Verwerking van digitale facturen via OCR, een helder en strak reconciliatieproces en digitale goedkeuringsflows. Het zijn maar enkele van de kenmerkende veranderingen van het sterke digitalisatieverhaal van AVA.
AVA is een familiebedrijf met een sterke reputatie. In totaal hebben ze zo’n 550 werknemers in dienst. Alles staat in het teken van hun klanten. Ze exporteren naar 7 landen en in totaal bedienen ze zo’n 5.000 professionele klanten via AVA Pro. Daarnaast verwerken ze in hun 50 winkels in België en Luxemburg elk jaar meer dan 25.000 aankoopfacturen en meer dan 4.5 miljoen verkooptransacties. Behoorlijk indrukwekkende cijfers.
Waarom AVA voor EASI koos
Boekhoudkundig bestaat het bedrijf uit een patrimoniumvennootschap en een exploitatievennootschap waaronder de winkels, een fabriekslijn en het logistieke magazijn vallen. Om alles vlot te kunnen rapporteren zijn in beide entiteiten de afdelingen opgezet als costcenters. Natuurlijk draait de onderneming het gros van haar omzet in de winkels en dat gaat gepaard met een enorme hoeveelheid tickets en nog eens zoveel kleine facturen. Hierdoor is een performant reconciliatieproces onontbeerlijk en zo is het bedrijf ook bij EASI terecht gekomen vertelt CFO, Chris Elsen.
“We misten in ons vorige pakket de digitale omslag. Zelfs met een update/upgrade kon dat programma ons de features die we nodig hadden niet bieden. Ik denk dan bijvoorbeeld aan elektronische facturatie, elektronisch debiteuren management, performante reconciliatie tools… We bleven voor heel wat zaken rond reconciliatiemanagement aangewezen op Excel. Daarom hebben we ons hele proces herbekeken. Omdat ons warehousesysteem in de magazijnen nog draait op een AS 400 platform (vandaag beter gekend als IBM i)
wisten we dat onze nieuwe partner hier goed in thuis moest zijn. Elke softwarepartner kan na een tijdje natuurlijk alles, maar we wilden geen ‘testcase’ zijn. We wisten dat EASI voor andere klanten met hun boekhoudsoftware Adfinity al gelijkaardige problemen had opgelost en dat gaf ons wel vertrouwen in de voorgestelde oplossingen.”
Over daily wins en nieuwe voordelen
De digitalisatie van de boekhouding bracht heel wat voordelen mee voor AVA én die voelen ze in hun hele departement.
Accounts Payable
Charlotte die mee verantwoordelijk is voor de AP ziet drie grote voordelen.
“Ten eerste is er de digitalisatie in het algemeen. We zijn weg van de papieren flow. Inkomende facturen kunnen we in elk formaat kunnen verwerken, klassiek via de post, PDF via mail, XML via PEPPOL… De OCR-tool filtert op de noodzakelijke data en dat zorgt voor zeer efficiënte en snelle boekingen. Het is ook bijzonder handig dat we in de digitale goedkeuringsflow die daarop volgt, meteen een verantwoordelijke of een goedkeurder toevoegen die dan via de webtool een factuur kan goedkeuren, weigeren of becommentariëren. Zelfs maanden later kan je in één klik weer zien wie wat wanneer heeft goedgekeurd, of nog in behandeling heeft staan.”
“Daarnaast kunnen we nu ook automatische betaaladviezen versturen naar onze leveranciers. Vroeger moesten we altijd manuele betaaldetails sturen, maar vandaag kunnen we met een druk op de knop leveranciers per mail automatisch een detail toesturen met hun onderliggende facturen. Dat is een nieuwe functie voor ons waar we heel tevreden van zijn.”
“En tot slot, vind ik het programma gebruiksvriendelijk. Alles is traceerbaar, makkelijk te vinden en vooral, het blijft in het systeem aanwezig. Je hoeft nooit meer te gaan zoeken én het is voor iedereen raadpleegbaar omdat je op alles kan doorklikken tot je het finale document te zien krijgt.”
