Gezinsbond

De Gezinsbond is de grootste onafhankelijke gezinsvereniging van het land. Ze verdedigt de belangen van elk gezin in Vlaanderen en Brussel. Naast de 240.000 gezinnen die lid zijn, werken er ook 13.000 vrijwilligers en 200 personeelsleden. 

De demo was gewoon 'wauw'

“Samen met Easi zijn we eigenlijk twee projecten aangegaan,” zegt Paul Demaerschalk, dienstchef Financiële dienst. “Enerzijds de samenvoeging van onze twee aparte boekhoudpakketten om analytischer te werk te gaan. Anderzijds de digitalisatie van onze manier van werken. Na de demo waren wij meteen verkocht. Er waren verschillende ‘wauw’ momenten voor ons. 

Kristine Van Aken, Leo Van Hecke en Wim Merckx, boekhouders in het team van Paul, bevestigen. “Het programma is erg soepel,” zegt Leo. “Je kunt doorklikken op elke rekening tot je bij het juiste document komt.” “Die vorm van online consultatie kenden wij niet,” zegt Kristine. “Ook de rapportagemogelijkheden naar Excel zijn fantastisch. De export tool is bijna op elk scherm aanwezig.” “Je voelde ook meteen dat de consultant goed kon antwoorden op de ICT-vragen van ons departement,” zegt Wim. “Ik wist toen meteen, die man zal ons 200% kunnen helpen en dat is ook uitgekomen.” 

Hoe zouden jullie Adfinity omschrijven in 3 woorden? 

• Efficiënt 
• Gebruiksvriendelijk 
• Flexibel

Wat zouden jullie zeggen tegen iemand die twijfelt om met Easi in zee te gaan? 

Zeker doen. Voor ons is het een zeer positief verhaal. 

Goede ondersteuning

“De consultants konden zich heel goed inleven in onze manier van werken,” legt Paul uit. “Wij hebben vrij veel systemen die buiten de boekhouding draaien, waar geld mee gemoeid is. Ik denk aan het activiteitenbeheer, de webwinkel voor afdelingen, maar ook ons loyalty-systeem. Daar zit een database achter waarin voor meer dan 20 miljoen aantal gegeven kortingen zitten. Bovendien draaide één van onze boekhoudprogramma’s op een AS400 systeem. Om maar te zeggen, technisch was een migratie naar een ander pakket niet voor de hand liggend, omwille van de migratie van bepaalde data en specifiek maatwerk voor bepaalde globalisatieboekingen.” 

Analytische stap vooruit

“Een groot voordeel tegenover onze vorige partner is dat bij Easi consultants meer dan alleen maar verkoper of programmateur zijn,” zegt Wim. “Ze denken met je mee. Dat was voor ons een toegevoegde waarde omdat wij vooral wisten wat we niet meer wilden.” Kristine vult aan: “Van één naar vier analytische assen gaan, vereist een goed uitgedachte structuur waarin de kostenplaatsen optimaal bepaald zijn. Die logische opbouw zorgt er nu voor dat de rapportering naar ieders wens verloopt.” 

Paul gaat verder. “Dankzij die aanpassingen zijn we niet langer gebonden aan twee aparte boekhoudingen voor ons subsidiedossier. We kunnen ook veel korter op de bal spelen. Dankzij de rapportagemogelijkheden kunnen we gefundeerde prognoses opstellen die het management helpen om beslissingen te nemen of tijdig bij te stellen.” 

Enorme tijdswinst

Kristine: “We werken veel efficiënter. Vroeger moest ik voor elke rekening variabelen definiëren en die nadien ook in Excel creëren. Voor één enkel rapport kon dat werk oplopen tot meer dan twee uur. Nu heb ik die cijfers meteen via een export naar Excel. Een ongelofelijke tijdswinst.”  

Wim: “Elke factuur wordt bij aankomst ingescand. Vanaf dat moment werken we volledig digitaal. Daardoor zijn we minder afhankelijk van andere diensten die vroeger zelf hun facturen binnenbrachten. We hebben nu een veel correcter overzicht omdat we beter weten welke facturen er zijn.” 

Automatisering

“Ook op het vlak van automatisatie is er veel gerealiseerd,” zegt Paul. “Vergoedingen voor vrijwilligers of gidsen die via een web-platform aangevraagd worden, kunnen via goedkeuringsflows automatisch uitbetaald worden. Ook de boekingen voor de webwinkel en het loyalty-systeem werden geautomatiseerd. We werken daar met externe partners en heel wat leden. Adfinity koppelt met behulp van betalingsinformatie vanzelf de betalingen, lidgelden of ontvangen of gegeven kortingen aan de juiste transacties. Je merkt dat het programma met verschillende softwareplatformen integratie biedt.”

“Daarnaast kan je ook ‘modellen’ opstellen in het programma,’ vult Leo aan. “Het is een vorm van automatisatie die je eenmalig zelf opzet en waarmee je gelijkaardige boekingen nadien in een wip uitvoert.” 

Gebruiksvriendelijk voor iedereen

“In totaal zijn er zo’n 15 key-users, maar in de praktijk werken we ook met ‘goedkeurders’,” zegt Paul. “Wie verantwoordelijk is voor een dienst, controleert de facturen nu digitaal en brengt ons departement nadien onmiddellijk op de hoogte. Erg handig en dat gaat goed omdat het programma zo gebruiksvriendelijk is. Ook voor wie uitsluitend documenten consulteert of goedkeurt.”