Algemene voorwaarden

1. Algemene voorwaarden (v2021.001)

1.1. BASISVOORWAARDEN

ARTIKEL 1

Deze algemene voorwaarden zijn onderverdeeld in basisvoorwaarden, van toepassing op elke overeenkomst, van welke aard ook, afgesloten tussen Easi en de klant, en in specifieke voorwaarden, van toepassing naargelang het voorwerp van het contract. De basisvoorwaarden staan in hoofdstuk 1, de specifieke voorwaarden in de hoofdstukken 3 en volgende. De voorschriften uit hoofdstuk 1 zijn van toepassing op alle gevallen die beoogd worden door de hoofdstukken 3 en volgende.

ARTIKEL 2

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing met uitsluiting van alle andere algemene voorwaarden. Door het plaatsen van een order bij Easi aanvaardt de klant onherroepelijk de toepassing van deze algemene voorwaarden, met uitsluiting van alle andere. Ervan afwijken kan alleen door middel van een geschrift houdende specifieke voorwaarden, opgesteld en ondertekend door een daartoe door Easi bevoegd verklaard persoon. Indien Easi schriftelijk de aankoopvoorwaarden van de klant geaccepteerd heeft, hebben deze voorrang op de commerciële en algemene voorwaarden van Easi. De commerciële en algemene voorwaarden van Easi blijven evenwel van toepassing voor de zaken die niet vermeld worden in de aankoopvoorwaarden van de klant.

ARTIKEL 3

De bepalingen van het contract afgesloten tussen Easi en de klant vernietigen en vervangen alle andere bepalingen, voorwaarden, overeenkomsten of bedingen, briefwisseling en/of vroegere overeenkomsten. De bepalingen van het contract en van deze algemene voorwaarden kunnen noch geheel noch gedeeltelijk gewijzigd, aangevuld of ingetrokken worden, behoudens schriftelijk akkoord tussen Easi en de klant. De latere versies van deze algemene voorwaarden zullen echter beschouwd worden als onherroepelijk aanvaard door de klant, wanneer deze zijn weigering niet uitgesproken heeft vóór het vervallen van een termijn van een maand, die ingaat op de datum waarop ze verzonden zouden zijn door Easi.

ARTIKEL 4

Indien de klant zijn bestelling annuleert, voor of tijdens de uitvoering van de overeenkomst, heeft Easi de keuze om ofwel de verplichte uitvoering, ofwel de betaling van een schadevergoeding te eisen.

In dat geval zal de schadevergoeding minstens bestaan uit (1) de kostprijs van de goederen die Easi al besteld had met het oog op de levering aan de klant, (2) alle andere door Easi te dragen kosten en de honoraria verschuldigd voor de al geleverde prestaties tot op de datum van het annuleren van de bestelling of van de beëindiging van de overeenkomst, en, (3) een winstdervingsvergoeding gelijk aan 50% van de bedragen waarop Easi recht zou gehad hebben ingeval van volledige uitvoering van het contract.

In geval van faillissement van één van beide partijen zal de overeenkomst van rechtswege ontbonden zijn alsook in het geval van een procedure van gerechtelijke reorganisatie, wanneer de klant geen einde heeft gesteld aan zijn tekortkoming binnen een termijn van veertien dagen nadat hij daartoe in gebreke werd gesteld door Easi.

ARTIKEL 5

5.1

Tenzij anders bepaald zijn onze offertes vanaf de datum van hun verzending 3 maanden geldig; voor hardware en software (niet ontwikkeld door Easi) zijn de offertes 2 weken geldig vanaf dezelfde datum. Alle bedragen die in de offertes vermeld worden zijn exclusief btw.

De facturen van Easi moeten tien dagen na factuurdatum en zonder korting betaald zijn.

Protest tegen een factuur moet uiterlijk binnen de vijftien dagen na factuurdatum schriftelijk bij Easi toekomen. Iedere binnen de vijftien dagen na uitgifte niet schriftelijk gecontesteerde factuur wordt verondersteld definitief en onherroepelijk door de klant aanvaard te zijn.

Elke op de vervaldag onbetaalde factuur wordt van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd met een intrest gelijk aan de wettelijke intrestvoet van 6%, en met een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 15% van het factuurbedrag, met een minimum van 200 €.

Bij niet-betaling van een factuur op zijn vervaldag, mag Easi daarenboven van rechtswege en zonder ingebrekestelling de uitvoering van alle leveringen en verrichtingen opschorten tot de factuur betaald is, evenwel zonder dat de klant van zijn verplichtingen wordt ontheven. Bij niet-betaling van een factuur binnen de vijftien dagen na ingebrekestelling kan Easi de verbreking van de overeenkomst vaststellen ten laste van de klant, en van hem een schadevergoeding vorderen zoals bepaald in artikel 4.

5.2

De nevenkosten zijn nooit inbegrepen in de forfaitaire prijzen en worden door Easi bijkomend aan de klant gefactureerd. De nevenkosten bestaan onder meer uit de verplaatsings-, parkeer- en verblijfskosten van de werknemers van Easi.

Voor België en het Groothertogdom Luxemburg bedragen de verplaatsingskosten, inclusief de reistijd, 125 € per verplaatsing. De verplaatsingskosten worden jaarlijks geïndexeerd op 1 januari op basis van de consumentenprijsindex, wetende dat de basisindex deze van de maand november 1996 is en de nieuwe index deze van de maand november die de aanpassing voorafging. Wanneer er geen indexaanpassing plaatsvindt op de jaarlijks overeengekomen datum betekent dat niet dat er afgezien wordt van de toepassing ervan in de loop van het jaar of op latere jaarlijkse data.

De verplaatsingskosten buiten België en het Groothertogdom Luxemburg zullen overeengekomen worden met de klant in de bijzondere voorwaarden.

ARTIKEL 6

De in het contract opgegeven termijnen voor levering van de goederen of voor uitvoering van de prestaties zijn slechts indicatief, dus niet bindend. Een afwijking ervan geeft de klant dus niet het recht enige schadevergoeding te eisen of het contract eenzijdig te beëindigen of te ontbinden.

Indien wel een strikte leveringsdatum wordt bepaald in het contract, zal de klant de ontbinding of de beëindiging ervan alleen kunnen eisen indien Easi in gebreke werd gesteld haar verplichtingen binnen een redelijke termijn, aangepast aan de omstandigheden, uit te voeren, met dien verstande dat de klant geen enkele schadevergoeding van Easi kan eisen indien de uitvoering van de verplichting binnen deze redelijke termijn is geschied. De termijn zal enkel als verplicht beschouwd worden indien de contractuele clausule van de bijzondere voorwaarden, die er betrekking op heeft, uitdrukkelijk en met deze woorden, met uitsluiting van alle andere, vermeldt dat het wel degelijk om een bindende termijn gaat.

ARTIKEL 7

Easi kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor schade wegens een gebrek of, indien een strikte leveringsdatum voorzien werd, wegens vertraging in de uitvoering van haar contractuele verplichtingen, wanneer de oorzaak van dit gebrek of van deze vertraging haar niet ten laste kan gelegd worden zoals, bijv. in geval van een beschikking van hogerhand, overmacht, oorlog, opstand, staking of een gebrek bij de eigen leveranciers.

Ingeval Easi toch een schadevergoeding moet betalen, dan wordt deze alleszins beperkt tot de directe schade, met uitsluiting van indirecte schade zoals winstderving, verhoging van algemene kosten, verstoring van de planning, of verlies van winst, cliënteel of kortingen voor de klant.

Wanneer Easi de klant een schadevergoeding en eventuele interesten verschuldigd is, blijft dit bedrag in iedere geval beperkt tot 50% van het in het contract vastgelegde bedrag met uitzondering van standaard hardware en software die niet ontwikkeld werden door Easi.

ARTIKEL 8

Easi en de klant verbinden zich tot geheimhouding van de informatie over de productie-, organisatie- en werkmethodes en andere informatie die zij in het kader van de onderhandelingen en de uitvoering van de overeenkomst vernemen.

Zij verbinden zich ertoe de verkregen informatie niet zonder schriftelijke toelating van de andere partij te zullen verspreiden.

Zij verbinden zich ertoe deze informatie enkel te zullen meedelen aan de werknemers die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de overeenkomst, of die de desbetreffende programma’s gebruiken, en garanderen aan voornoemde werknemers ten aanzien van de confidentiële informatie geheimhoudingsplicht opgelegd te hebben.

ARTIKEL 9

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming vanwege Easi, mag de klant het contract of de rechten en plichten die hierop betrekking hebben, niet overdragen aan derden, geheel noch gedeeltelijk, noch in pand geven. Iedere overdracht zonder voorafgaand en schriftelijk akkoord van Easi is niet afdwingbaar. Easi kan afstand doen van alle rechten en plichten die voor haar resulteren uit het onderhavige contract met behulp van een eenvoudige melding van deze afstand aan de klant, die in dat geval een einde kan stellen aan het contract mits naleving van de contractuele opzegtermijn.

ARTIKEL 10

Het is de klant aan wie Easi diensten verleent of heeft verleend verboden om eender welk personeelslid van Easi (en van alle ondernemingen die tot dezelfde groep behoren) of welke onderaannemer van Easi rechtstreeks of onrechtstreeks, onder welk statuut dan ook, persoonlijk of via tussenkomst van een natuurlijke of een rechtspersoon, in dienst te nemen of prestaties toe te vertrouwen, ongeacht of de klant er al dan niet contact mee had. Onder personeelslid of onderaannemer van EASI dient men zowel deze die nog steeds actief zijn in deze hoedanigheid als deze die dat vroeger waren te beschouwen.

Dit verbod geldt zowel tijdens de uitvoering van het contract als gedurende een periode van drie jaar volgend op de datum van de beëindiging van de contractuele relaties tussen Easi en de klant, en/of gedurende één jaar volgend op de datum van de beëindiging van de contractuele relaties tussen Easi en haar werknemer of onderaannemer.

In geval van niet-naleving van voormeld verbod moet de klant aan Easi een schadevergoeding betalen gelijk aan vierentwintig keer de globale maandelijkse kost die Easi draagt voor de prestaties van de desbetreffende werknemer of onderaannemer. De globale maandelijkse kost wordt vastgesteld op basis van het gemiddelde van de maanden, beperkt tot een periode van twaalf maanden, voorafgaand aan de beëindiging van de overeenkomst tussen Easi en de betrokken werknemer of onderaannemer, onder voorbehoud van het recht van Easi om een hogere schadevergoeding te vorderen indien de werkelijk geleden schade groter zou zijn.

ARTIKEL 11

De nietigheid van een clausule van de overeenkomst tast de geldigheid van de overige clausules van het contract niet aan.

