Royale Union Saint-Gilloise structureert haar groei dankzij Adfinity
Sinds de terugkeer naar Division 1A kent Royale Union Saint-Gilloise een opmerkelijke groei, zowel op sportief als organisatorisch vlak. Deze dynamiek bracht ook steeds complexere financiële uitdagingen met zich mee. Samuel Braekmans, die al vijf jaar als accountant bij de club werkt, geeft inzicht in deze transformatie en de sleutelrol die Adfinity daarin speelt.
Snelle groei, nieuwe uitdagingen
Als professionele voetbalclub die op het hoogste niveau in België actief is, onderscheidt Union Saint-Gilloise zich niet alleen door haar prestaties op het veld. De organisatie zet zich ook in voor sterke sociale en milieugerelateerde waarden, wat onder meer wordt erkend door de B Corp-certificering.
Deze groei en verdere professionalisering brengen echter ook nieuwe uitdagingen met zich mee. De financiële afdeling moest zich snel aanpassen aan nieuwe behoeften, zoals de invoering van analytische boekhouding, de implementatie van budgetbeheer per afdeling en de opzet van een goedkeuringsproces voor leveranciersfacturen.
Nood aan een oplossing die aansluit bij de ambities
Door deze evoluties botsten de bestaande tools al snel op hun limieten. Voor Samuel Braekmans en zijn team werd het essentieel om een oplossing te implementeren die deze groei kon ondersteunen.
Het doel was duidelijk: meer efficiëntie, betrouwbaarheid en zichtbaarheid. Dit betekende onder meer het optimaliseren van factuurgoedkeuringsprocessen, het verbeteren van financiële rapportering en het invoeren van analytische boekhouding met meerdere dimensies.
Maar naast functionaliteiten moest de oplossing ook aansluiten bij de realiteit van de sector: een tool die afgestemd is op de specifieke vereisten van het professionele voetbal en die zich al bewezen heeft bij andere clubs.
“De oplossing die we zochten moest aan zeer specifieke eisen voldoen. Zo moest ze meerdere omgevingen kunnen beheren (minstens drie in ons geval), een geïntegreerde rapporteringsfunctionaliteit bieden - zonder afhankelijk te zijn van externe tools - en de mogelijkheid bieden om bepaalde boekingen te automatiseren. Daarnaast wilden we werken met minstens vier analytische dimensies om een gedetailleerd inzicht te krijgen in onze financiële prestaties. Uiteindelijk hebben we gekozen voor Adfinity, omdat deze oplossing aan al onze criteria en verwachtingen voldeed", besluit Samuel Braekmans.
Goed beheerde transitie
De overgang van het ene systeem naar het andere is nooit evident, zeker niet wanneer teams gewend zijn om met een bepaalde tool te werken. Gewoontes en reflexen bouwen zich op in de tijd. De overgang naar een nieuwe oplossing is dan ook een gevoelige fase, die extra aandacht vraagt om ervoor te zorgen dat alle Finance-teams deze verandering omarmen en actief ondersteunen.
“De implementatie is zeer vlot verlopen. We werden gedurende het hele project begeleid door een team van competente en betrokken consultants. Het proces was goed gestructureerd en de planning zowel rigoureus als efficiënt. De grootste uitdaging bestond erin de overstap te realiseren én tegelijk live te gaan bij de start van het nieuwe boekjaar - een uitdaging die met succes werd aangepakt", legt Samuel Braekmans uit.
Sleutelpartner Easi
Binnen deze transformatie speelde de begeleiding een doorslaggevende rol. Dit partnerschap is gebaseerd op een langetermijnvisie en een grondig begrip van de uitdagingen waarmee de club wordt geconfronteerd, waardoor concrete oplossingen kunnen worden aangeboden die afgestemd zijn op de dagelijkse werking van de teams.
Concrete dagelijkse voordelen
Vandaag zijn de voordelen duidelijk en tastbaar. Een van de belangrijkste troeven van Adfinity is de centralisatie van functionaliteiten, waardoor verschillende externe tools, die vroeger noodzakelijk waren, niet langer nodig zijn.
“De interne rapportering illustreert deze evolutie perfect. Waar vroeger veel manueel werk in Excel nodig was - met de bijbehorende risico’s op fouten - kunnen onze teams vandaag financiële rapporten rechtstreeks in het systeem opstellen, in formaten die afgestemd zijn op de regelgeving van de sector", vult Samuel Braekmans aan.
“Er zijn nog verschillende andere functionaliteiten die we in Adfinity bijzonder waarderen, maar als ik er één moet uitlichten, is het zonder twijfel de goedkeuring van leveranciersfacturen. Deze functionaliteit vereenvoudigt de interne workflow aanzienlijk, vermijdt manuele opvolging via e-mail en garandeert een volledige traceerbaarheid, terwijl ze ook meer flexibiliteit biedt bij herverdeling.”
Naast het operationele gebruiksgemak is ook het volledige financiële beheer professioneler geworden geworden. De club beschikt vandaag over betrouwbaardere rapporteringstools, een nauwkeuriger budgetbeheer en een verbeterde capaciteit om kosten te analyseren.
“Al deze elementen dragen bij aan betere besluitvorming en ondersteunen de strategische ontwikkeling van de club", besluit hij.
Toekomstgerichte oplossing
Intuïtief, performant en schaalbaar: zo vat Samuel Braekmans Adfinity samen. Drie essentiële kwaliteiten om een club te ondersteunen die, net als Union Saint-Gilloise, blijft groeien en haar ambities verder structureert, zowel op als naast het veld.