Traitement des factures digitales par OCR, processus de rapprochement clair et rigoureux, et des flux d'approbation numériques : ce ne sont là que quelques-unes des évolutions caractéristiques de la digitalisation mise en place chez AVA.
AVA est une entreprise familiale, qui jouit d'une solide réputation. Au total, la société emploie environ 550 personnes. Tout est pensé pour leurs clients. Ils exportent vers 7 pays et servent quelque 5 000 clients professionnels via AVA Pro. Ils traitent par ailleurs chaque année plus de 25 000 factures d'achat et plus de 4,5 millions de transactions de vente dans leurs 50 magasins en Belgique et au Luxembourg. Des chiffres très impressionnants.
Pourquoi AVA a choisi EASI ?
D'un point de vue comptable, la société se compose d'une société patrimoniale et d'une société d'exploitation incluant les magasins, une usine et un entrepôt logistique. Afin de pouvoir tout déclarer facilement, les services des deux entités ont été conçus comme des centres de coûts. Bien sûr, la majorité du chiffre d'affaires de la société est réalisée dans les magasins, ce qui s'accompagne d'une énorme quantité de reçus et autant de petites factures. C'est pourquoi un processus de rapprochement performant est indispensable, et c'est ainsi que la société a trouvé EASI, explique le directeur financier, Chris Elsen.
« Nous n'avions pas la couverture digitale dans notre précédent logiciel comptable. Même avec une mise à jour / mise à niveau, ce programme ne pouvait pas nous offrir les fonctionnalités dont nous avions besoin. Je pense, par exemple, à la facturation électronique, à la gestion électronique des débiteurs, aux outils de rapprochement performants... Nous dépendions toujours d'Excel pour de nombreux problèmes de gestion des rapprochements. C'est pourquoi nous avons revu l'ensemble de notre processus. Comme notre système de stockage dans les entrepôts fonctionne toujours sur une plateforme AS 400 (aujourd'hui mieux connue sous le nom d'IBM i),
Nous savions que notre nouveau partenaire devait être un expert en la matière. Un logiciel partenaire peut tout faire après un certain temps, bien sûr, mais nous ne voulions pas « essuyer les plâtres ». Nous savions qu'EASI avait déjà résolu des problèmes similaires pour d'autres clients avec leur logiciel de comptabilité Adfinity, et cela nous a donné confiance dans les solutions proposées ».
À propos des bénéfices quotidiens et des nouveaux avantages
La digitalisation de la comptabilité a apporté beaucoup d'avantages à AVA et ils les ressentent dans tous leurs services.
Comptabilité client
Charlotte, qui est co-responsable de comptabilité clients, y voit trois avantages majeurs.
« Le premier est la digitalisation en général. Nous n’avons plus de flux de papier. Nous pouvons traiter les factures entrantes dans n'importe quel format, que ce soit par courrier classique, PDF par mail, XML via PEPPOL... L'outil OCR filtre les données nécessaires et cela assure des enregistrements très efficaces et rapides. Il est également très pratique de pouvoir immédiatement ajouter dans le flux d'approbation digital une personne responsable ou un approbateur, qui peut ensuite approuver, refuser ou commenter une facture via l'outil web. Même des mois plus tard, vous pouvez voir en un clic qui a approuvé quoi, et quand, ou ce qui est toujours en attente ».
« De plus, nous pouvons désormais également envoyer automatiquement des avis de paiement à nos fournisseurs. Avant, nous devions toujours envoyer les détails de paiement manuellement, mais aujourd'hui nous pouvons envoyer automatiquement aux fournisseurs un détail avec leurs factures sous-jacentes par e-mail en appuyant sur un bouton. C'est une nouveauté pour nous, dont nous sommes très satisfaits ».
« Et enfin, je trouve que le programme est très convivial. Tout est traçable, facile à trouver et surtout, cela reste dans le système. Je ne dois plus jamais faire de recherches pendant des heures, et c'est accessible à tous. On peut cliquer sur n'importe quoi jusqu'à voir le document final ».