ARTIKEL 12

Geschillen m.b.t. geldigheid, interpretatie, uitvoering of ontbinding van de overeenkomst tussen Easi en haar klant vallen onder de toepassing van het Belgische recht en behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van de sociale zetel van Easi.

Easi behoudt evenwel de mogelijkheid om de klant te dagen voor de rechtbank van de plaats waar de klant haar maatschappelijke zetel heeft, of, ingeval het een vordering in tussenkomst en vrijwaring betreft, voor de rechtbank waar de hoofdvordering werd ingeleid.

 

1.2. STANDAARD HARDWARE EN SOFTWARE DIE NIET DOOR EASI ONTWIKKELD WORDT

ARTIKEL 13

Titel 1.2 betreft de door Easi aan de klant verkochte hardware en niet door Easi zelf ontwikkelde standaardprogramma’s, voor dewelke Easi dus enkel als eenvoudig tussenpersoon optreedt.

ARTIKEL 14

De klant verklaart van Easi alle nuttige informatie ontvangen te hebben om met kennis van zaken zijn keuze te maken, meer bepaald over de verhouding tussen zijn concrete behoeften en de hardware en de bestelde software.

De klant ziet daarom af van elk verhaal tegen Easi indien hij nadien zou vaststellen dat de geleverde standaard hardware en software niet voldoen aan bepaalde behoeften, tenzij deze op voorhand duidelijk omschreven waren op de bestelbon, of in voorkomend geval, in het lastenboek.

ARTIKEL 15

15.1

De installatiekosten van het informaticamateriaal en de standaard software zijn niet inbegrepen in de overeengekomen prijs voor hun levering. Wanneer er geen bijzondere overeenkomst is, worden deze kosten gefactureerd in regie aan het bij Easi voor dergelijke prestaties geldend tarief.

15.2

De klant verwerft pas de eigendom van het geleverde informaticamateriaal van de dragers van de standaard software en de bijhorende gebruikslicentie na volledige betaling van de desbetreffende facturen. Zolang de klant niet alles betaald heeft blijft Easi dus eigenaar van de geleverde hardware en standaard software, en de enige titularis van het gebruiksrecht daarop.

Voor dat geleverd wordt moet de klant eerst schriftelijk aan Easi de naam, het adres en het telefoonnummer meedelen van de verhuurder van het pand waarin het bestelde materiaal wordt geïnstalleerd, alsook de naam, het adres en het telefoonnummer van elke op zijn handelsfonds bevoorrechte schuldeiser. Zolang Easi deze inlichtingen niet ontvangen heeft mag zij de levering opschorten. Easi mag bovendien de verhuurder en de eventuele schuldeisers informeren dat zij eigenaar is en blijft van de geleverde goederen zolang deze niet volledig betaald zijn.

Zolang hij niet de eigenaar is mag de klant de geleverde hardware en software niet overdragen, noch gelijk hoe aan derden ter beschikking stellen of bezwaren zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van Easi. Zolang Easi eigenaar is van de geleverde goederen zal de klant haar bovendien onverwijld en alleszins binnen de vierentwintig uur op de hoogte stellen indien de goederen in beslag (dreigen) genomen te worden, of anderszins door derden aanspraak wordt gemaakt op het geheel of een deel van de goederen.

ARTIKEL 16

De hardware en software die niet ontwikkeld worden door Easi worden aan 100% gefactureerd bij de bestelling. De leveringskosten en taxen (Recupel, Auvibel, Bebat, Reprobel) worden bovenop de prijs gefactureerd. Voor bestellingen van minder dan 1.000,00 € wordt een bedrag van € 100,00 gefactureerd voor de administratiekosten. Alle interventies van Easi voor problemen van het type ‘defect’ (materiaalpanne, systeemfouten of programmatiefouten – IBM Notes, Microsoft SQL, ...) of van het type ‘niet-defect’ (foutief gebruik) worden aan de klant gefactureerd aan de tarieven die van toepassing zijn.

ARTIKEL 17

17.1

De klant is verplicht de geleverde goederen, alsook de verpakking onmiddellijk bij ontvangst te controleren op zichtbare schade. Stelt de klant schade vast, dan moet hij de ontvangst van de goederen aan de vervoerder weigeren, anders worden de goederen beschouwd als zijnde geleverd in goede staat en is er daarover geen verhaal tegen Easi meer mogelijk.

De klant moet bij de levering ook nagaan of het geleverde overeenstemt met de vermeldingen op de vrachtbrief, de leveringsbron of de lijst van geleverde goederen. Bij gebrek aan eventuele schriftelijke opmerkingen gericht aan de vervoerder bij de levering, worden alle op de vrachtbrief, leveringsbron of lijst van geleverde goederen vermeld staande goederen beschouwd als zijnde geleverd, en is daarover tegen Easi geen verhaal meer mogelijk.

17.2

Na levering van de goederen moet de klant de goederen aan een nader onderzoek onderwerpen, om eventuele zichtbare gebreken vast te stellen, die redelijkerwijs bij het openen van de colli tijdens de levering (nog) niet konden vastgesteld worden. Stelt de klant na de levering zichtbare gebreken vast, dan moet hij dit binnen de acht kalenderdagen na de levering schriftelijk aan Easi laten weten. Bij gebreke aan klacht binnen deze termijn worden de geleverde goederen geacht aanvaard te zijn en is geen voorziening tegen zichtbare gebreken meer mogelijk.

ARTIKEL 18

Stelt de klant verborgen gebreken of een slecht functioneren van de geleverde goederen vast na hun installatie, dan moet hij Easi hiervan binnen de achtenveertig uren na vaststelling schriftelijk verwittigen, met een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de aard van het gebrek of van het slecht functioneren van de goederen. Easi is hoogstens gehouden tot dezelfde garantie, aan dezelfde voorwaarden en modaliteiten, als deze waaraan haar leverancier ten opzichte van haarzelf gehouden is, voorwaarden en modaliteiten die door de klant gekend zijn. Onder voorbehoud van hierboven vermelde beperking geeft Easi een contractuele garantie van drie maanden vanaf de levering van de goederen, of vanaf de installatie, indien deze door Easi werd gedaan. Wanneer deze periode van drie maanden overschreden is, zal de fabrieksgarantie van toepassing zijn volgens de Europese wetgeving.

ARTIKEL 19

Stelt de klant een gebrek of een slechte werking vast, dan moet hij onmiddellijk ieder gebruik, elke bewerking, verwerking en/of installatie van de geleverde goederen staken. De klant zal alle voor het onderzoek van de klacht noodzakelijke medewerking verlenen. Verleent de klant deze bijstand niet of is onderzoek van de geformuleerde klacht om een of andere reden, los van enige schuld van Easi, niet meer mogelijk, dan zal deze klacht niet meer behandeld worden en heeft de klant geen verhaal meer tegen Easi. Blijken de klachten ongegrond, dan zullen de kosten van het onderzoek ervan en onder meer de kosten van de eraan verbonden prestaties door Easi aan de klant gefactureerd worden.

Easi is niet tot garantie gehouden indien de klant (1) in gebreke blijft nog openstaande facturen aan Easi te betalen, (2) zelf of door derden wijzigingen, aanpassingen of herstellingen aan de geleverde goederen heeft uitgevoerd of heeft laten uitvoeren, (3) de goederen voor andere doeleinden dan deze waarvoor ze bestemd zijn heeft gebruikt of (4) de goederen op onoordeelkundige wijze heeft behandeld of onderhouden.

Zijn niet gedekt door de garantie de schade en slechte werking die geen fabricagefout zijn, en voornamelijk deze die te wijten zijn (1)aan fouten of slordigheden van de klant bij de bescherming, het gebruik en/of het onderhoud van het materiaal, (2) aan de elektrische installatie en de netvoeding, (3) aan het verplaatsen van de goederen, (4) alsook aan alle andere toevallige oorzaken zoals een brand of waterschade.

ARTIKEL 20

Omdat de garantie enkel het herstel of het vervangen van de defecte stukken voorziet overeenkomstig de voorwaarden vermeld in artikel 19, worden de prestaties van EASI om problemen op te lossen aan de klant doorgerekend in regie aan het bij Easi voor dergelijke prestaties geldende tarief.

Indien de klant zich terecht op de garantie beroept, worden de prestaties van Easi niet gefactureerd indien deze zich contractueel verbonden had de geleverde goederen te installeren en in werking te stellen en de oorzaak van de vastgestelde problemen bij EASI ligt.

ARTIKEL 21

De klant is ingelicht over het feit dat Easi enkel als tussenpersoon optreedt wat betreft het onderhoud van de hardware en de standaardsoftware die niet door Easi zelf ontwikkeld is.

 

1.3. SOFTWARE OF STANDAARD APPLICATIES ONTWIKKELD DOOR EASI

ARTIKEL 22

De bepalingen van de onderhavige titel 1.3 zijn van toepassing op standaard software alsook op standaard applicaties voor mobiele dragers (smartphones, tablets...), of delen van deze software en applicaties die door Easi ontwikkeld werden, met de bedoeling om aan al haar klanten aangeboden te worden en waarvan de aanpassing aan de specifieke noden van elke klant afzonderlijk geen bijkomend analyse en programmatie vereist. De standaard software en applicaties worden hierna 'standaardprogramma's' of 'applicaties' genoemd. Deze kunnen door de klant gekocht of gehuurd worden en kunnen hetzij op de infrastructuur van de klant, hetzij in de omgeving Cloud2be, waarover het gaat in hoofdstuk 1.8 van de onderhavige algemene voorwaarden, gebruikt worden. De installatie van de standaardprogramma's in een gedeelde cloud-omgeving die afwijkt van de omgeving Cloud2be of een andere omgeving onder de verantwoordelijkheid van Easi, wordt niet toegestaan.

ARTIKEL 23

Easi verleent de klant een beperkte gebruikslicentie op deze standaardprogramma’s, met dien verstande dat deze, inclusief de dragers, de exclusieve eigendom van Easi blijven. Omdat de verleende gebruikslicentie beperkt is, zijn volgende handelingen strikt verboden, tenzij deze onontbeerlijk zijn om deze standaardprogramma’s onder licentie te kunnen gebruiken op een manier die in overeenstemming is met de bestemming ervan:

• het corrigeren van fouten zonder tussenkomst van Easi;
• het tijdelijk of permanent, geheel of gedeeltelijk kopiëren van de standaardprogramma‘s, onder om het even welke vorm of via om het even welk middel; behalve wanneer dit absoluut noodzakelijk is voor het opladen, het tonen, de overdracht, het doorsturen of het opslaan ervan, en op voorwaarde dat daarvoor op voorhand en schriftelijk door Easi toelating werd gegeven;
• elke handeling of manipulatie die het mogelijk maakt de standaardprogramma's onder licentie te laten gebruiken door een aantal gebruikers dat hoger ligt dan het aantal dat voorzien wordt in de bijzondere voorwaarden;
• de vertaling, aanpassing, of enige andere wijziging van de standaardprogramma’s en van de kopieën ervan;
• elke vorm van verspreiding onder het publiek, inbegrepen verhuring en uitlening, van de originele standaardprogramma’s of van kopijen ervan.

