Nu organisaties steeds meer inzetten op digitalisering om efficiënter te werken en hun dienstverlening te verbeteren, koos Hygea ervoor om het beheer van bestellingen voor haar partners te moderniseren met een eigen webshop. Dankzij dit project, gerealiseerd in samenwerking met Easi, vereenvoudigde deze intercommunale niet alleen haar interne processen, maar bood ze haar netwerk van handelaars ook een vlottere en autonomere bestelervaring dankzij Shopfinity.
Wat is Shopfinity?
Shopfinity is een externe webshopoplossing, klaar om te worden ingezet, die rechtstreeks gekoppeld is aan Adfinity.
Het doel: een vlotte verbinding creëren tussen uw bedrijf, uw klanten en hun bestellingen, op basis van de gegevens die al in Adfinity aanwezig zijn.
Concreet stelt Shopfinity bedrijven die in Adfinity zijn opgenomen in staat om hun klanten een eenvoudige, snelle en volledig gepersonaliseerde online bestelervaring aan te bieden.
Antonella Cavaleri, verantwoordelijke financiële zaken bij Hygea, blikt terug op dit project, de uitdagingen en de concrete voordelen die dagelijks worden ervaren.
Hygea, een belangrijke speler in afval- en milieubeheer in de regio Bergen
Hygea is een intercommunale voor milieubeheer, opgericht in 2011.
“Wij staan in voor de inzameling, verwerking en herwaardering van afval voor 24 gemeenten in de regio Bergen-Borinage-Centrum, goed voor bijna 500.000 inwoners. Onze ongeveer 350 medewerkers zetten zich dagelijks in voor de openbare netheid, het afvalbeheer en de verbetering van de leefomgeving van de burgers. Parallel aan onze milieutaken werken wij samen met een netwerk van ongeveer 400 handelaren-wederverkopers die onder meer de reglementaire zakken verdelen die op ons grondgebied worden gebruikt.”
Wat was de situatie vóór de invoering van de webshop?
Voor de lancering van de webshop werden alle bestellingen verwerkt via een specifieke mailbox. Daarnaast ontvingen we ook bestellingen telefonisch.
Elke aanvraag moest manueel worden behandeld: gegevens controleren, bestellingen registreren en klanten telefonisch of via e-mail opvolgen.
Hoewel deze werkwijze goed functioneerde, bracht ze enkele beperkingen met zich mee:
- afhankelijkheid van kantooruren;
- risico op fouten door manuele invoer;
- een grote hoeveelheid e-mails om te verwerken;
- wachttijden door noodzakelijke controles en bevestigingen.
Daarom wilden we het proces moderniseren en onze partners meer autonomie geven.
Hoe verliep de implementatie?
Het project werd samen met Easi ontwikkeld over een periode van ongeveer zes maanden, inclusief analyse, ontwikkeling, testen en validatie.
Een groot voordeel was dat wij reeds samenwerkten met Easi voor onze boekhoudsoftware. Dit heeft de communicatie, het begrip van onze behoeften en de integratie in onze bestaande omgeving vergemakkelijkt.
Het project bracht de afdelingen financiën, communicatie en IT dichter bij elkaar en zorgde voor een sterke samenwerking tussen de verschillende teams.
Voor de lancering in oktober 2025:
-
Uitgebreide tests (UX, klanttrajecten, design)
-
Verzending van gepersonaliseerde inloggegevens naar elke handelaar
-
Begeleiding van de gebruikers vanaf de opstart
Vanaf het begin toonde het Easi-team veel enthousiasme en begreep het snel onze doelstellingen.
Resultaat: een vlotte overgang zonder noemenswaardige technische problemen.
Wat zijn de concrete voordelen van de webshop?
Het grootste voordeel zit in de automatisering van het volledige bestelproces.
Vandaag:
-
Plaatsen handelaars hun bestellingen volledig zelfstandig, 24/7
-
Is er geen afhankelijkheid meer van kantooruren of e-mail
-
Is manuele verwerking niet langer nodig
Voor Hygea vertaalt zich dat in:
- een aanzienlijke tijdswinst,
- minder fouten
- en meer ruimte om medewerkers in te zetten op taken met een hogere toegevoegde waarde.
Concreet voorbeeld:
Een handelaar die ’s avonds merkt dat zijn voorraad op is, kan meteen bestellen zonder te wachten tot de volgende ochtend.
Daarnaast biedt de webshop:
-
Meer traceerbaarheid
-
Betere standaardisatie
-
Meer flexibiliteit
-
Minder verlies van informatie en gemiste oproepen
Wat is de feedback van de gebruikers?
De feedback is overwegend zeer positief.
Handelaars waarderen vooral:
-
Het gebruiksgemak
-
De snelheid van het bestelproces
-
De autonomie
-
De mogelijkheid om op elk moment te bestellen
De interface wordt als duidelijk en intuïtief ervaren.
Minder dan een jaar na de lancering maakt al 70% van de handelaars actief gebruik van het platform. Een alternatief kanaal (e-mail en telefoon) blijft beschikbaar voor gebruikers die dat wensen.
Er werden geen terugkerende problemen of grote technische moeilijkheden vastgesteld. De adoptie verliep opvallend snel en zonder noemenswaardige obstakels.