De uitdaging
Point Chaud heeft de ambitie om exponentieel te groeien. Deze ambitie werd belemmerd door hun vorige boekhoudsoftware.
De behoefte
Een financiële ERP-software die veel tijdrovende boekhoudtaken kan automatiseren en digitaliseren. Een tool die gemakkelijk kan worden geïntegreerd met de huidige ERP-software.
De oplossing
Adfinity werd volledig modulair afgestemd op de behoeften en structuur van Point Chaud. Het automatiseert meer dan 15.000 facturen en draagt bij aan de groei van Point Chaud.
We spraken met Michaël Liégeois, CFO van Point Chaud, en zijn collega Alicia Tchernouchevitch, Accounting Manager. Anne-Sophie Bricq, Account Manager bij Easi, was ook aanwezig om deel te nemen aan dit verrijkende gesprek over de boekhoudkundige en technologische uitdagingen waar de keten voor staat. We bespraken onderwerpen als efficiëntie en optimalisatie, maar ook de moeilijkheden die gepaard gaan met de digitale transitie van een boekhoudafdeling.
Een tool ontworpen om accountants te bevrijden van repetitieve taken
“Technisch gezien moesten we met de oude software voor elke 10 extra winkels een nieuwe boekhouder aannemen. Dus streven naar 100 of 150 winkels werd onrealistisch. We konden niet telkens een nieuwe boekhouder aannemen als er 10 winkels bijkwamen. Het was daarom essentieel om een tool te vinden die de boekhouder kon bevrijden van repetitieve en tijdrovende taken, zoals inboeken van facturen, zodat deze zich meer kon concentreren op analyse. Dat is waar Adfinity de ideale oplossing voor was,” legt Michaël Liégeois uit.
Alicia Tchernouchevitch, assistente en hoofd boekhouding van het bedrijf, is het daarmee eens: “Na de installatie van de software merkten we onmiddellijk een aanzienlijke verbetering op het vlak van snelheid, gegevensverwerking en herverwerking. De echte stimulans is de automatisering, waardoor we 15.000 facturen minder hoeven te boeken, en dat is nog maar het begin. Met de uitbreiding van onze inkoopcentrale zullen we nog meer tijd besparen.”
Ze voegt eraan toe: “Sinds we Adfinity gebruiken, is de tijd die we besteden aan tijdrovende taken aanzienlijk verminderd. Als gevolg daarvan kunnen we ons meer concentreren op nauwkeurigere rapportage en versterkte interne controle. Deze oplossing biedt ook eenvoudige schaalbaarheid, omdat het gekoppeld kan worden met verschillende andere ERP-systemen.”
De snelheid van de gegevensstroom en de optimalisatie van het analytisch beheer van 40 winkels
“Toen we van boekhoudsoftware veranderden, waren de belangrijkste criteria voor ons het analytische beheer van onze 40 verkooppunten en de snelheid van gegevensverwerking. Het is van vitaal belang dat informatie snel, betrouwbaar en voor iedereen duidelijk wordt doorgegeven. Teams in het veld moeten in realtime toegang hebben tot deze gegevens, zodat ze direct in de winkel kunnen handelen,” legt Michaël Liégeois uit. “Een andere motivatie was ook de overgang van een papieren boekhouding naar een 100% digitale boekhouding, van codering tot goedkeuring van facturen. Adfinity was daarom het uitgangspunt voor een compleet nieuwe werkorganisatie.”
Bij de overstap hebben de mensen van Adfinity ook aandacht besteed aan de mensen achter de software
Overstappen van software waar je 25 jaar mee hebt gewerkt is geen gemakkelijke taak. De overstap naar een ultradigitale tool met een veelheid aan functionaliteiten vergde enige aanpassing. Het was daarom cruciaal om nauw samen te werken met het team, want zonder hun inzet zou de overgang onmogelijk zijn geweest. Terugkijkend op de behaalde resultaten en prestaties blijkt wat aanvankelijk complex leek nu een zeer lonende en positieve ervaring te zijn”, legt Alicia Tchernouchevitch uit.
“Het veranderen van boekhoudsoftware in een bedrijf is altijd een echte uitdaging. Het is een project van aanzienlijke omvang. Zoals Michael en Alicia tijdens onze gesprekken al aangaven, zijn de eerste fasen vaak hobbelig, omdat je een geheel nieuwe tool en de bijbehorende processen moet leren. Het succes van een project van deze omvang hangt in veruit de meeste gevallen af van de acceptatie van de nieuwe software door de gebruikers.
"Bij Easi begrijpen we deze realiteit, en dat is waar we ons echt onderscheiden. Wij zijn een dienstverlenend bedrijf en onze kracht ligt in onze teams. Wij willen onze klanten echt ondersteunen door hun behoeften te begrijpen. We willen ze niet alleen software leveren; we willen dat ze zich ondersteund, autonoom en op hun gemak voelen in hun dagelijkse management. Vandaag ben ik verheugd om te zien dat Point Chaud in staat is geweest om een digitaliserings- en automatiseringsstrategie te implementeren met tevreden gebruikers. Dit bewijst dat onze servicegerichte, mensgerichte aanpak werkt, en daar zijn we erg trots op,” besluit Anne-Sophie Bricq, Accounting Manager bij Easi.