Alle vormen van distributie aan moeder- of zusterbedrijven van de klant. De klant kan echter, na schriftelijke toestemming van Easi, het gebruik van het softwarepakket toestaan aan deze dochterbedrijven waarvan hij een participatie van minstens 51% heeft.

Het maken van een reservekopie van de standaardprogramma's onder licentie in de vorm van een back-upkopie mag wel, en met als enige bedoeling te beschikken over een back-upkopie, zonder dat deze kopie voor andere doeleinden gebruikt kan worden. De gebruikslicentie van de standaardprogramma’s kan onder geen enkele voorwaarde noch vorm overgedragen worden.

Voor elke inbreuk op één van de voorschriften uit het onderhavige artikel zal de klant EASI een schadevergoeding verschuldigd zijn die in de aankoopmodus gelijk is aan het dubbele van de geactualiseerde verkoopprijs van het betreffende standaardprogramma en in de huurmodus aan een heffing van 48 maanden, met een minimum van €50.000.

ARTIKEL 24

De methoden modellen, beschrijvingen, berekeningen en specificaties betreffende het standaardprogramma, alsook de ’broncode blijven exclusieve eigendom van Easi en worden niet aan de klant geleverd. Hieruit resulteert dat Easi de enige eigenaar blijft, in het bijzonder van alle intellectuele rechten die er rechtstreeks of onrechtstreeks verband mee houden. Op vraag van de klant engageert Easi zich echter tot het in bewaring geven van de broncodes van de standaardprogramma's die onder de bijzondere overeenkomsten vallen, bij een derde instantie die als sekwester wordt aangeduid. Deze instantie mag enkel in de volgende gevallen de broncodes aan de klant overhandigen:

• Easi meldt aan de klant dat de standaardprogramma's niet meer commercieel opgevolgd worden en dat ze niet meer instaat voor het onderhoud.
• in geval van ontbinding (met uitsluiting van fusie, overname of splitsing) of faillissement van Easi, behalve wanneer de vereffenaar of de curator de rechten en verplichtingen van Easi met betrekking tot het betrokken programmapakket aan derden heeft overdragen binnen de drie maanden te rekenen vanaf haar ontbinding of faillissement.

De kosten die gepaard gaan met deze in bewaring-geving bij een sekwester van de broncodes van de standaardprogramma's worden door de sekwester rechtstreeks aan de klant gefactureerd. Easi zal deze bovendien de kosten en prestaties die resulteren uit deze bewaargeving factureren, in het bijzonder deze van de voorbereiding van de gemagnetiseerde gegevensdragers.

ARTIKEL 25

25.1

In ruil voor het recht op het gebruik van de standaardprogramma's wordt de klant eraan gehouden in de aankoopmodus een eenmalige bijdrage over te maken, in de huurmodus betreft het hier een periodieke bijdrage.

25.2

In de aankoopmodus dient 90% van het bedrag betaald te worden bij de bestelling en 10% bij de definitieve oplevering.

De schijf bij de ontvangst wordt ten laatste twaalf maanden na de bestelling gefactureerd indien de oplevering niet gerealiseerd is omwille van redenen die aan de klant toe te schrijven zijn.

25.3

In de huurmodus bedraagt de minimale huurtermijn twee jaar en dient de bijdrage op voorhand betaald te worden volgens een periodiciteit die voorzien wordt door de bijzondere voorwaarden.

De periode die gedekt wordt door de eerste bijdrage gaat van start op (1) de eerste dag van de maand die volgt op de effectieve opstart van de standaardprogramma's door een overdracht of systematische codering van de gegevens of door een ononderbroken functioneel gebruik dat volgt uit de uitvoering van eenvoudige, nauwkeurige test, (2)bij gebrek aan een aldus beoogde opstart, de eerste dag van de vierde maand die volgt op de startvergadering van het project (Kick-off) en (3) in ieder geval ten laatste na het vervallen van een termijn van zes maanden die van start gaat op de datum van de bestelling.

Wanneer het huurcontract niet stopgezet wordt middels een aangetekend schrijven dat drie maanden voor de afloop van de oorspronkelijke einddatum van de huur door één partij gericht wordt aan de andere partij, zal het vernieuwd worden voor opeenvolgende periodes die gelijkaardig zijn aan deze van de oorspronkelijke duur. Elke partij beschikt over het recht een einde te stellen aan het contract op het einde van de vernieuwingsperiode middels officiële kennisgeving in een brief die door haar aan de andere partij gericht wordt, en dit drie maanden voor de afloop van het contract.

De klant kan aan Easi zijn beslissing, het door het huurcontract toegestane aantal gebruikers te verlagen, meedelen middels een officiële kennisgeving, door drie maanden voor de afloop van de periode die gedekt wordt door de periodieke bijdrage, die voorzien wordt in de specifieke voorwaarden, een aangetekend schrijven te richten aan Easi en daarin de verlaging bekend te maken met als absolute voorwaarde dat de verlaging minder dan 50% van het aantal toegelaten gebruikers betreft; het aantal gebruikers zal voortaan aangepast worden in de facturatie van de periodieke bijdrage die de volgende periode dekt.

De huurbijdrage wordt jaarlijks op 1 januari aangepast aan de index van consumptieprijzen, met als basisindex deze van de maand november die het kalenderjaar van de installatie van de standaardprogramma's voorafgaat, de nieuwe index is deze van de maand november die de aanpassing voorafgaat.

ARTIKEL 26

26.1

Elke overeenkomst die steunt op de concessie van het gebruiksrecht van standaardprogramma's zal van rechtswege stopgezet worden in het geval van een ontbinding of faillissement van de klant.

26.2

Ingeval van niet-naleving door de klant van zijn verplichtingen, voornamelijk ingeval van niet-betaling van de gebruikslicentie of een onderhoudsfactuur op zijn vervaldatum, of ingeval van schending van één van de bepalingen van artikel 23, vervalt de gebruikslicentie automatisch op de dag van verzending van de ingebrekestelling door Easi.

Wanneer de klant binnen de veertien dagen na de verzending van de ingebrekestelling door Easi zijn verplichtingen niet nakomt, heeft Easi het recht de overeenkomst in het nadeel van de klant te ontbinden, op te schorten of de mogelijkheid van het gebruik van de standaardprogramma's door de klant stop te zetten en de onmiddellijke teruggave van de standaardprogramma's en de dragers ervan te eisen, onverminderd haar recht om van de klant een schadevergoeding en interesten te vorderen.

26.3

Tenslotte wordt de overeenkomst eveneens ontbonden indien de standaardprogramma's niet geïnstalleerd kunnen worden of onbruikbaar zijn wegens incompatibiliteit met de door de klant bij de bestelling aan Easi opgegeven hardware of software. In dit geval zal de overeenkomst ontbonden worden zonder dat een schadevergoeding verschuldigd is, behalve wanneer vaststaat dat Easi verkeerd geïnformeerd werd, en ook als de incompatibiliteit het gevolg is van een handeling van de klant nà de bestelling. In ieder geval zullen de door Easi gemaakte kosten en geleverde prestaties om het door de klant bestelde programma te installeren aan de klant in regie aan het geldende tarief aangerekend worden.

ARTIKEL 27

De klant verklaart alle nuttige informatie ontvangen te hebben over de mogelijkheden en de beperkingen van de standaardprogramma’s en zich ervan te hebben vergewist dat deze beantwoorden aan zijn verwachtingen omtrent het gebruik ervan. Easi bevestigt dat alle essentiële elementen van de voorgestelde standaardprogramma’s beantwoorden aan de beschrijvingen van het product, waarvan de klant erkent deze ontvangen te hebben.

De klant aanvaardt dat de standaardprogramma’s verbeterbaar zijn en dat eventuele aanpassingen of correcties die erop gericht zijn het te verbeteren, gedekt worden door het onderhoudscontract.

ARTIKEL 28

28.1

De klant beschikt over twee maanden vanaf de leveringsdatum, of vanaf de installatiedatum indien deze aan Easi werd toevertrouwd, om de nodige testen uit te voeren teneinde na te gaan of alle essentiële elementen van het programma beantwoorden aan de gegeven beschrijving.

De klant is verplicht de nodige tijd en middelen te besteden aan het uitvoeren van deze tests binnen de voornoemde termijn en erover te waken dat de omstandigheden waarin de tests uitgevoerd zullen worden, op alle vlakken vergelijkbaar zullen zijn met deze waarin de standaardprogramma's normaal gebruikt zullen worden voor wat betreft het aantal gebruikers en de hoeveelheid en het soort bewerkingen.

Bij afwezigheid van een schriftelijke klacht binnen voormelde termijn van één maand, of ingeval van ingebruikneming van het programma door het overdragen of het systematisch ingeven van data of door een voortdurend functioneel gebruik voortvloeiend uit eenvoudige, punctuele tests, wordt het programma geacht onherroepelijk aanvaard te zijn.

28.2

Stelt de klant tijdens de proefperiode onregelmatigheden vast, dan zal hij Easi daarvan onmiddellijk schriftelijk en nauwkeurig op de hoogte brengen, naargelang de ontdekking ervan.

Aan het eind van de proefperiode wordt op verzoek één van beide partijen door Easi en de klant een proces-verbaal van voorlopige oplevering van het standaardprogramma opgemaakt, met opgave van alle op te lossen onregelmatigheden, met dien verstande dat de klant eventuele niet in het proces-verbaal vermelde onregelmatigheden niet zal kunnen inroepen om later de definitieve oplevering van het programma te weigeren.

Weigering van de klant om tot de redactie van een proces-verbaal van voorlopige oplevering over te gaan op één van de door Easi daartoe voorgestelde data wordt beschouwd als de onherroepelijke en definitieve aanvaarding van het programma, zelfs indien tijdens de proefperiode onregelmatigheden zouden gesignaleerd zijn.

28.3

Van zodra alle in het proces-verbaal van voorlopige oplevering omschreven onregelmatigheden opgelost zijn, moet de klant de definitieve oplevering toestaan. De overdracht of het systematisch invoeren van gegevens, of het functioneel in gebruik nemen van het programma wordt beschouwd als de definitieve en onherroepelijke aanvaarding door de klant, en verplicht de klant tot volledige betaling van de factuur, zelfs als niet alle  voormelde onregelmatigheden opgelost zijn.

