultés liées à la transition digitale d'un service comptable.
Un outil conçu pour libérer les comptables des tâches répétitives
"Techniquement, avec l'ancien logiciel, il nous fallait recruter un nouveau comptable pour chaque tranche de 10 magasins supplémentaires. Donc, viser 100 ou 150 magasins devenait irréaliste. On ne pouvait pas continuer à embaucher un nouveau comptable à chaque fois que nous ajoutions 10 magasins. Il était donc essentiel de trouver un outil qui puisse libérer le comptable des tâches répétitives et chronophages, comme l'encodage, afin qu'il puisse se concentrer davantage sur les analyses. C’est là qu’Adfinity s’est imposé comme la solution idéale," explique Michaël Liégeois.
Un constat également partagé par sa collaboratrice et responsable comptable, Alicia Tchernouchevitch : "Après la mise en place du logiciel, nous avons immédiatement constaté une amélioration significative en termes de rapidité, de traitement et de retraitement des données. Le véritable boost, c’est l’automatisation, qui nous permet d'encoder 15 000 factures de moins, et ce n’est qu’un début. Avec l'agrandissement de notre centrale d’achat, nous gagnerons encore plus de temps."
Avant de compléter : "Depuis que nous utilisons Adfinity, le temps consacré aux tâches chronophages a été considérablement réduit. Nous pouvons ainsi nous concentrer davantage sur des reportings plus précis et un contrôle interne renforcé. Cette solution offre aussi la possibilité d’évoluer facilement, car elle peut être interfacée avec plusieurs autres systèmes ERP."
Rapidité de l'information et optimisation de la gestion analytique de 40 magasins
"Lors du changement de notre logiciel comptable, les critères essentiels pour nous étaient la gestion analytique de nos 40 points de vente et la rapidité du traitement des données. Il est primordial que les informations soient transmises rapidement, de manière fiable et concise. Les équipes sur le terrain doivent avoir accès à ces données en temps réel pour agir directement en magasin," explique Michaël Liégeois. "Une autre de nos motivations était également le passage d'une comptabilité papier à une comptabilité 100 % digitale, de l'encodage jusqu'à l'approbation des factures. Adfinity a donc été le point de départ d'une toute nouvelle organisation de travail."
En procédant à ce changement, les responsables d'Adfinity ont également prêté attention aux personnes qui utilisaient le logiciel
"Passer d'un logiciel avec lequel on travaille depuis 25 ans ne se fait pas du jour au lendemain. Le passage à un outil ultra-digital, offrant une multitude de fonctionnalités, a nécessité un certain nombre d'ajustements. Il a donc été crucial de collaborer étroitement avec l'équipe, car sans son engagement, la transition aurait été impossible. Avec le recul, en examinant les résultats et les performances obtenus, ce qui semblait initialement complexe apparaît désormais comme une expérience extrêmement enrichissante et positive," explique Alicia Tchernouchevitch.
"Le changement d'un logiciel de comptabilité dans une entreprise représente toujours un véritable défi. C'est un projet d'une envergure considérable. Comme l'ont souligné Michael et Alicia lors de nos échanges, les débuts sont souvent chaotiques, et la réussite d'un projet de cette ampleur repose, dans la grande majorité des cas, sur l'adoption par les utilisateurs de ce nouveau logiciel. Chez Easi, nous comprenons cette réalité, et c'est là que nous nous démarquons concrètement. Nous sommes une société de services, et notre force réside dans nos équipes. Nous souhaitons réellement accompagner nos clients en comprenant leurs besoins. Nous ne voulons pas simplement leur fournir un logiciel ; nous voulons qu'ils se sentent soutenus, autonomes et à l'aise dans leur gestion quotidienne. Aujourd'hui, je suis ravie de voir que Point Chaud a pu mettre en place une stratégie de digitalisation et d'automatisation avec des utilisateurs satisfaits. Cela prouve que notre approche, centrée sur les services et sur l'humain, fonctionne, et nous en sommes très fiers," conclut Anne-Sophie Bricq, Accounting Manager chez Easi.