Gezinsbond

La Gezinsbond (ligue des familles) est la première fédération indépendante des familles de notre pays. Elle défend les intérêts des familles flamandes et bruxelloises. À côté des 240.000 familles affiliées, l'association occupe 13.000 bénévoles et 200 salariés.  

Un démo 'ouah'

«Avec Easi, nous avons en fait lancé deux projets », explique Paul Demaerschalk, chef du service financier. «D'une part, la conjugaison de nos deux programmes de comptabilité pour pouvoir travailler de manière plus analytique. D'autre part, le passage au numérique dans nos méthodes de travail. La démo nous a rapidement convaincus. Certaines fonctions nous ont même agréablement surpris.» 

Kristine Van Aken, Leo Van Hecke et Wim Merckx, comptables dans l'équipe de Paul, confirment. « Le programme est très souple », estime Leo. «Il suffit de cliquer sur le compte pour aboutir au document recherché. Ce mode de consultation en ligne est nouveau pour nous », intervient Kristine. «Les possibilités de reporting dans Excel sont impressionnantes. L'outil d'exportation figure sur presque tous les écrans.» «Et le consultant était toujours en mesure de répondre aux questions ICT de notre département », ajoute Wim. « Nous lui avons fait une confiance totale et nous avons eu raison.» 

Comment décririez-vous Adfinity en 3 mots ?  

• Efficacité 
• Convivialité 
• Flexibilité

Que diriez-vous à quelqu'un qui hésite à se lancer avec Easi ? 

N'hésitez pas. Pour nous, c'est une expérience très positive. 

Support solide 

« Les consultants ont su se mettre à notre place », poursuit Paul. « Nous avons un assez grand nombre de systèmes extérieurs à la comptabilité qui traitent de l'argent. Je pense à la gestion des activités, au webshop des départements et aussi à notre système de fidélité. Celui-ci repose sur une base de données contenant plus de 20 millions de ristournes consenties. Ajoutons qu'un de nos programmes comptables tournait sur un système AS400. Autant dire que sur le plan technique, la migration n'était pas évidente. Il fallait notamment transposer des données et créer du sur-mesure pour certaines écritures de globalisation. » 

Comptabilité analytique: un pas en avant

« Easi possède un gros avantage sur notre partenaire précédent : les consultants ne sont pas simplement vendeurs ou programmeurs », confie Wim. « Ils se mettent à votre place. C'était un plus pour nous, car nous savions surtout ce dont nous ne voulions plus. » Kristine continue : « Passer d'un à quatre axes analytiques exige une structure soigneusement étudiée, dans laquelle les centres de coûts sont définis le mieux possible. C'est grâce à cette conception logique que le reporting répond à présent aux souhaits de tous. » 

Paul ajoute : « Grâce à ces adaptations, notre dossier de subsides n'est plus lié à deux comptabilités séparées. Et nous sommes en mesure de réagir beaucoup plus vite. Les rapports permettent de formuler des prévisions étayées qui aident le management à prendre ses décisions et à les ajuster à temps. » 

Gain de temps

Kristine : « Nous travaillons beaucoup plus efficacement. Par le passé, je devais définir des variables pour chaque compte et les créer ensuite dans Excel. Cela me prenait parfois plus de deux heures pour un seul rapport. Aujourd'hui, une simple exportation dans Excel me fournit tous les chiffres. Un gain de temps considérable. »  

Wim : « Chaque facture est scannée à l'entrée. À partir de là, tout se passe en mode numérique. Nous sommes moins tributaires des autres services, qui apportaient eux-mêmes leurs factures. La visibilité est en net progrès. Nous savons exactement quelles sont les factures entrées. » 

Automatisation 

« L'automatisation a beaucoup progressé aussi », précise Paul. « Les indemnités des bénévoles ou des guides demandées sur une plate-forme web peuvent être payées automatiquement via un circuit d'approbation. Les mouvements du webshop et du système de fidélité sont également automatisés. À cet égard, nous travaillons avec des partenaires extérieurs et de nombreux membres. À partir des données de paiement, Adfinity relie automatiquement les paiements, les cotisations ou les ristournes perçues et octroyées avec les transactions correctes. Le programme intègre en d'autres termes plusieurs plates-formes logicielles. »

« Nous pouvons aussi définir des 'modèles' dans le programme », poursuit Leo. « C'est une forme d'automatisation qui, une fois en place, permet d'enregistrer en un clin d'œil les mouvements similaires. » 

Convivialité pour tous

« Au total, nous comptons une quinzaine d'utilisateurs clés, mais dans la pratique, nous travaillons aussi avec des 'approbateurs' », conclut Paul. « La personne responsable d'un service contrôle désormais les factures par la voie numérique avant d'informer immédiatement notre département. C'est très pratique. Nous apprécions la convivialité du programme. Y compris pour ceux qui ne font que consulter ou approuver des documents. »