In dat geval zullen de in het proces-verbaal omschreven maar nog niet opgeloste onregelmatigheden door Easi opgelost worden in het kader van het onderhoudscontract.

28.4

Als onderdeel van zijn diensten behoudt de consultant zich het recht om, met instemming van de klant, een back-up van de database te maken om aan een specifieke behoefte van de klant te voldoen (ontwikkeling op maat, test van configuratie vóór installatie, reproductie van een mogelijke afwijking in de software). Deze back-up moet dan maximaal 3 maanden na de creatie worden vernietigd. 

 

1.4. ONDERHOUD VAN DE DOOR EASI ONTWIKKELDE STANDAARDPROGRAMMA’S

ARTIKEL 29

Het onderschrijven van een onderhoudscontract door de klant, al dan niet geïntegreerd in het contract dat de bijzondere voorwaarden voorziet, is daarentegen verplicht bij de aankoop van licenties voor de standaardprogramma's die ontwikkeld werden door Easi. Doet hij dit niet, of laat hij na de jaarlijkse bijdrage te betalen, dan verliest de klant automatisch het gebruiksrecht op de betreffende standaardprogramma's, en moet hij het programma en de dragers onmiddellijk teruggeven, zonder terugbetaling van de gebruiksbijdrage.

In de huurmodus dient geen enkel specifiek onderhoudsprogramma onderschreven te worden, aangezien het onderhoud gedekt wordt door de periodieke bijdragen.

ARTIKEL 30

Het onderhoudt dekt, voor de standaard versie van de programma's en dus met uitsluiting van de specifieke ontwikkelingen zoals programma's, lay-out en interface die er geen deel van uitmaken: (1) de correctie van fouten in het geleverde standaardprogramma, zijnde afwijkingen van de specificaties, mogelijkheden en beperkingen van het programma, (2) wijzigingen die nodig zouden zijn doordat de software geheel of gedeeltelijk aangepast zou moeten worden aan veranderingen in de wetgeving of andere regelgevingen die als referentie gediend hebben bij de ontwikkeling van de toepassing, (3) de vergunning voor het gebruik van nieuwe versies van het betrokken standaardprogramma (releases) en (4) de telefonische ondersteuning ‘Hot Line’ voor de standaard versie (behalve dus de specifieke ontwikkelingen zoals programma's, lay-out, interfaces en rapporten die geen deel uitmaken van de standaardversie) voor gebruikers die een basisopleiding van het standaardprogramma gevolgd hebben en actief deelgenomen hebben aan de installatie met de consultants van Easi. In het kader van het onderhoudscontract garandeert Easi dat twee van zijn medewerkers permanent zullen beschikken over een diepgaande kennis van het betrokken softwarepakket.

Stelt de klant een door het onderhoudscontract gedekte fout vast, dan richt hij onmiddellijk na de vaststelling ervan aan Easi een schriftelijk (via haar Extranet) verzoek tot interventie, met een nauwkeurige omschrijving van de vastgestelde fout en aangetoond met zoveel mogelijk documentatie (listing, screenshot, enz….). Behoudens eventuele overmacht en in functie van de hoogdringendheid, zal Easi reageren op een vraag, binnen de tijdsspanne van drie werkdagen na ontvangst en voor zover de vraag gerechtvaardigd is.

Een kortere termijn kan uitdrukkelijk voorzien worden door één van de bijzondere voorschriften van het contract, in het bijzonder binnen het kader van een eventueel Service Level Agreement.

ARTIKEL 31

Het onderhoud dekt in geen geval de slechte werking van het standaardprogramma door externe oorzaken en onder meer door de volgende, niet limitatief opgesomde omstandigheden: (1) onaangepast gebruik van het programma, (2) manipulatiefout van het programma door het personeel van de klant of door derden, (3) door de klant of derden op databanken aangebrachte aanpassingen,(4) gebruik van accessoires in strijd met de eventuele aanbevelingen van Easi, (5) problemen inherent aan hardware en andere door de klant geïnstalleerde software, (6) gebrekkige elektrische installatie of netvoeding.

De niet door het onderhoudscontract gedekte kosten en interventies van Easi worden in regie aan het geldend tarief aangerekend.

ARTIKEL 32

Voor de aankoopcontracten of huurcontracten op de infrastructuur van de klant worden de installatiekosten van nieuwe versies van de standaardprogramma's niet gedekt door het onderhoud. Deze zullen in regie aan de klant gefactureerd worden aan het van kracht zijnde tarief. Dit geldt ook voor de kosten van het updaten van de specifieke ontwikkelingen die op vraag van de klant verbonden werden aan een standaardprogramma, indien dit updaten door het updaten van het standaardprogramma nodig blijkt.

Voor de huurcontracten in de Cloud2be-omgeving van standaardprogramma's, die een specifieke omgeving of instelling per klant vereisen (Adfinity) omvat de periodieke bijdrage de installatiekosten van maximaal twee kleinere nieuwe versies (minor releases) van het standaardprogramma per jaar. De diensten die verband houden met de installatie van een nieuwe grote versie (major release) van het standaardprogramma worden in regie gefactureerd aan het van kracht zijnde tarief.

Voor de huurcontracten in de Cloud2be-omgeving van de andere types standaardprogramma’s omvat de periodieke bijdrage de installatiekosten van alle nieuwe versies van het standaardprogramma.

De kostprijs van de opleiding in de nieuwe versies van het standaardprogramma wordt in geen geval gedekt door het onderhoud en zal in regie aan de klant gefactureerd worden aan het van kracht zijnde tarief.

ARTIKEL 33

In de aankoopmodus wordt elk onderhoudscontract afgesloten voor onbepaalde duur.

De uitvoering van het onderhoudscontract wordt opgeschort wanneer het gebruiksrecht van de klant op het standaardprogramma is opgeschort. De klant kan het onderhoudscontract opzeggen, mits inachtneming van een opzeggingstermijn van drie maanden vanaf de kennisgeving aan Easi per aangetekende post dat hij het standaardprogramma niet langer wenst te gebruiken. Elke reeds gefactureerde jaarbijdrage dient integraal betaald te worden door de klant en vormt geen voorwerp tot terugbetaling, zelfs niet wanneer de periode die gedekt wordt door deze bijdrage de opzegtermijn van drie maanden overschrijdt.

Easi kan het onderhoudscontract in de volgende gevallen opzeggen: (1) mits inachtneming van een opzegtermijn van twaalf maanden, indien zij besloten heeft het standaardprogramma niet langer te ondersteunen of te ontwikkelen, in welk geval de berekening van de verschuldigde bijdrage dan prorata temporis zal gebeuren, (2) ingeval van een contractuele tekortkoming vanwege de klant, waaraan binnen de vijftien dagen na ingebrekestelling uitgaande van Easi niet verholpen werd, met behoud van het recht van Easi om bovendien van de klant een schadevergoeding te vorderen, (3) zonder opzeg, indien de klant de gebruikslicentie voor het standaardprogramma verliest op grond van een bepaling van de overeenkomst tussen partijen.

ARTIKEL 34

De klant zal Easi een vooruitbetaalde jaarlijkse onderhoudsbijdrage overmaken die gelijk is aan 25% van de prijs van het standaardprogramma, behalve in de huurmodus voor zover de periodieke bijdrage het onderhoud van het standaardprogramma omvat. De eerste bijdrage zal prorata temporis berekend worden tot op het einde van het kalenderjaar (1) vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de effectieve opstart van de standaardprogramma's door een overdracht of systematische codering van de gegevens of door een ononderbroken functioneel gebruik dat volgt uit de uitvoering van eenvoudige, nauwkeurige tests, (2)bij gebrek aan een aldus beoogde opstart, de eerste dag van de vierde maand die volgt op de startvergadering van het project (Kick-off) en (3) in ieder geval ten laatste na het vervallen van een termijn van zes maanden die van start gaat op de datum van de bestelling, tot op het einde van het kalenderjaar.

Deze schijf zal gefactureerd worden gelijktijdig met de schijf van de bestelling van de licentie op basis van de geschatte datum van de start van het project die gekend is bij de ondertekening van het contract. De tweede premie en alle volgende bijdragen zullen jaarlijks gefactureerd worden in de maand december voorafgaand aan het jaar waarop de factuur betrekking heeft. De bijdrage wordt jaarlijks op 1 januari geïndexeerd op basis van de index van consumptieprijzen, met als basisindex deze van de maand november die het kalenderjaar van de installatie van de standaardprogramma's voorafgaat, de nieuwe index is deze van de maand november die de aanpassing voorafgaat. Het niet-aanpassen van de bijdragen op één of meerdere jaarlijkse indexeringsdata kan in geen geval beschouwd worden als een afstand van het recht de bijdrage te indexeren in de koop van het jaar of in de loop van de volgende jaren.

ARTIKEL 35

Easi behoudt zich het recht om de door haar ontwikkelde standaardprogramma’s niet langer te ondersteunen of verder te laten ontwikkelen. Op voorwaarde dat Easi de in artikel 33 vastgestelde opzegtermijn respecteert, kan de klant geen aanspraak maken op een schadevergoeding.

 

1.5. SPECIFIEKE ONTWIKKELINGEN

ARTIKEL 36

Het volgende wordt onder onderhavig hoofdstuk 1.5 gezien als specifieke ontwikkelingen: (1) het volledige schrijven van software op maat, (2) de aanpassingen aan bestaande software, (3) het ontwerp van software om data te recupereren of interfacesoftware, (4) de ontwikkelingen die een aanvulling vormen op de standaardprogramma's van Easi of op één of meerdere applicaties van de klant, (5)de specifiek voor de klant ontwikkelde rapporten.

Het ontwerp en de specifieke ontwikkeling voor de klant van de applicaties voor mobiele dragers, zoals tablets en smartphones, die hetzij bestemd zijn om intern bij de klant (inhouse) gebruikt te worden, hetzij om doorgegeven te worden, toegankelijk en functioneel te zijn op platformen van derden zoals bijvoorbeeld: Apple AppStore, Google Play Store en Windows Store, worden ook beoogd door het onderhavige hoofdstuk 1.5.

Het contract dat betrekking heeft op een specifieke ontwikkeling is een overeenkomst van aanneming van werk dat prestaties van intellectuele aard omvat: functionele analyse, ontwikkeling en programmatie.

De term 'applicaties' die gebruikt wordt in de volgende artikelen van het onderhavige hoofdstuk omvat zowel de ontwikkelingen die beoogd worden in alinea 1 als de mobiele dragers die beoogd worden in alinea 2 van het onderhavige artikel.

