Aujourd'hui, Technopolis se compose de deux entités, explique Wendy Umans, Finance & Procurement Manager chez Technopolis. Dans les années 80 et 90, lorsqu’il n’était pas encore question du centre interactif pour la science et la technologie, nous passionnions déjà les Flamands pour ces matières en tant que Flanders Technology International, ou F.T.I. asbl. Aujourd'hui, F.T.I. asbl est toujours le moteur derrière Technopolis, mais Technopolis NV est également apparue. La comptabilité a dû être numérisée et alignée pour ces deux structures. C'est la raison pour laquelle nous nous sommes mis à la recherche d'un nouveau programme".
Comment avez-vous découvert EASI ?
"Nous sommes tenus par la législation sur les marchés publics", dit Wendy. "Notre choix s'est finalement porté sur Adfinity. Lorsque nous considérons le paquet proposé, les possibilités offertes par rapport à nos souhaits et le prix, nous devons bien admettre que tout était parfaitement équilibré. L'offre d'Adfinity était tout simplement la meilleure".
Quelle est la valeur ajoutée d'Adfinity pour vous ?
"Nous avons pu beaucoup digitaliser", explique Wendy. "Que ce soit les factures ou le flux des accords. Aujourd'hui, nous avons également le 3-way match entre le bon de commande, le bon de livraison et la facture. Cela permet de tout couvrir".
Qu'est-ce qui rend Adfinity intuitif ?
Jacqueline Van De Ven, Accounts Payable Officer, déclare : "Avec Adfinity on a tout l'aperçu en un clic. Que ce soit le PDF scanné, les demandes, les réservations, la factures approuvées. Tout le flux en amont".
Gagnez-vous beaucoup de temps ?
"C'est clair", explique Petra Van Horen, Procurement Officer. "Si besoin, ou en cas d'urgence, nous pouvons envoyer et finaliser un bon de commande en 10 minutes. Cela ne fonctionne pas avec tous les bons de commande, mais c'est une possibilité. Cela veut donc dire, toute la mise en page et la réception du bon signé".
Jacqueline Van De Ven, Accounts Payable Officer, poursuit : "Envoyer les factures digitales pour accord est un énorme gain de temps. Le fait de ne pas devoir tout copier me fait ainsi gagner deux heures sur mon travail de la journée".
Qu'en pensent vos collaborateurs ?
La numérisation a été très bien accueillie, explique Wendy Umans, Finance & Procurement Manager.
Procurement Officer, Tinne Geens approuve : "Il a d'abord fallu dire adieu à l'ère papier. Tout se trouve sur l'ordinateur et ça fonctionne très bien". Petra ajoute : "Fini de partir à la chasse aux signatures grâce au processus d'approbation digital. C'est un énorme progrès".
Par ailleurs, Wendy note également qu'une grande valeur ajoutée a été créée pour les gestionnaires de budget. "C'est très facile de réaliser un bon de commande, et ceux-ci sont également liés aux budgets. Le fait qu'ils puissent voir en permanence le budget à leur disposition et ce qu'il leur reste, c'est fantastique. Ils ont ainsi une gestion idéale et peuvent prendre les bonnes décisions.
Quelles sont les meilleures fonctionnalités ?
Yves Coeck, Accounts Receivable Officer, a vite la réponse. "Une chose dont je ne pourrais plus me passer : le code TLSEXTMIS. Ce code permet d'inverser complètement une commande. Donc s'il faut une provision pour quelque chose, nous pouvons totalement l'inverser. Sans devoir copier, sans devoir tout retaper. C'est automatiquement copié et inversé. C'est un gain de temps énorme lors des clotures trimestrielles ou annuelles".
"Un élément dont nous ne pourrions plus nous passer, c'est la fonction d'importation", explique Tinne. "On a énormément de commandes identiques chaque semaine, qui diffèrent uniquement au niveau de la quantité. Grâce à l'importation, on peut très facilement établir un bon de commande dans lequel on peut adapter la quantité".
Appréciez-vous la collaboration avec EASI ?
Wendy Umans, Finance & Procurement Manager, est particulièrement satisfaite. "Je ne peux être que positive quant à la collaboration avec EASI. Surtout en ce qui concerne la rapidité de communication. Nous avons toujours rapidement une réponse à nos questions. Pour nous cela représente une réelle valeur ajoutée".
