+ 300.000
bezoekers
5
Adfinity-gebruikers
33
Adfinity Web-gebruikers

Vandaag bestaat Technopolis uit twee entiteiten, vertelt Wendy Umans, Finance & Procurement Manager bij Technopolis. "In de jaren ’80 en ’90, toen er nog geen sprake was van het Vlaamse doe-centrum voor wetenschap en technologie, maakte Flanders Technology International oftewel F.T.I vzw de Vlamingen warm voor wetenschap en technologie. Vandaag is die vzw nog altijd de drijvende kracht achter Technopolis, maar is er daarnaast ook Technopolis NV. De boekhouding moest voor die beide structuren gedigitaliseerd en gealigneerd worden. Daarom gingen we op zoek naar een nieuw programma."

Hoe zijn jullie bij EASI terecht gekomen?

"Wij zijn gebonden aan wetgeving inzake overheidsopdrachten," zegt Wendy. "Uiteindelijk is onze keuze gevallen op Adfinity. Als we kijken naar wat het pakket kan, de mogelijkheden die het aanbiedt, wat onze wensen waren en de prijs van het pakket, moeten we toegeven dat dit allemaal heel mooi in balans is. Adfinity kwam op die manier als beste speler uit onze vergelijking."

Wendy_Technopolis

Waarin zit voor jullie de toegevoegde waarde van Adfinity? 

"We hebben heel veel kunnen digitaliseren," zegt Wendy. "Zowel qua facturen als de flow van goedkeuringen. Vandaag hebben we ook een 3-way match hebben tussen de bestelbon, de leverbon en de factuur. Zo is het geheel mooi afgedekt."

Wat maakt Adfinity voor jullie gebruiksvriendelijk?

Jacqueline Van De Ven, Accounts Payable Officer, vertelt: "Wat Adfinity voor ons erg gebruiksvriendelijk maakt is het feit dat je in één klik meteen het hele plaatje te zien krijgt. Van de ingescande pdf, tot aanvragen, boekingen en ook de goedgekeurde facturen. De volledige flow erachter is zichtbaar." 

Jacqueline_Technopolis

Winnen jullie veel tijd? 

"Toch wel," zegt Petra Van Horen, Procurement Officer. "Als we écht willen en als het dringend is natuurlijk, zijn we nu in staat om in 10 minuten een volledige bestelbon te versturen en af te werken. Dat lukt natuurlijk niet voor elke bestelbon, maar het is wel mogelijk. En dan bedoel ik effectief de volledige opmaak van het document en het in die tijdspanne ondertekend terugkrijgen."

Jacqueline Van De Ven, Accounts Payable Officer, vult aan: "Aan de aankoopkant is het feit dat we facturen nu digitaal ter goedkeuring kunnen sturen een enorme tijdswinst. Alleen al de tijd die ik nu niet meer achter het kopieerapparaat doorbreng, zal vlot een tijdswinst van twee uur per week zijn."

Petra_Technopolis

Wat zijn de reacties intern? 

De digitalisering heeft voor heel wat positieve reacties gezorgd, zegt Wendy Umans, Finance & Procurement Manager. 
Procurement Officer, Tinne Geens treedt haar bij: "In de eerste plaats is dit voor ons toch bye bye papieren tijdperk. Alles zit in de computer en dat werkt geweldig vlot." Ook Petra zijn er nog positieve gevolgen. "Dankzij onze digitale goedkeuringsflow zijn we verlost van de jacht op de handtekeningen. Dat is echt een ongelooflijke vooruitgang."

Daarnaast merkt Wendy ook op dat er ook een grote meerwaarde is gecreëerd voor de budgetbeheerders. "Het is niet alleen en fluitje van een cent om een bestelbon op te maken, ze zijn ook meteen gelinkt aan de budgetten. Het feit dat ze nu continu zicht hebben op het budget waarmee ze mogen werken en wat daarvan nog beschikbaar is, is voor hen van goudwaarde. Daarmee kunnen zij perfect handelen en de juiste beslissingen nemen." 

Tine_Technopolis

Welke functies zouden jullie niet meer kunnen missen? 

Yves Coeck, Accounts Receivable Officer, moet niet lang nadenken. "Voor mij is dat de code "TLSEXTMIS" die zorgt ervoor dat een bepaalde boeking volledig omgedraaid wordt. In het geval we iets moeten provisioneren, kunnen wie die provisieboeking gewoon volledig omdraaien, zonder dat we hoeven te kopiëren of zaken volledig opnieuw te typen. Het programma kopieert dat automatisch en draait het ook automatisch om. Dat is voor ons een zeer grote tijdswinst bij kwartaal- of jaarafsluitingen." 

"Wat wij niet meer zouden kunnen missen, is de importfunctie," zegt Tinne. "We hebben erg veel bestellingen waar het altijd over dezelfde producten gaat, maar waarvan de hoeveelheid telkens verschilt. Via die importfunctie kunnen we supergemakkelijk een mooie bestelbon opmaken waarin we dan enkel die hoeveelheden moeten aanpassen." 

Yves_Technopolis

Hoe verloopt de samenwerking met EASI? 

Wendy Umans, Finance & Procurement Manager, is bijzonder tevreden. "Over de samenwerking met EASI kan ik eigenlijk alleen maar heel positief zijn. Wat ik vooral belangrijk vind, zijn de korte communicatielijnen. Wij hebben een vraag, we stellen de vraag en dan krijgen we heel snel antwoord. Dat is voor ons dé grote meerwaarde."