ARTIKEL 37

De applicatie wordt ontworpen en uitgevoerd met respect voor de specificaties van de voorafgaande functionele analyse. Deze zal door Easi ingevoerd worden in samenwerking met de klant, die eraan gehouden wordt alle informatie te verstrekken die Easi in staat stelt advies te geven om te verzekeren dat de applicatie afgestemd zal zijn op de behoeften en de wensen van de klant. De klant duidt een werknemer aan bij wie Easi terecht kan voor alles wat betrekking heeft op de functionele analyse. Eenmaal deze analyse door de klant werd goedgekeurd zal zij dienen als basis voor de beschrijving en de daaropvolgende programmering, alsook als referentiepunt bij het later onderzoek of de applicatie beantwoordt aan de behoeften van de klant zoals exhaustief omschreven in deze analyse.

ARTIKEL 38

De applicatie komt tot stand aan de hand van bestanden, plannen, tekeningen, foto's en alle andere elementen die de klant aan Easi bezorgt via verschillende soorten dragers.

De klant garandeert dat hij wettelijke over alle rechten en alle vergunningen beschikt die het gebruik van de in alinea 1 gebruikte elementen mogelijk maken zoals verzonden met het oog op het ontwerp en de ontwikkeling van de applicatie.

Hij vrijwaart Easi dus van alle eisen van derden met betrekking tot één van deze elementen en dit hoofdzakelijk van interesten en kosten, in het bijzonder van gerechtskosten, naast eventuele schadevergoedingen en interesten die hij Easi verschuldigd zal zijn.

Easi zal dus het volste recht hebben de uitvoering van de overeenkomst te staken tot wanneer een uitspraak gedaan is voor wat betreft de eis die geformuleerd werd door derden of het contract zonder te wachten op te zeggen, in welk geval de klant Easi een schadeloosstelling verschuldigd is ten bedrage van het dubbele van het resterende te factureren bedrag.

De klant verzekert dat de elementen die hij doorgeeft met het oog op het ontwerp en de ontwikkeling van de applicatie niet van dien aard zijn dat ze een inbreuk vormen op de openbare orde, de goede zeden, het respect voor de privésfeer, de bescherming van de gegevens met een persoonlijke karakter, de bescherming van minderjarigen en alle andere verplichte voorschriften. De klant verzekert ook dat hetzelfde geldt voor wat betreft het gebruik van de applicatie, aangezien Easi bij machte zal zijn de uitvoering van de overeenkomst onmiddellijk stop te zetten in het geval van een schending van dit engagement, in welk geval de klant een schadeloosstelling dient te betalen die gelijk is aan deze die beoogd werd in de vorige alinea.

Easi zal geen enkele verantwoordelijkheid dragen in het geval van diefstal, vernietiging of beschadiging van het materiaal en de dragers die doorgestuurd werden door de klant, die zich ertoe engageert ze te verzekeren tegen alle soorten risico's, in het bijzonder tegen diefstal, beschadiging of vernietiging om welke reden dan ook, met volledige ontlasting van Easi.

Easi is niet verplicht deze na de definitieve oplevering van de applicatie bij te houden, tenzij dit anders werd overeengekomen in de bijzondere voorwaarden.

ARTIKEL 39

39.1

Na de analyse en de ontwikkeling ervan zal een 'testversie' van de applicatie ter beschikking van de klant gesteld worden.

Vanaf deze terbeschikkingstelling beschikt de klant over een termijn van 3 weken voor het uitvoeren van tests die hem in staat stellen zich ervan te vergewissen dat de applicatie in overeenstemming is met alle elementen die essentieel zijn voor de specificaties van de functionele analyse en om zijn waarnemingen te formuleren.

De klant moet voldoende tijd en middelen besteden aan het uitvoeren van deze testen binnen voormelde termijn van 2 maanden.

Bij afwezigheid van een schriftelijke klacht binnen de voornoemde termijn of in het geval van het opstarten van de applicatie door een overdracht of systematische codering van gegevens, of een ononderbroken functioneel gebruik dat resulteert uit de uitvoering van eenvoudige, punctuele  tests, of in het geval van een door de klant aan Easi gerichte vraag om de applicatie ter bekrachtiging voor te leggen aan de eigenaar van het platform, zal de applicatie onherroepelijk beschouwd worden als definitief in ontvangst genomen door de klant.

39.2

Stelt de klant tijdens de proefperiode onregelmatigheden vast, dan zal hij Easi daarvan onmiddellijk schriftelijk en nauwkeurig op de hoogte brengen, naargelang de ontdekking ervan.

Aan het eind van de proefperiode wordt op verzoek één van beide partijen door Easi en de klant een proces-verbaal van voorlopige oplevering van de applicatie opgemaakt, met opgave van alle op te lossen onregelmatigheden, met dien verstande dat de klant eventuele niet in het proces-verbaal vermelde onregelmatigheden niet zal kunnen inroepen om later de definitieve oplevering van het programma te weigeren.

Weigering van de klant om tot de redactie van een proces-verbaal van voorlopige oplevering over te gaan op één van de door Easi daartoe voorgestelde data wordt beschouwd als de onherroepelijke en definitieve aanvaarding van de applicatie, zelfs indien tijdens de proefperiode onregelmatigheden zouden gesignaleerd zijn.

39.3

De definitieve oplevering dient toegekend te worden door de klant van zodra alle in het proces-verbaal van voorlopige oplevering beschreven afwijkingen verholpen zijn.

(1)De overdracht of de systematische codering van de gegevens of een ononderbroken functioneel gebruik van de applicatie door de klant of (2) de vraag die door de klant aan Easi gericht worden om de applicatie voor bekrachtiging voor te leggen aan de eigenaar van het platform of (3) wanneer het een in-house applicatie betreft, de vraag tot terbeschikkingstelling op de interne server van de klant, impliceert echter de definitieve oplevering en dus  voor de klant ook de verplichting aan Easi het volledige bedrag dat hij verschuldigd is,  te betalen, niettegenstaande het feit in deze verschillende veronderstellingen dat elk van de voornoemde afwijkingen nog niet verholpen is.

39.4

Indien de applicatie in verschillende fasen ontwikkeld werd, zal iedere fase afzonderlijk opgeleverd worden volgens de procedure hierboven onder 39.1 tot 39.3 vastgesteld, met dien verstande dat de klant geen verhaal meer heeft met betrekking tot de eerder goedgekeurde specifieke ontwikkelingsfasen.

39.5

Indien op vraag van de klant wijzigingen of aanvullingen moeten gebeuren die oorspronkelijk niet voorzien waren aan de applicatie die ontwikkeld wordt, of in de testfase zit, of in de fase van de voorlopige oplevering, of na de definitieve oplevering,  zullen de prestaties van Easi gefactureerd worden aan het geldende uurtarief. Deze wijzigingen of aanvullingen omvatten ook de prestaties die nodig zouden zijn om de applicatie compatibel te houden met nieuwe versies van het besturingssysteem, nieuwe functionaliteiten in het besturingssysteem, of met apparaten die op het moment van de ondertekening van het contract nog niet beschikbaar waren op de markt waar Easi's hoofdzetel gevestigd is.

Hetzelfde geldt voor de prestaties die het, na de definitieve oplevering van de applicatie, mogelijk maken er een bekrachtiging van de eigenaar van het platform voor te verkrijgen indien de applicatie geweigerd werd omwille van redenen die niet aan Easi toegeschreven kunnen worden en waarvan er enkele bij wijze van voorbeeld gegeven worden in artikel 40.3.

ARTIKEL 40

40.1

De applicaties die gerealiseerd worden door Easi, die niet op een platform van een derde partij beschikbaar gesteld moeten worden (bijvoorbeeld de Apple Appstore, Google Play, Windows Store), beschikken over een garantie van één maand die van start gaat op de datum van de definitieve oplevering.
De applicaties die gerealiseerd worden door Easi, die op een platform van een derde partij beschikbaar gesteld moeten worden (bijvoorbeeld de Apple Appstore, Google Play, Windows Store), beschikken over een garantie van zeven dagen die van start gaat op de datum van de publicatie in de betrokken store. De garantie dekt enkel fouten in de programmatie, met uitdrukkelijke uitsluiting van alle klachten die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met de voorafgaande analyse en het ontwerp. Easi is enkel gehouden tussen te komen om fouten op te lossen op schriftelijk verzoek van de klant, mits een nauwkeurige omschrijving van de fout of van de vastgestelde fouten en aangetoond met zoveel mogelijk documentatie (listing, screenshot, reproductieschema...). Easi verbindt zich ertoe de interventie aan te vangen binnen een tijdspanne van drie werkdagen, te rekenen vanaf de ontvangst van de vraag tot tussenkomst, in functie van de hoogdringendheid en behoudens eventuele overmacht.

40.2

Functiestoornissen vreemd aan de door Easi ontwikkelde applicatie vallen niet onder de garantie, deze zijn in het bijzonder: (1) een onaangepast gebruik, (2) een verkeerd gebruik door het personeel van de klant of door derden, (3) herstellingen, onderhoudswerken, wijzigingen, aanpassingen, verplaatsing, enz. door tussenpersonen die geen werknemers zijn van Easi, (4) problemen met de hardware van de klant of met door de klant geïnstalleerde andere software, (5) het gebruik van randapparatuur in strijd met de richtlijnen van Easi, (6) wijzigingen of aanpassingen, hoe miniem ook, door de gebruiker of een derde aan een of ander programmaonderdeel geleverd door Easi, (7) bewerking van de basisgegevens, (8) gebreken aan de elektrische installatie of de netvoeding, zonder dat deze lijst volledig is.

Na de garantieperiode wordt Easi ontheven van elke aansprakelijkheid en kan zij tot geen enkele schadevergoeding of tussenkomst worden gedwongen, om welke reden dan ook. Elke interventie van Easi zal vanaf dan worden gefactureerd aan het op het ogenblik van de interventie geldende tarief.

40.3

Voor de toepassingen die ter beschikking gesteld moeten worden op platformen van derden, zowel tijdens de ontwikkeling als zodra de applicatie ontwikkeld en opgeleverd is volgens de in de artikelen 39.1 en 39.1 geformuleerde modaliteiten, zal Easi in geen geval verantwoordelijk zijn in het geval van problemen met het platform of de eigenaar ervan omwille van redenen die niet aan Easi toegeschreven kunnen worden (voorbeeld: toegangsweigering of uitstapverplichting, in het bijzonder voor het niet-naleven van het reglement van het platform, regeling van de transfert of van het behoud op het platform met verschillende wijzigingen, verhoging van de kosten, verdwijning, storing of verzadiging van het platform, piraterij, hacking...)