Accounts Receivable
Ook hier hebben we als departement vooruitgang geboekt zegt Chris. “Samen met EASI zijn we erin geslaagd om een interface op te zetten tussen ons verkooppakket en Adfinity. Alle verkopen worden nu netjes ingelezen in Adfinity, inclusief de betaallijnen voor wat betreft de winkelverkopen. Onze interface pikt de gewenste data dan op voor latere behandeling.”
“Daarnaast is de kopieerfunctie binnen Adfinity ook handig voor manuele facturen binnen bijvoorbeeld onze vastgoedvennootschap. Via die functie kunnen ze zeer snel opgemaakt worden en elektronisch verstuurd worden.
Toegevoegde waarde
Chris is tevreden over de toegevoegde waarde van heel wat features binnenin Adfinity. Zo dragen volgens hem inzake closing tal van tools bij tot een hoge efficiëntie. Het gaat dan onder meer om de mogelijkheid om automatische verdelingen te maken van bepaalde costcenters, het omgekeerd kunnen kopiëren van boekingen en het inlezen van complexe boekingen vanuit Excel.
Een bijkomende functie die hij het vermelden waard vindt, is het feit dat rappels zowel elektronisch als op papier verzonden kunnen worden. Zij bewaren de documenten via de document management module waarin ze later handig raadpleegbaar zijn.
Ook voor het verwerken van de betaaltransacties werd onder de loep genomen, zegt Chris. “Het verwerken van de banktransacties vertrekt vanaf de CODA (maar ook MT940) en Adfinity is nu in staat om alle data te extraheren die we later nodig hebben om de latere reconciliatie te doen. Binnen retail is dit een zeer belangrijk gegeven, gezien het groot aantal elektronische betaaltransacties van verschillende betaalmethodes die we accepteren online en in de winkels.”
Tot slot maakt het team ook veel gebruik van de Webexpense zodat medewerkers hun onkosten kunnen declareren en gebruiken ze de applicatie Adflow om bepaalde documenten in te lezen of te archiveren.
Verder digitaliseren
Nu het bedrijf heeft geproefd van de digitalisatiemogelijkheden met hun boekhoudpakket, ligt de weg volledig open. Er zijn nog verschillende zaken die AVA in Adfinity kan optimaliseren, zegt Chris. “Ik denk dan aan: domiciliëringen van klantenfacturen, het aanbieden van wisselbrieven of de automatisatie van POD’s.”
Alle kostenfacturen kennen binnen AVA vandaag een digitaal parcours, maar voor de goederen (een gedeelte van hun Accounts Payable proces) is er nog geen automatische link vanuit het IBM i systeem met Adfinity, zegt Chris. “Corona heeft wat roet in het eten gegooid, maar binnenkort zetten we binnen de stand alone OCR module van Adfinity een automatisatie op die op basis van uitgelezen metadata van de facturen deze automatisch zal vergelijken met de geregistreerde goederenontvangsten. Dat zal opnieuw een pak manueel werk uitsparen.”
Interessant pakket
Chris merkt op dat heel wat andere software vertrekt vanuit een soort onefitsall mentaliteit, waarbij er dan voor de Belgische markt nog zeer veel aanpassingen moeten gebeuren. Dat Adfinity vertrekt vanuit de Belgische markt vindt hij een voordeel. 'Bovendien is het een breed pakket met heel wat interessante features. Wat er niet is kan bovendien relatief eenvoudig gebouwd worden en dat is echt wel een troef.'
Zeker voor bedrijven met voldoende schaalgrootte vindt Chris dat EASI met Adfinity een goed pakket in hadden heeft. “Ik zou zeggen, vanaf de grotere KMO ben je goed geholpen met dit programma. EASI is een bedrijf dat heel erg open staat voor feedback en meedenkt met haar klanten. Het is fijn om te merken dat wanneer iets niet voldoet, er snel bijgestuurd kan worden en dat aanpassingen kunnen doorgevoerd worden zonder dat die later impact hebben op de updates.”
