In het kader van haar succesvolle samenwerking met Microsoft blijft het IT-consultancybedrijf Easi voortdurend innoveren. Met de opkomst van AI in de sector ziet het bedrijf hierin een kans om het werk van haar juridische afdeling te optimaliseren. Daarom werd intern een krachtige AI-oplossing geïmplementeerd, gebaseerd op Copilot, om juridische professionals te ondersteunen bij tijdrovende taken. Het resultaat? Een duidelijke verbetering in efficiëntie en nauwkeurigheid voor onze juridische teams. We zijn dan ook verheugd om onze bevindingen met u te delen.
Waarom AI integreren in juridische afdelingen?
De juridische wereld wordt steeds complexer door de voortdurende evolutie van de Belgische en Europese wetgeving, wat organisaties ertoe dwingt steeds meer middelen te investeren in contractvalidatie en juridische conformiteit. Om deze groeiende uitdaging aan te pakken, gebruikt Easi sinds kort Microsoft Copilot binnen haar juridische afdeling. « Cases zoals deze tonen perfect aan waarom AI-oplossingen zoals Copilot ontwikkeld zijn: om repetitieve, tijdrovende taken te verlichten en tegelijk de productiviteit en efficiëntie van teams aanzienlijk te verhogen », zegt Clémence Desmarez, Microsoft-consultant bij Easi.
En dat vertaalt zich ook duidelijk in meetbare voordelen: « De return on investment is groot, met een geschatte tijdswinst van twee uur per contract en een jaarlijkse besparing van € 33 000 », vult Clémence aan. Binnen Legal kan Copilot onder meer juridische documenten analyseren, risico’s detecteren, verbeteringen voorstellen en ondersteunen bij contractonderhandelingen – steeds met behoud van de eindverantwoordelijkheid bij de juristen. Zo kunnen de juristen zich richten op taken met een hogere strategische waarde, zoals onderhandelingen en besluitvorming.
Kan Microsoft Copilot juridische validatieprocessen ondersteunen zonder in te boeten op nauwkeurigheid of conformiteit?
Het juridische team van Easi besteedde tussen de 4 en 5 uur per contract aan manuele validatie – een tijdrovend en weinig motiverend proces. AI leek de ideale oplossing om dit proces te verbeteren. De vraag was of Copilot kon helpen bij het valideren van complexe en belangrijke contracten, terwijl nauwkeurigheid en conformiteit gewaarborgd bleven.
De integratie ervan werd daarom aangepakt in verschillende fases:
-
Behoeften identificeren: Het juridische team heeft de meest tijdrovende taken geïdentificeerd en het huidige validatieproces geanalyseerd. Al snel werd duidelijk dat bepaalde controles, vaak repetitief van aard, veel tijd in beslag nemen zonder echte meerwaarde te bieden.
-
Raamwerk opstellen: Om deze oplossing te testen, werkte ons juridische team samen met onze Microsoft-ingenieurs. Samen ontwikkelden zij een Excel checklist met de essentiële validatiecriteria voor contracten. Deze criteria werden vervolgens ingevoerd in Copilot om clausules te detecteren die als onaanvaardbaar worden beschouwd. Tot slot werd een parallelle validatie opgezet waarbij de resultaten van Copilot werden vergeleken met een handmatige juridische beoordeling.
-
Accuratie verfijnen: In tegenstelling tot traditionele AI-modellen traint Microsoft Copilot zichzelf niet met nieuwe data, maar past het zich aan op basis van de bedrijfsregels die binnen de Microsoft-tenant van de organisatie zijn opgeslagen. Dit biedt belangrijke voordelen voor juridische toepassingen: Copilot slaat geen gevoelige gegevens op en werkt op basis van vooraf gedefinieerde criteria uit interne documentatie, wat leidt tot consistente en betrouwbare uitkomsten.
Als 360° IT-partner, gespecialiseerd in cybersecurity, zijn naleving en gegevensbescherming een absolute prioriteit voor Easi. Microsoft Copilot sluit perfect aan bij deze filosofie, aangezien deze oplossing twee garanties biedt:
-
Gegevens blijven altijd aanwezig binnen de beveiligde Microsoft-omgeving.
-
Juridische teams behouden de volledige controle over hun data, met een strikt kader dat conform is aan interne beveiligingsstandaarden en externe privacywetgeving.
« Daarnaast is het belangrijk op te merken dat er geen technische expertise vereist is aan de klantzijde. Easi zorgt voor de volledige implementatie, waardoor organisaties de transitie comfortabeler kunnen doormaken », voegt Sophie-Anne, Legal Supervisor bij Easi, toe.
Wat is de toekomst van AI in juridische afdelingen?
VOLLEDIG GEAUTOMATISEERDE JURIDISCHE AI
Op langere termijn wil Easi evolueren naar een volledig geautomatiseerd contractvalidatieproces met minimale menselijke tussenkomst. « Denk daarbij aan automatische scanning van binnenkomende contracten via e-mail, gevolgd door een gestructureerde samenvatting met goedgekeurde clausules, mogelijke bezwaren en dubbelzinnigheden. Vervolgens zou Copilot automatisch een antwoordbestand met duidelijke actiepunten kunnen generen, wat een gigantische tijdswinst oplevert binnen contractvalidatie », legt Clémence Desmarez, Microsoft-consultant bij Easi, uit.
UITDAGINGEN EN BELANGRIJKE INZICHTEN
De krachtige ondersteuning door Copilot gaat gepaard met enkele belangrijke
randvoorwaarden.
-
Copilot werkt binnen het prijsmodel van Microsofts, wat betekent dat te lange of complexe verzoeken de efficiëntie kunnen verminderen;
-
Copilot leert niet autonoom zoals traditionele AI-modellen – het is essentieel om duidelijke en gestructureerde instructies te geven;
-
Vertrouwelijke contractuele informatie moet strikt binnen de beveiligde Microsoft-omgeving blijven en mag in geen geval worden gebruikt voor het trainen van externe AI-modellen.
Samengevat, de waarde van AI binnen de Legal-afdeling
Het hoeft geen betoog dat AI juridische afdelingen naar een hoger niveau kan tillen. Met Microsoft Copilot winnen juristen kostbare tijd, versterken ze hun focus op strategisch werk en behouden ze volledige controle over hun data. Het resultaat? Slimmere processen, snellere beslissingen en juridische kwaliteit die hand in hand gaat met technologische innovatie.
Over Easi
Easi is een Belgisch IT-bedrijf dat sinds 1999 IT-diensten en software levert aan middelgrote en grote bedrijven. Op het gebied van software, IT-infrastructuur, cloud en security streeft Easi naar korte implementatietijden en een hoge toegevoegde waarde voor haar klanten: flexibele oplossingen voor bedrijven die een partner dichtbij willen hebben. Easi besteedt ook veel aandacht aan het welzijn van haar 600 medewerkers.