Easi zal enkel verantwoordelijk zijn in de veronderstelling dat de applicatie het voorwerp van een bekrachtigingsweigering door de eigenaar van het platform vormt, omdat de broncode niet aan zijn reglement beantwoordt. In dat geval zal Easi op eigen kosten overgaan tot alle aanpassingen die het mogelijk maken de validatie te verkrijgen.

Easi zal in geen geval verantwoordelijk zijn voor de berichten die door de klant aan derden verstuurd worden via zijn servers of de servers van Easi, in het bijzonder binnen het kader van automatische berichtmeldingsdiensten (Push-diensten).

ARTIKEL 41

41.1

De prijs van de applicaties omvat de analysekosten (gegevensverzameling ter plaatse bij de klant, opstellen van de analyse, het ontwerpen van de afdrukken en de voorstelling van de analyse), alsook de kosten van het ontwerp en de programmatie (het schrijven van de programma’s, het uitvoeren van tests voor de installatie). Zijn niet in de prijs inbegrepen: (1) de installatiekosten van de specifieke ontwikkelingen op het systeem van de klant, (2) de opleidingskosten en (3) de eventuele nevenkosten.

41.2

De forfaitaire projecten waarvan de voorziene uitvoeringstermijn korter is dan 24 kalenderdagen worden gefactureerd aan 100% bij de  bestelling. Bij projecten waarvan de voorziene uitvoeringstermijn langer is dan 24 kalenderdagen wordt 30% gefactureerd bij de bestelling, 30% tijdens de analyse, 30% bij de levering-installatie en 10% bij de definitieve oplevering.

ARTIKEL 42

De klant wordt een gebruikslicentie voor de applicatie, die ontworpen en ontwikkeld is door Easi, toegewezen.

De werkwijzen, modellen, beschrijvingen, berekeningen, specificaties en knowhow betreffende de applicatie, alsook de bronprogramma’s blijven exclusieve eigendom van Easi en worden niet aan de klant geleverd.

Tenzij anders overeengekomen, resulteert hieruit dat Easi in het bijzonder exclusieve eigenaar of houder blijft van een gebruikslicentie van alle intellectuele eigendomsrechten, die er rechtstreeks of onrechtstreeks verband mee houden,  dat de broncode van de applicaties nooit aan de klant overgedragen worden, dat de voorschriften van het artikel 24 van de onderhavige algemene voorwaarden mutatis mutandis van toepassing zijn op de applicaties die beoogd worden door het onderhavige hoofdstuk en dat de intellectuele rechten van Easi niet alleen van toepassing zullen zijn op de oorspronkelijke applicatie en de broncode ervan, maar ook op al hun latere gecorrigeerde, aangepaste of verbeterde versies.

 

1.6. ONDERHOUD VAN DE SPECIFIEKE ONTWIKKELINGEN VOOR MOBIELE DRAGERS (VAN HET TYPE SMARTPHONE, TABLET...)

ARTIKEL 43

43.1

De inschrijving van de klant op een onderhoudscontract voor de specifieke applicatie voor mobiele dragers is facultatief.

Het onderhoud gaat over de updates van de applicatie.

Easi engageert zicht enerzijds tot het regelmatige opvolgen van de evolutie van de exploitatiesystemen en/of de mobiele dragers (toestellen zoals tablets en smartphones), tot het nagaan of deze evolutie al dan niet een update van de applicatie noodzakelijk maakt en, indien dat het geval is, tot het nakomen van de technische prestaties die het mogelijk maken deze uit te voeren.

De update beperkt  zich enkel tot de prestaties die noodzakelijk zijn om ervoor te zorgen dat de applicatie blijft werken op de exploitatiesystemen en mobiele dragers die zijn gebruik mogelijk maken op de Belgische markt, nadat de applicatie voor de eerste keer online werd geplaatst, maar enkel voor het(de) platform(en) die door de klant gekozen werden bij de ondertekening van het contract.

Een evolutieve en limitatieve lijst van de mobiele dragers waarvoor een update overwogen kan worden binnen het kader van het onderhoudscontact kan op elk moment op de website van Easi geraadpleegd worden. De klant kan in het kader van het onderhoudscontract geen aanpassingen eisen voor mobiele dragers die niet opgenomen zijn in deze lijst.

De update gaat enkel over  het onderhoud van de tijdens de oplevering van de applicatie bestaande functies en niet op de mogelijkheid om één of meerdere nieuwe functies te gebruiken die aangeboden worden door nieuwe mobiele dragers of die overwogen kunnen worden na de aanpassingen op de platformen en exploitatiesystemen.

Easi engageert zich ertoe de klant op de hoogte te brengen van de uitgevoerde update.

43.2

Het onderhoud dekt de volgende veronderstellingen niet:

• de eigenaar van het platform neemt een nieuwe versie van het exploitatiesysteem aan en om er de applicatie op te kunnen behouden, dient deze gewijzigd te worden om deze compatibel te maken met deze nieuwe versie;
• de klant wenst wijzigen in de applicatie aan te brengen en om dit te doen moet deze compatibel zijn met het nieuwe exploitatiesysteem en dient deze hiertoe gevalideerd te worden door de eigenaar van het platform.

43.3

De onderhoudscontracten worden afgesloten voor de opeenvolgende termijnen van een jaar, die van start gaan op de datum van de overdracht van de applicatie op het of de gekozen platform(en). Elke partij beschikt over de mogelijkheid deze stop te zetten aan de hand van een aangetekend schrijven dat gericht wordt aan de andere partij en dit ten minste drie maanden voor de jaarlijkse vervaldatum.

De bijdrage die de klant aan Easi dient te betalen voor het onderhoud van de specifieke applicatie zal geïndexeerd worden op de 1ste januari van elk jaar op basis van de index van consumptieprijzen, waarbij de basisindex deze is van de maand november van het kalenderjaar dat de terbeschikkingstelling voorafgaat, in overeenstemming met het artikel 39.1. De nieuwe index is deze van de maand november die de aanpassing voorafging. Het niet-aanpassen van de bijdragen op één of meerdere jaarlijkse indexeringsdata kan in geen geval beschouwd worden als een afstand van het recht de bijdrage te indexeren in de koop van het jaar of in de loop van de volgende jaren.

 

1.7. CLOUDHOSTINGSERVICE - CLOUD2BE

ARTIKEL 44

In deze paragraaf 1.7 bespreken we de mogelijkheid voor de klant om de infrastructuur van Easi te huren om er zijn geheel van data en applicaties in te hosten, behalve die beschreven in hoofdstuk 1.7, tegen betaling van een periodiek bedrag dat vastgelegd wordt in functie van de technische capaciteit die nodig is, en die flexibel kan zijn volgens de modaliteiten vastgelegd in de specifieke voorwaarden die tussen de klant en Easi zijn afgesloten.

ARTIKEL 45

De infrastructuur en in het bijzonder de servers van Easi die het gebruik van software door de klant in de 'Cloud'-omgeving mogelijk maken, worden door Easi op een beveiligde plek (datacenter), door Easi bepaald, geïnstalleerd, , waarbinnen Easi over eigen racks en servers beschikt..

Easi zal over het recht beschikken deze infrastructuren over te brengen in om het even welk beveiligd gebouw naar zijn keuze, zonder dat deze overdracht de klant bij machte zal stellen om de overeenkomst te beëindigen zonder de overeengekomen opzegtermijn na te leven.

De klant blijft de eigenaar van zijn persoonlijke gegevens die opgeslagen worden op de installaties van Easi en zal over het recht beschikken er zich vanop afstand toegang tot te verschaffen of deze op elk moment te recupereren middels de betaling van het volledige bedrag dat hij aan Easi verschuldigd is. De prestaties die uitgevoerd worden voor de recuperatie van gegevens worden aan de klant gefactureerd aan het van kracht zijnde tarief.

Wanneer een klant de bedragen die hij Easi verschuldigd is niet betaalt, beschikt Easi over het recht te toegang tot deze infrastructuur in de 'Cloud'-omgeving op te schorten alsook over het recht deze gegevens in te houden zolang de klant de verschuldigde bedragen niet betaald heeft.

ARTIKEL 46

Easi garandeert een beschikbaarheid van de infrastructuur a rato van 99,75% per maand, wetende dat bij de berekening van het percentage geen rekening werd gehouden met de geplande onderhouden (in principe vier keer 24 uur onderhoud per jaar voorzien tijdens het weekend) alsook niet met de storingen die niet aan Easi toegeschreven kunnen worden (in het bijzonder netwerkstoringen die verband houden met de internetprovider).

De aansprakelijkheid van Easi kan pas door de klant ingeroepen worden vanaf het moment dat de oorsprong van de onbeschikbaarheid rechtstreeks aan Easi toegeschreven kan worden.

Het bedrag van de schadeloosstelling in het geval van een onbeschikbaarheid die toe te schrijven is aan Easi alsook hun berekeningswijze of omzetting in prestatie-uren zal voorzien worden in de bijzondere voorwaarden van het contract dat afgesloten worden tussen Easi en de klant maar mag in geen geval 10% van de op jaarbasis berekende bijdrage bedragen.

ARTIKEL 47

Easi garandeert de vertrouwelijkheid van de gegevens van de klant die opgeslagen worden op zijn installaties alsook de strikte naleving van alle gegevens met betrekking tot de privacy, die er deel van uitmaken.

ARTIKEL 48

De hostingservicecontracten worden afgesloten voor onbepaalde duur met een minimum van drie jaar.

Tijdens deze termijn beschikt de klant echter over het recht de overeenkomst stop te zetten via aangetekend schrijven middels een opzegtermijn van drie maanden die van start gaat op de 1^ste van de maand die volgt op de ontvangst ervan door Easi en middels betaling van een schadeloosstelling die afhangt van de duur van het contract, die vermeld zal worden in de bijzondere voorwaarden.

De schadeloosstelling worden berekend door te verwijzen naar de startbijdrage, eventueel geïndexeerd.

Bij gebrek aan opzegging van de overeenkomst van de hostingserviceprestaties drie maanden voor het einde van de oorspronkelijke termijn, zal deze stilzwijgend vernieuwd worden voor jaarlijkse periodes van een jaar, waarbij elke partij over het recht beschikt de overeenkomst stop te zetten via een aangetekend schrijven gericht aan de andere partij en dit drie maanden voor de jaarlijkse vervaldatum.

Na afloop van de overeenkomst voor de prestaties van hostingservices worden de gegevens van de klant terugbezorgd onder de vorm van een back-updrager en met het oog op het verzekeren van de vertrouwelijkheid zal Easi er geen enkele kopie van bijhouden. De prestaties die uitgevoerd worden voor de recuperatie van gegevens worden aan de klant gefactureerd aan het van kracht zijnde tarief.

