Le logiciel comptable utilisé par l’in BW pour la comptabilité interne et les factures fournisseurs devait être remplacé. Le nouveau logiciel devait pouvoir assumer les tâches de comptabilité généraleanalytique et budgétaire, et être intégré au logiciel ERP. Par le passé, l’in BW utilisait une application développée en partie en interne pour la comptabilité générale et analytique, avec un certain nombre de modules complémentaires, entre autres, pour le traitement des données analytiques, la gestion des immobilisés et l’import des OD de salaires.

"L’ancien progiciel était encore opérationnel, certes, mais il tournait sur MS-DOS et n’était plus pris en charge en termes d’assistance. Par ailleurs, il satisfaisait de moins en moins aux besoins actuels au sein de notre entreprise comme la gestion documentaire électronique", explique Emmanuel Gaziaux, Directeur Administratif et Financier de l’in BW. "La nouvelle application devait aussi être très facilement intégrable à notre logiciel ERP que nous utilisons, entre autres, pour la gestion de notre relation 'clientèle' (gestion des consommations, facturation, encaissement, recouvrement)  ainsi que pour les achats (commandes livraisons et gestion de stock)."

Trouver le meilleur fournisseur

Afin de choisir le bon fournisseur et la solution appropriée pour sa comptabilité, l’in BW a établi un cahier des charges volumineux qui lui a permis de comparer les propositions de six fournisseurs. "EASI était le seul fournisseur qui avait donné une réponse satisfaisante à toutes les questions et qui disposait en standard de toutes les fonctionnalités nécessaires", indique Emmanuel Gaziaux.

Migration rapide

Le progiciel comptable Adfinity a pu être immédiatement installé au sein de l’in BW, aucun développement spécifique à l’entreprise n’étant nécessaire. Cependant, EASI a personnalisé un certain nombre de fonctions pour l’in BW, qui se sont surtout révélées intéressantes pour l’encodage des factures. La personnalisation est d’ailleurs une fonction standard du progiciel.

"Au cours des réunions de planification avec un consultant d’EASI, nous avons passé en revue l’ensemble du projet. Nous savions que nous devions suivre certaines étapes afin d’assurer un bon déroulement de la migration. En fonction du respect ou du non-respect de ces étapes, la migration pouvait s’étendre de 10 à 100 jours. Un seul exemple illustre parfaitement la situation : nous devions introduire 8.000 fiches 'immobilisés' dans le nouveau progiciel comptable. Nous avons finalement automatisé ce processus, mais devions, dans un premier temps, adapter les formats. Nous l’avons réalisé en concertation avec le consultant d’EASI. L’ensemble de la migration n’a pas exigé plus de cinq jours grâce à la qualité de la collaboration, de la planification et de l’analyse", indique Emannuel Gaziaux.

Retrouver des informations

l’in BW reçoit annuellement quelque 5.000 factures de fournisseurs. Par le passé, la recherche d’informations relatives à une ancienne facture exigeait de se rendre aux archives, de rechercher à nouveau le document en question et de le fournir au demandeur. Après avoir consulté le document, ce dernier devait aussi veiller au trajet retour. Aujourd’hui, chaque facture est scannée, plus aucun document séparé ne circule grâce au logiciel d’EASI et le processus de recherche est nettement plus rapide.

Rapports en temps réel

Et ce n’est pas tout : l’in BW dispose désormais d’un excellent système de rapportage et peut se connecter, en temps réel, à la base de données EASI à partir Excel en toute simplicité, ce qui n’est pas si évident que cela avec d’autres progiciels comptables.

Accès web

Au sein de l’in BW, quatre personnes utilisent le progiciel comptable au quotidien, huit autres collègues l’utilisent indirectement pour l’approbation des factures fournisseurs et la consultation de leurs budgets. Tout cela intervient par le biais de l’accès web d’EASI. Afin d’assurer le déroulement le plus efficace possible du processus d’approbation, toutes les factures soumises à l’approbation d’une personne sont regroupées. Ce collaborateur reçoit ainsi une fois par jour un e-mail avec toutes les factures qu’il doit approuver. Un hyperlien permet d’accéder à l’intranet afin de visualiser et approuver chaque document séparément. Lorsque les factures présentent des erreurs, le lecteur peut les refuser et, le cas échéant, leur adjoindre une note avec le motif du refus. Les factures déjà approuvées ou refusées peuvent aussi être retrouvées grâce à  l’historique complet. Il est ainsi plus facile de retrouver plus rapidement des prix et des détails.

Meilleur contrôle des budgets

Chaque responsable de l’in BW gère son propre budget. Le nouveau logiciel lui permet de consulter son  budget personnel en temps réel et, par conséquent, de mieux le gérer. Le lien direct avec la base de données permet aux responsables de visualiser à tout moment la situation la plus récente : ce qui a déjà été facturé, ce qui a été commandé mais non livré et également ce qui a déjà été fourni, mais pas encore facturé. Ainsi, les marges budgétaires sont parfaitement connues et l’on sait si de nouvelles commandes peuvent encore ou non être passées.

Integré avec l'ERP

En effet, l’intégration avec l'ERP s’est réalisée dans les deux sens. Les commandes et les livraisons encodées dans l'ERP sont exportées (chaque nuit) vers EASI de manière à alimenter les engagements provisoires et les engagements définitifs dans EASI et calculer ainsi le budget réellement disponible. Mais l'ERP est également interconnecté en temps réel avec EASI. Des contrôles ont été instaurés directement dans l'ERP afin d’empêcher la génération d’une commande pouvant entraîner un dépassement budgétaire.

"C’est très rassurant. Dans le passé, nous avons connu quelques surprises avec des dépassements budgétaires parfois conséquents. Nous ne pouvions découvrir l’état du budget que deux mois après la clôture de la comptabilité : les faits étaient en avance sur nous. Aujourd’hui, nous maîtrisons parfaitement nos dépenses grâce à ce nouvel outil. Il est impossible de dépasser un budget sans que la direction n’en soit avertie et nous disposons de la situation budgétaire en un seul clic !", constate Emmanuel Gaziaux.

Service haute qualité

Emmanuel Gaziaux parle d’un projet réussi : "Le projet s’est déroulé presque parfaitement du début à la fin. Une telle réussite impose de savoir précisément ce que l’on veut et le cahier des charges très détaillé a été très utile à ce propos. S’il est vrai qu’il nous a demandé beaucoup de travail, il  n’en reste pas moins que nous en sortons tous gagnants en finale: EASI nous a proposé un progiciel comptable dans le budget prévu et avec toutes les fonctions demandées."

Formation et support

Au cours du déploiement, les utilisateurs du nouveau progiciel comptable ont bénéficié du soutien total des collaborateurs d’EASI. Trois jours de formation ont ainsi été prévus et les utilisateurs ont participé au projet dès le début.

"En cas de problèmes, nous pouvons toujours appeler le helpdesk d’EASI, cette assistance est prévue dans le prix. Et EASI assure également les mises à jour de notre application. Lors de la dernière  modification de la législation de notre secteur, EASI nous a immédiatement fourni une version adaptée du logiciel, conforme aux nouvelles lois. Les collaborateurs d’EASI connaissent leurs produits en profondeur. Ils ne m’ont jamais dit : "Monsieur Gaziaux, ce n’est pas possible". Ce service haute qualité et ce professionnalisme sont sans aucun doute leurs atouts décisifs", conclut Emmanuel Gaziaux.

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