Comptabilité Fournisseur
Là aussi, nous avons fait d'immenses progrès en tant que service, dit Chris. « Avec EASI, nous avons réussi à mettre en place une interface entre notre offre commerciale et Adfinity. Toutes les ventes sont désormais listées dans Adfinity, y compris les lignes de paiement pour les ventes en magasin. Notre interface récupère ensuite les données souhaitées pour les traiter ultérieurement ».
« Par ailleurs, la fonction de copie dans Adfinity est également utile pour les factures manuelles au sein, par exemple, de notre société immobilière. Grâce à cette fonction, elles peuvent être créées très rapidement et envoyées par voie électronique ».
Valeur ajoutée
Chris est satisfait de la valeur ajoutée des fonctionnalités d'Adfinity. Pour lui, beaucoup d'outils contribuent à plus d'efficacité en matière de clôture. Notamment en rendant possibilité les répartitions automatiques de certains centres de coûts, la copie des enregistrements comptables en sens inverse et de la lecture des enregistrements comptables complexes à partir d'Excel.
Une autre fonction qu'il juge utile de mentionner est le fait que les rappels peuvent être envoyés aussi bien par voie électronique que par courrier. Ils stockent les documents via le module de gestion des documents, dans lequel il est facile de les consulter par la suite.
Le traitement des transactions de paiement a également été examiné, dit Chris. « Le traitement des transactions bancaires commence à partir de CODA (mais aussi de MT940) et Adfinity est maintenant en mesure d'extraire toutes les données dont nous avons besoin pour effectuer le rapprochement ultérieur. C'est primordial dans le commerce de détail, étant donné le grand nombre de transactions électroniques de différents modes de paiement que nous acceptons en ligne et dans les magasins ».
Enfin, l'équipe fait également un usage intensif de Webexpense, pour permettre aux employés de déclarer leurs frais et d'utiliser l'application Adflow pour lire ou archiver certains documents.
Poursuite de la digitalisation
Maintenant que la société a goûté aux possibilités de la digitalisation avec son logiciel comptable, tout est possible. Il y a encore plusieurs choses qu'AVA peut optimiser dans Adfinity, dit Chris. « Je pense aux domiciliations de factures de clients, à l'offre de lettres de change ou à l'automatisation des POD (preuves de livraison) ».
Aujourd'hui, toutes les notes de frais d'AVA sont transmises par voie digitale, mais pour les marchandises (qui font partie de leur processus de Dettes comptables), il n'y a pas encore de lien automatique entre le système IBM i et Adfinity, explique Chris. « Le coronavirus a semé un peu le trouble, mais nous allons bientôt mettre en place un processus d'automatisation au sein du module OCR d'Adfinity. Celui-ci qui comparera automatiquement ces données avec les entrées de marchandises enregistrées, sur la base des métadonnées lues sur les factures. Cela permettra à nouveau d'économiser beaucoup de travail manuel ».
Un logiciel intéressant
Chris remarque que beaucoup d'autres logiciels sont basés sur une sorte de modèle unique, dans lequel beaucoup d'ajustements doivent encore être faits pour le marché belge. Le fait qu'Adfinity se base sur le marché belge est, selon lui, un avantage. « De plus, il s'agit d'un logiciel complet, qui présente de nombreuses caractéristiques intéressantes. Ce qui n'existe pas peut être créé relativement facilement et c'est vraiment un avantage ».
Pour Chris, le logiciel Adfinity est parfait, surtout pour les entreprises de taille suffisante. « Je dirais qu'à partir de la grande PME, ce programme est très utile. EASI est une entreprise très ouverte aux commentaires et qui réfléchit avec ses clients. C'est agréable de voir que lorsque quelque chose ne fonctionne pas, des ajustements peuvent être faits rapidement et que ceux-ci peuvent être effectués sans impact ultérieur sur les mises à jour ».