 

1.8. GEBRUIK VAN DE STANDAARDPROGRAMMA'S VAN EASI IN EEN CLOUD-OMGEVING

ARTIKEL 49

Onderhavig hoofdstuk 1.8 heeft het over de mogelijkheid voor de klant om één of verschillende standaardprogramma('s) van Easi in de 'Cloud'-omgeving te gebruiken.

De installatie van de standaardprogramma's van Easi in een 'Cloud'-omgeving zullen exclusief toegestaan worden op de Easi-omgeving, hetzij 'Cloud2be'.

In deze veronderstelling omvat de bijdrage die maandelijks door de klant betaald wordt:

• een luik licentie in de 'huurmodus' zoals beoogd door het artikel 25 van de onderhavige algemene voorwaarden
• een luik onderhoud in een 'Cloud'-omgeving die vergelijkbaar is met deze die voorzien wordt door het artikel 30
• een luik infrastructuur (de huur van een ruimte en een vermogen op de Easi-servers, het gebruik van de bandbreedte tussen de software van Easi en het internet alsook de updates en materiele upgrades).
• alsook een luik diensten (in het bijzonder beveiliging, controle van de infrastructuur, analyse van de prestaties...) volgens de nadere gegevens in de bijzondere voorwaarden.

De kosten van de communicatie tussen de ter beschikking gestelde infrastructuren van de klant en het materiaal van de door hem toegestane gebruikers zit niet vervat in de bijdrage en blijven exclusief te zijner laste, gezien het de verantwoordelijkheid van de klant is te verzekeren dat hij over de noodzakelijke en voldoende bandbreedte beschikt met het oog op de toegang tot de Cloud-infrastructuren via Internet.

 

1.9. DIENSTEN

ARTIKEL 50

Onderhavig hoofdstuk is van toepassing op de door Easi geleverde prestaties voor specifieke assistentie bij de klant, onafhankelijk van enige levering van hardware of software zoals omschreven in de hiervoor beschreven hoofstukken. Deze bijstand bestaat onder meer (niet limitatief) uit advies en opleiding. Het voorwerp van deze bijstand wordt bepaald in een daartoe tussen Easi en haar klant gesloten bijzondere overeenkomst.

ARTIKEL 51

De overeengekomen diensten worden uitgevoerd door een medewerker, beambte of onderaannemer van Easi, welk te allen tijde door Easi vervangen kan worden, zonder dat de klant zich hiertegen kan verzetten en dit zelfs wanneer de identiteit van de medewerker wordt aangegeven in de bijzondere voorwaarden van het contract. De medewerker van Easi zal de opdracht onder gezag van Easi uitvoeren volgens de aanwijzingen en richtlijnen verstrekt door de klant.

Instructies van de klant aan de medewerker van Easi betreffende het welzijn op het werk, werk- en rusttijden, of betreffende de uitvoering van de toevertrouwde opdracht, zijn geen uitoefening van gezag zoals bedoeld in artikel 31§1 van de wet van 24 juli 1987 inzake tijdelijke tewerkstelling en het ter beschikking stellen van werknemers. De klant is gehouden om aangepaste lokalen ter beschikking te stellen van de medewerker van Easi, zodanig ingericht dat deze er volkomen ongehinderd en ongestoord de overeengekomen opdracht kan uitvoeren.

ARTIKEL 52

Alleen de klant is verantwoordelijk voor de opdracht waarvoor de specifieke bijstand overeengekomen werd. Easi is in geen enkel geval verantwoordelijk voor om het even welke fout of schade, aangezien zij in het kader van huidig contract enkel assistentie verleent en deze assistentie wordt uitgevoerd op instructies van de klant.

De klant aanvaardt dat het in de informaticasector vrijwel onmogelijk is om in alle omstandigheden tegemoet te komen aan alle wensen van de klant en vooral om een oplossing te vinden voor elk probleem, zodanig dat, in het kader van de overeenkomsten met betrekking tot een specifieke bijstand, de verplichting van Easi gezien moet worden als een middelenverbintenis.

ARTIKEL 53

53.1

De uitgevoerde diensten worden in regie gefactureerd op het einde van de maand waarin ze uitgevoerd zijn. Bij een interventie ter plaatse is de facturatie-eenheid en de minimale facturatieduur een halve dag (4 uren) en indien deze langer duurt 8 uur per dag, de minimale facturatie-eenheid is een uur; hetzelfde geldt wanneer de effectieve prestatie minder lang duurt. Bij een telefoongesprek of interventie vanop afstand is de minimale facturatie-eenheid een kwartier. De werkzaamheden uitgevoerd buiten de kantooruren, te weten voor 8 uur of na 18 uur, alsook tijdens de weekends of op feestdagen, worden als volgt in rekening gebracht: voor de feestdagen aan 200% van het geldende tarief, en voor de andere hoger vermelde dagen en uren aan 150% van dit tarief, exclusief de nevenkosten. Prestaties van meer dan acht uur binnen een werkdag worden ook gefactureerd aan  150%.

Op het eind van de maand krijgt de klant een afschrift met het totaal van de tijdens die maand gepresteerde uren.

Het uurtarief zal geïndexeerd worden op de 1ste januari van elk jaar op basis van de index van consumptieprijzen, waarbij de basisindex deze is van de maand november 2013. De nieuwe index is deze van de maand december die de aanpassing voorafging. Wanneer er geen indexaanpassing plaatsvindt op de jaarlijks overeengekomen datum betekent dat niet dat er afgezien wordt van de toepassing ervan in de loop van het jaar of op latere jaarlijkse data.

53.2

Co-sourcingmissies van een jaar, van 1 tot 24 dagen, worden op voorhand gefactureerd, bij het begin van het jaar. Co-sourcingmissies van een jaar, van 25 tot 48 dagen, worden per semester op voorhand gefactureerd, bij het begin van elk semester. Co-sourcingmissies van een jaar, van meer dan 48 dagen, worden per trimester op voorhand gefactureerd, bij het begin van elk trimester.

De prestaties van diensten binnen het kader van een co-sourcingmissie worden afgetrokken van het aantal dagen dat voorzien wordt in het kader van de overeenkomst. Bij een interventie ter plaatse, is de minimumduur die aangerekend wordt twee uur, zelfs wanneer de effectieve duur van de prestaties korter is, en is de minimale aftrekeenheid een uur. Bij een telefoongesprek of interventie vanop afstand is de minimale duur die afgetrokken wordt een kwartier.

De co-sourcingmissies die uitgevoerd worden buiten de werkdagen of kantooruren alsook deze die langer zijn dan acht uur per dag worden gefactureerd volgens dezelfde modaliteiten als deze die beoogd worden door het artikel 53.1, bovenop de bedragen die reeds gefactureerd werden in overeenstemming met de eerste alinea.

De bijdrage die betaald wordt voor de co-sourcingcontracten wordt jaarlijks op 1 januari aangepast op basis van de index van consumptieprijzen, met als basisindex deze van de maand november die het kalenderjaar van de aanvang van de overeenkomst voorafgaat, de nieuwe index is deze van de maand november die de aanpassing voorafgaat. Het niet-aanpassen van de bijdragen op één of meerdere jaarlijkse indexeringsdata kan in geen geval beschouwd worden als een afstand van het recht de bijdrage te indexeren in de koop van het jaar of in de loop van de volgende jaren.

De klant kan een co-sourcingovereenkomst opzeggen middels een opzegtermijn van een maand voor het vervallen van de overeenkomst. Elke vooraf gefactureerde co-sourcingbijdrage dient volledig betaald te worden door de klant en vormt het voorwerp van geen enkele terugbetaling.

53.3

De projecten aan forfaitaire prijzen met een duur van minder dan 24 kalenderdagen worden voor 100% gefactureerd bij de bestelling. Bij projecten met een voorziene duur van meer dan 24 kalenderdagen wordt 30% gefactureerd bij de bestelling, 30% tijdens de analyse, 30% bij de levering-installatie en 10% bij de definitieve ontvangst.

53.4

De standaardopleidingen worden volledig gefactureerd bij de bestelling. U kunt uw deelname schriftelijk tot 10 werkdagen vóór de opleiding annuleren. Na deze termijn is het volledig bedrag van de opleiding verschuldigd en wordt er geen volledige of gedeeltelijke creditnota meer aangemaakt. De klant kan zich dan laten vervangen door een werknemer of deelnemen aan een latere sessie voor zover de inschrijvingskost hetzij lager of gelijk aan deze is van de sessie waaraan hij niet deelgenomen heeft en zonder het recht op de terugbetaling van het verschil.

ARTIKEL 54

Is de klant niet tevreden met de bijstand verleend door de medewerker van Easi, dan brengt hij Easi hiervan nog dezelfde dag schriftelijk op de hoogte, zodat, in de veronderstelling dat de opgegeven reden tot ongenoegen gegrond is, Easi alle nodige maatregelen kan treffen. In dit geval kan Easi de opdracht aan een andere medewerker toevertrouwen of de bijstand beëindigen, zonder evenwel gehouden te zijn tot betaling van om het even welke schadevergoeding.

Daar de klant gehouden is Easi de dag zelf op de hoogte te brengen van de reden van zijn ongenoegen over de prestaties van de medewerker van Easi, kan deze reden niet inroepen worden om de betaling van de werkzaamheden dewelke de dagen ervoor door de betrokken medewerker uitgevoerd werden te weigeren.

Hetzelfde geldt indien Easi beslist om de medewerker te vervangen of om een einde te stellen aan iedere bijstand.

 

2. Verwerkersovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens

ARTIKEL 1

Het doel van deze overeenkomst is de voorwaarden te bepalen waarin de verwerker zich ertoe verbindt voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke de hieronder beschreven verwerking van persoonsgegevens uit te voeren. 

In het kader van hun contractuele relaties verbinden de partijen zich ertoe de geldende reglementering inzake de verwerking van persoonsgegevens en meer bepaald de in de voorafgaande uiteenzetting bij deze overeenkomst vermelde verordening (EU) 2016/679 na te leven.

ARTIKEL 2

De verwerker is bevoegd om voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn om de volgende diensten te leveren: 

• Hosting van de gegevens in datacenters die uitsluitend door de verwerker worden beheerd (Cloud2be/Safe2be, INTO Cloud), of oplossingen gehost door andere partijen waaronder, maar niet exclusief: Microsoft, Google, Amazon, …
• Back-up van de gegevens in datacenters die uitsluitend door de verwerker worden beheerd, zoals beschreven in zijn back-upbeleid.
• Ondersteuning on premise van de data omgeving van de verwerkingsverantwoordelijke.

Data die zich bevinden in Easi's applicaties (bijvoorbeeld SmartSales, SmartShare, Adfinity, SmartDrive) zijn voorbeelden van de data die hierboven bedoeld worden.  

De doeleinden van de verwerking zijn gebaseerd op hoofdovereenkomst tussen de verwerker en de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de uitvoering van de dienst die het voorwerp van deze overeenkomst vormt, kan de verwerkingsverantwoordelijke de verwerker nog extra specifieke informatie bezorgen. 

Aan de verwerker wordt geen enkele andere opdracht toevertrouwd dan de gegevens te bewaren en te back-uppen.

ARTIKEL 3

Deze overeenkomst treedt in werking vanaf de hantekeningdatum van het contract en eindigt op dezelfde datum als de hoofdovereenkomst vermeld in de voorafgaande uiteenzetting op deze overeenkomst.

ARTIKEL 4

De verwerker verbindt zich ertoe de gegevens uitsluitend te verwerken voor de doeleinden die het voorwerp vormen van de verwerkingsovereenkomst, namelijk uitsluitend hun bewaring en back-up.

Hij verbindt zich ertoe de gegevens te verwerken in overeenstemming met de schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

Als de verwerker meent dat een instructie een inbreuk vormt op de Europese verordening gegevensbescherming of elke andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling betreffende gegevensbescherming, stelt hij de verwerkingsverantwoordelijke hiervan onmiddellijk in kennis.

Indien de verwerker verplicht is de gegevens door te geven naar een derde land of een internationale organisatie op grond van de wetgeving van de Europese Unie of een lidstaat, dient hij bovendien de verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verwerking, in kennis te stellen van deze juridische verplichting, tenzij de betrokken wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

ARTIKEL 5

De verwerker verbindt zich ertoe de vertrouwelijkheid van de in het kader van deze overeenkomst verwerkte persoonsgegevens te garanderen.

Hij verbindt zich er tevens toe erover te waken dat de dienstverleners of zijn personeelsleden die betrokken zijn bij de bewaring en de back-up van de persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst:

• niet het recht hebben de gegevens zelf te verwerken,
• zich er contractueel toe verbinden de vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden,
• de noodzakelijke opleiding krijgen inzake de bescherming van persoonsgegevens en het belang van de naleving van de privacywetgeving.

De vertrouwelijkheidsverbintenissen die werden aangegaan in het kader van deze overeenkomst zullen tijdens de gehele duur van de overeenkomst blijven bestaan, evenals gedurende twee jaar te rekenen vanaf de datum waarop de overeenkomst wordt beëindigd.

Ten slotte verbindt de verwerker zich ertoe om, met betrekking tot zijn instrumenten, producten, toepassingen of diensten, vanaf de ontwerpfase rekening te houden met de beginselen van gegevensbescherming en standaard gegevensbescherming.

ARTIKEL 6

De verwerker mag een beroep doen op een andere verwerker, hierna “de verdere verwerker” genoemd, voor specifieke verwerkingsactiviteiten.

In dat geval stelt hij de verwerkingsverantwoordelijke vooraf en schriftelijk in kennis van elk beoogde verandering inzake de toevoeging of vervanging van andere verwerkers.

Die informatie moet duidelijk de toevertrouwde verwerkingsactiviteiten, de identiteit en de contactgegevens van de verwerker en de datums van de verwerkingsovereenkomst vermelden. 

De verwerkingsverantwoordelijke beschikt over een termijn van minstens vijftien dagen vanaf de datum van ontvangst van deze informatie om zijn bezwaren kenbaar te maken.

Deze uitbesteding mag enkel plaatsvinden als de verwerkingsverantwoordelijke geen bezwaar heeft kenbaar gemaakt tijden de overeengekomen termijn.

De verdere verwerker dient de verplichtingen van deze overeenkomst voor rekening en volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke in acht te nemen.

De eerste verwerker dient zich ervan te verzekeren dat de verdere verwerker dezelfde afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen biedt opdat de verwerking aan de vereisten van de Europese verordening gegevensbescherming voldoet.

Als de verdere verwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft de eerste verwerker ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van de andere verwerker.

ARTIKEL 7

De verwerkingsverantwoordelijke dient de betrokkenen bij de verwerking te informeren op het ogenblik van de gegevensinzameling.

In de mate van het mogelijke moet de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke helpen zijn verplichting om gevolg te geven aan de aanvragen voor de uitoefening van hun rechten door de betrokkenen na te komen: recht op inzage, rectificatie, wissing en bezwaar, recht op beperking van de verwerking, recht op overdraagbaarheid van de gegevens, recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit.

Wanneer de betrokkenen aanvragen tot de verwerker richten om hun recht uit te oefenen, dient hij deze te behandelen vanaf de ontvangst via e-mail door de contactpersoon die de verwerkingsverantwoordelijke heeft aangeduid.

ARTIKEL 8

De verwerker stelt de verwerkingsverantwoordelijke in kennis van elke inbreuk op de persoonsgegevens binnen een termijn van maximum vierentwintig uur na ervan kennis te hebben genomen, en via e-mail.

Deze kennisgeving moet vergezeld zijn van alle nuttige documentatie om de verwerkingsverantwoordelijke indien nodig in staat te stellen deze inbreuk aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit te melden.

Daarna dient de verwerkingsverantwoordelijke de vastgestelde inbreuken op de persoonsgegevens zo snel mogelijk te melden aan de toezichthoudende autoriteit en aan de betrokkene tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van deze persoon.

De melding aan de toezichthoudende autoriteit en de mededeling aan de betrokkene moeten alle door de Europese verordening gegevensbescherming opgelegde informatie bevatten.

ARTIKEL 9

De verwerker verbindt zich ertoe passende technische en organisatorische maatregelen te nemen rekening houdend met de verwerkingsrisico’s en de aard van de persoonsgegevens.

Hij zal meer bepaald maatregelen nemen om:

• onbevoegde personen de toegang te beletten tot de informatiesystemen die de persoonsgegevens verwerken zodanig dat zij ze niet kunnen raadplegen reproduceren, wijzigen, wissen of verspreiden,
• te garanderen dat de bevoegde gebruikers van de gegevensverwerkingssystemen uitsluitend toegang hebben tot de persoonsgegevens die door hun toegangsrechten zijn gedekt,
• te beletten dat de persoonsgegevens kunnen worden gelezen, gekopieerd of gewist tijdens hun overdracht en tijdens het vervoer van de opslagmedia,
• de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de verwerkingsdiensten te garanderen,
• de beschikbaarheid van de persoonsgegevens en de toegang ertoe te herstellen binnen de gepaste termijnen in geval van een fysiek of technisch incident,
• de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking op gezette tijdstippen te beoordelen.

ARTIKEL 10

Na afloop van deze overeenkomst verbindt de verwerker zich ertoe, naar keuze van de verwerkingsverantwoordelijke: 

• alle persoonsgegevens te vernietigen of
• alle persoonsgegevens terug te sturen naar de verwerkingsverantwoordelijke of
• de persoonsgegevens naar de door de verwerkingsverantwoordelijke aangeduide verwerker te sturen.

De verwerkingsverantwoordelijke dient zijn keuze aan de verwerker mee te delen binnen vijftien dagen na afloop van deze overeenkomst. Doet hij dit niet, dan worden de persoonsgegevens vernietigd zonder dat de verwerkingsverantwoordelijke hiertegen bezwaar kan maken bij de verwerker.

Bij de terugzending zullen alle bestaande kopieën in de informatiesystemen van de verwerker worden vernietigd en zal de verwerker schriftelijk het bewijs leveren van de vernietiging.

ARTIKEL 11

De verwerker zal de verwerkingsverantwoordelijke de contactgegevens van zijn functionaris voor gegevensbescherming meedelen als hij een functionaris heeft benoemd in overeenstemming met artikel 37 van de Europese verordening gegevensbescherming. De functionaris voor gegevensbescherming van de verwerker kan gecontacteerd worden via dpo@easi.net.

ARTIKEL 12

De verwerkingsverantwoordelijke verbindt zich ertoe:

• de verwerker de in hoofdstuk II van deze overeenkomst vermelde informatie te bezorgen
• alle instructies betreffende de verwerking van de gegevens door de verwerker schriftelijk te documenteren
• voor en tijdens de gehele duur van de verwerking toe te zien op de naleving door hemzelf en de verwerker van de verplichtingen die de Europese verordening gegevensbescherming de verwerker oplegt,
• toe te zien op de verwerking.

ARTIKEL 13

Een verwerker is slechts aansprakelijk voor de schade die door verwerking is veroorzaakt wanneer bij de verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot verwerkers gerichte verplichtingen van de Europese verordening gegevensbescherming of buiten dan wel in strijd met de rechtmatige instructies van de verwerkingsverantwoordelijke is gehandeld.

Hij wordt van aansprakelijkheid vrijgesteld indien hij bewijst dat hij op geen enkele wijze verantwoordelijk is voor het schadeveroorzakende feit.

ARTIKEL 14

Geen van beide partijen zal tegenover de andere partij aansprakelijk zijn voor een vertraging of de niet-uitvoering van zijn contractuele verplichtingen omwille van een of meer redenen waarover hij geen redelijke controle heeft, met name een natuurramp, een besluit van de overheid, oorlog, brand, overstroming, explosie en onlusten (onvolledige lijst).

Op voorwaarde dat de partij die vertraging heeft de andere partij onverwijld en schriftelijk in kennis stelt van de reden voor de vertraging en de vermoedelijke duur ervan, zal de uitvoering van de verplichtingen van de partij die vertraging heeft worden opgeschort voor zover de verplichtingen door de vertraging worden beïnvloed, gedurende de periode waarin de reden voor de vertraging blijft bestaan.

ARTIKEL 15

Geen van de partijen kan de rechten en verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, die haar toestemming niet onredelijk zal weigeren of uitstellen.

ARTIKEL 16

Elke wijziging aan deze overeenkomst moet verplicht schriftelijk worden genoteerd en ondertekend door de persoon die bevoegd is om de partijen te verbinden.

ARTIKEL 17

Deze overeenkomst valt onder het Belgisch recht.

Alle geschillen betreffende de geldigheid, interpretatie, uitvoering, ontbinding of beëindiging ervan vallen uitsluitend onder de bevoegdheid van de rechtbanken van de maatschappelijke zetel van de verwerker.

De verwerker kan de verwerkingsverantwoordelijke echter in tussenkomst en vrijwaring oproepen voor een andere rechtbank die belast is met de uitspraak over een procedure in hoofdzaak die rechtvaardigt dat de verwerkingsverantwoordelijke bij de zaak wordt betrokken.